La liquidación de sueldo es el cálculo de haberes y descuentos que realizan las empresas para efectuar el pago mensual de los trabajadores. De ahí que liquidar correctamente sea uno de los pilares de una buena gestión de recursos humanos. Según el artículo 54 del Código del Trabajo, tenemos que entregarlas a los trabajadores cada vez que pagamos sus remuneraciones.
¿Qué considerar para el cálculo de la liquidación de sueldo en Chile?
El cálculo de liquidación de sueldos considera los haberes o ingresos imponibles o no imponibles, y los descuentos. Los ingresos imponibles son todas aquellas remuneraciones que recibe el empleado por el desempeño de sus actividades. A dichos ingresos se les aplican los descuentos por el pago de las leyes sociales o cotizaciones previsionales.
- Sueldo base: tiene que ver con la gratificación monetaria que los empleados reciben por el préstamo de sus servicios.
- Gratificaciones: es la recompensa que reciben los trabajadores por las ganancias que ha tenido la empresa.
Los ingresos no imponibles tienen que ver con los gastos que haya realizado el trabajador para el cumplimiento de sus actividades, y que pueden ser reembolsables por la empresa, por ejemplo, por movilización, colación, desgaste de herramientas, viáticos, prestaciones familiares, entre otros. Además, a estos no se les aplican descuentos legales. FONASA/ISAPRE: es el descuento por las prestaciones de salud.
¿Cómo realizar el cálculo de la liquidación de sueldo?
El cálculo de la liquidación de sueldo Chile se realiza, primero, haciendo la sumatoria de los haberes imponibles y no imponibles. Una vez que se tiene el total de los ingresos imponibles y el total de los descuentos, éste último se les resta a los ingresos imponibles. El resultado será el sueldo líquido que recibirá el empleado.
¿Qué debe llevar el formato de liquidación de sueldo?
Este documento, además de llevar los puntos anteriormente mencionados, debe incluir la información personal del trabajador: nombre, RUT, cargo, fecha de ingreso a la empresa y los días trabajados.
¿Cómo emitir liquidaciones de sueldo correctamente?
Simplificando el asunto, el proceso consiste en rellenar un formulario con la información que utilizamos para el cálculo de remuneraciones. El proceso implica el cumplimiento de normativas actualizadas y la inclusión de cifras detalladas.
Componentes obligatorios de una liquidación de sueldo
Esto es lo primero que debemos tener en cuenta a la hora de emitir liquidaciones de sueldo. En líneas generales, este documento detalla los haberes y deducciones que conforman el pago del trabajador. En ese sentido, además de la identificación plena del trabajador, sí o sí tiene que incluir los siguientes datos:
- Días trabajados.
- Sueldo base.
- Otras remuneraciones, como horas extras, semana corrida y gratificación.
- Asignaciones que no constituyen remuneración, como auxilio de movilización, pérdida de caja, desgaste de herramientas, colación y prestaciones familiares.
- Otros beneficios contractuales (comisiones, bonos, premios o cualquier otro incentivo, tal y como lo manda el artículo 54 bis del Código del Trabajo).
- Deducciones por cotizaciones previsionales y de seguridad social (AFP, salud, seguro de cesantía y APV).
- Deducciones de impuestos que gravan las remuneraciones.
- Otros descuentos, por ejemplo, por préstamos que le hiciste a los trabajadores.
- Datos previsionales. Es decir, a qué AFP y sistema de salud está afiliado el trabajador.
- Cargas familiares.
Recuerda que las deducciones de ley se realizan sobre los haberes imponibles, que son las asignaciones que constituyen remuneración. Y en ningún caso, los descuentos pueden superar el 45% de la remuneración total, según el artículo 58 del Código del Trabajo.
Entrega de liquidaciones de sueldo: Formato físico o digital
Aquí hay dos cosas que debemos tener en cuenta:
- No existe ninguna norma que obligue al empleador a entregar copia física de la liquidación de sueldo.
- No es obligatorio que el trabajador firme la liquidación.
Estas dos consideraciones llevaron a la Dirección del Trabajo a autorizar el envío de este documento en formato digital, por ejemplo, por correo electrónico. Eso sí, si nos decidimos por esta alternativa, tenemos que cumplir dos requisitos:
- Haber acordado con el trabajador el envío del documento en formato digital.
- Enviar copia del documento al correo electrónico personal del trabajador, no al corporativo, porque a ese perderá el acceso el día que se vaya de la empresa.
Los trabajadores que quieran obtener liquidaciones de sueldo en papel tienen derecho a exigirlo así y nosotros, como empresa, tenemos la obligación de entregarlas.
La firma del trabajador no implica conformidad con la liquidación de sueldo
Entregamos la liquidación de sueldo a nuestro colaborador y nos dice que firma, pero que no está de acuerdo con ella, que cree que no le estamos pagando todas las remuneraciones que debería percibir, o que las deducciones están muy altas. ¿Qué hacemos? Bueno, está en todo su derecho. Y el documento servirá solo como prueba de que hicimos X pago, pero no de que fue recibido a conformidad.
Para una buena gestión de recursos humanos, lo ideal es que tratemos de solucionar las discrepancias a nivel interno, para que el trabajador no llegue a reclamar ante la Inspección del Trabajo.
Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE)
Las copias de estas liquidaciones nos sirven para llenar este registro contable, que es obligatorio para todos los empleadores con 5 o más colaboradores y recoge toda la información de las remuneraciones pagadas en el mes. Con esta información, el Servicio de Impuestos Internos (SII) prefabricará cada año la Declaración Jurada 1887: la que informamos anualmente los sueldos, sobresueldos y asignaciones que incrementan la remuneración de los trabajadores, así como los impuestos de renta que retuvimos.
El trámite se puede realizar durante todo el año en el portal Mi DT. Declaración del Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE), modalidad carga masiva: el archivo debe tener la extensión CSV o TXT (delimitado por punto y coma";"). La planilla debe considerar la incorporación de “headers” (nombre de las columnas) por cada concepto que se informe. Reúna el antecedente requerido. Escriba su RUN y ClaveÚnica, y haga clic en “Ingresa”. Como resultado del trámite, habrá informado las remuneraciones de sus trabajadores y trabajadoras, a través del Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE).
Obtener liquidaciones de sueldo es más fácil gracias al avance de la digitalización
A diario nos sorprendemos con todo lo que son capaces de hacer las nuevas tecnologías. Entonces, ¿cuál es la razón para que no exista un sistema que realice este proceso por sí solo?
Para comenzar, es muy importante identificar los montos asociados a las remuneraciones asignadas. Para generar liquidaciones de sueldo, se deben realizar una serie de operaciones que involucran varios conceptos, como sueldo base, sobresueldo, asignaciones y cotizaciones previsionales.
Para realizar una liquidación de sueldo, es importante conocer los tipos de remuneraciones que existen. Acá te dejamos un paso a paso que debes tener en cuenta al momento de hacer el cálculo de una liquidación de sueldos. En términos prácticos, tenemos que conocer qué tipo de remuneración será la que se otorgará.
- Este es un monto fijo que no tendrá modificación alguna y es el punto de partida para el cálculo del sueldo.
- Es la suma del Sueldo Base más la Gratificación.
- También el monto dependerá de las funciones que desarrollará el trabajador.
- Salud: El porcentaje que se deberá pagar depende si corresponde a FONASA o ISAPRE.
- Por lo general, los software de remuneraciones cuentan con un módulo en el cual se guardan las planillas.
Ahora ya sabes como hacer una liquidación de sueldo en Chile y la importancia de contar con un software para mantener una organización acorde a la normativa legal.
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