Adquirir la habilidad de redactar un correo con carácter formal o institucional correctamente resulta particularmente útil, si se considera que estos no solo se utilizarán durante todo el transcurso de tu formación universitaria, sino que también serán indispensables al momento de adentrarse en el mundo laboral.
Sentarse a redactar un correo con dichas características puede resultar una tarea abrumadora al principio y es normal que en este proceso surjan preguntas como: ¿Es lo suficientemente formal? ¿Se entiende la idea de lo que quiero transmitir? ¿Cómo saludo y me despido?
Elementos clave para la redacción formal
Si te diriges a uno de tus profesores o profesoras, podrías escribir el nombre de la asignatura que imparten, para que así al docente le sea más sencillo conocer el motivo por el cual has decidido escribirle. Averigua el grado académico de la persona a quien te diriges, este antecede al nombre de la persona, ejemplo: Mg. Juan o Dra. Juana. No olvides que Magíster se abrevia como Mg. y Doctor o Doctora se abrevia como Dr.
La despedida del correo puede ser: sin otro particular se despide atentamente y escribes tu nombre y debajo la carrera que estás estudiando.
Formato y estilo en documentos formales
Los márgenes del trabajo deben tener las siguientes medidas: márgenes superior e inferior: 2,5 cms. La primera página incluirá el título del trabajo, en letras mayúsculas, con márgenes centrados y en negrita. El nombre del autor irá en cursiva y con márgenes centrados.
Las cursivas solo pueden ser ocupadas para escribir palabras o frases en idiomas distintos al castellano. Todas las referencias a libros, artículos de revistas, capítulos y formatos electrónicos deberán ser listadas al final del trabajo, bajo el título de: Bibliografía.
La referencia a los artículos de revista o capítulos de libros hará indicación de los números de página de inicio y final. En todas las referencias, los apellidos de los autores se escribirán en Versalitas y el título de la obra en que se encuentra, en cursiva. Finalmente, en un paréntesis debe incluirse la ciudad de publicación, la sede editorial y el número de edición, en caso de que haya más de una.
Referencias legales y jurisprudenciales
En un listado al final del trabajo se deberán consignar todas las referencias legales o jurisprudenciales bajo el título “Fuentes formales”. Dicho listado se limitará a las fuentes efectivamente citadas en el trabajo. Se indicarán, en el caso de una ley, su número, la fecha de su publicación (día, mes y año) y su denominación legal, si la tiene.
Las referencias a las sentencias harán indicación de las partes en cursiva (primer apellido o sus iniciales), el año de la sentencia entre paréntesis, el tribunal que la haya dictado, y la fecha de su dictación. Los apellidos de los intervinientes deben ir en letras cursivas. Se sugiere indicar el tipo de acción y procedimiento correspondiente y, si es el caso, la identificación de la sede de edición en que ha sido publicada la sentencia y las indicaciones de volumen, número o sección, año y página.
En el caso de citar jurisprudencia internacional, se deberá ocupar el sistema propio de referencia que utilizan las cortes y tribunales de origen de la sentencia para su identificación.
Notas al pie y citas textuales
Todas las notas al pie deben estar numeradas y se deben escribir en tamaño de letra 10, Times New Roman. Si la obra tiene tres o más autores su indicación deberá contener el apellido del primer autor seguido por la expresión latina et al.
El autor que cite textualmente debe hacerlo utilizando comillas “altas o inglesas” o «bajas, latinas, españolas o angulares» al principio y al final de la respectiva cita. Si la reproducción del discurso de otra persona no es fiel al original, no se usan comillas. Si el texto que se reproduce tiene más de 25 palabras, entonces se recomienda citar en bloque en el párrafo que sigue, aumentado la sangría izquierda a 2 cms.
La reproducción de un texto debe ser fiel al original. Sin embargo, puede ser necesario modificar el original.
Imágenes, tablas y gráficos
Dentro del cuerpo del texto solo podrán incluirse aquellas imágenes, tablas o gráficos que sean imprescindibles a la materia de la publicación. Debajo de la tabla o gráfico se debe indicar la fuente de la información.
Evitar el auto plagio
Existe auto plagio cuando el autor de un determinado trabajo reutiliza material propio que ya fue publicado o sometido a evaluación académica en otra instancia curricular, sin indicar la referencia al trabajo anterior.
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