La buena comunicación es esencial para el correcto funcionamiento de una compañía. Debido al gran número de talento humano que participa en las operaciones de una empresa, generar una buena comunicación es deseable para hacer procesos más eficientes, propiciar ambientes seguros de trabajo y mantener una buena organización dentro de los equipos. Asimismo, es necesario crear estrategias que permitan dirigir el trabajo de todos los colaboradores hacia un fin común, definido por la cultura organizacional de la empresa.

Por ello, es importante que las empresas sean capaces de comunicar de manera correcta los aspectos organizacionales, para dar lugar a una comunidad de trabajo con objetivos, valores y prácticas compartidas.

A continuación, te presentamos una serie de estrategias que deberás implementar para mejorar el funcionamiento de tu compañía y asegurar el éxito empresarial.

1. Identificar Problemas en la Comunicación

La comunicación en los espacios de trabajo suele encontrarse con una multiplicidad de obstáculos que difícilmente se pueden ubicar a simple vista. Es necesario realizar un examen detallado de las condiciones que han ocasionado la falta de comunicación efectiva para hallar las causas y erradicarlas. Utilizar medios de comunicación inadecuados, emplear lenguajes con los que los trabajadores no necesariamente están familiarizados u omitir la preparación de los nuevos talentos de una compañía puede traducirse en un desinterés o un aislamiento de las áreas y miembros de la empresa.

El departamento de recursos humanos debe realizar supervisiones continuas para conocer la percepción de los miembros de la compañía y poner a prueba los medios de comunicación internos para saber si la información está siendo recibida por los trabajadores de forma expedita, si es clara y si cuentan con canales versátiles para comunicarse.

2. Promover la Receptividad

En los equipos de trabajo de una compañía existe una gran diversidad de relaciones. Si bien muchas son horizontales y ponen en un mismo nivel a los miembros de los departamentos y equipos promoviendo su constante interacción, hay relaciones laborales verticales que pueden poner en desventaja a los empleados respecto a sus líderes y jefes. Promover canales de retroalimentación para los directivos y líderes de la empresa es esencial para conocer cómo los trabajadores experimentan su vida laboral y qué hace falta mejorar.

Al crear un espacio seguro para hacer críticas constructivas o expresar inconformidades se pueden generar nuevos aprendizajes y establecer espacios laborales más humanos. Crea un buzón de comentarios y sugerencias o planea charlas entre los miembros de los departamentos, para que el trabajo en equipo sea mejor y todos puedan detectar sus errores y mecanismos para evitarlos en el futuro. Ten en cuenta que los empleados generalmente están abiertos a la retroalimentación y la mejora constante.

3. Capacitar a los Recursos Humanos

Los objetivos de una empresa están en permanente cambio debido a las exigencias del mercado y a la innovación tecnológica. Es probable que a lo largo del tiempo cambien las metas trazadas y los equipos y software que se utilizan en la compañía. Por ende, los colaboradores deben estar al día respecto a estos avances y solo mediante la actualización se puede esperar que todos trabajen de acuerdo a las metodologías establecidas y se comuniquen en los mismos términos.

Para ello, el departamento de recursos humanos debe ofrecer capacitaciones tecnológicas y de habilidades blandas a todos los trabajadores de la compañía.

4. Mantener Informados a los Miembros de la Compañía

Es ideal que el área de recursos humanos de una empresa difunda cierta información al resto de los colaboradores, como las modificaciones en los valores que definen la cultura de la empresa o incluso modificaciones de los grupos de trabajo, dueños y directivos. Mantén a tus equipos al día sobre la vida de la empresa. Para ello, puedes crear un blog o canal de noticias donde informes la creación de nuevos departamentos, la incorporación de nuevos talentos, la reestructuración de las áreas de trabajo, los presupuestos, etc.

5. Aprovechar las Herramientas de Marketing

La imagen de una empresa es determinante para generar canales de venta y determinar audiencias y consumidores. Las marcas están sometidas a una competencia voraz con otras compañías, por lo que comunicar eficientemente la cultura, la visión y los métodos de trabajo de una empresa es una gran alternativa para captar públicos que empaten con sus objetivos. Aprovecha a tu departamento de marketing para que encuentre los métodos más eficaces de comunicación con tu público.

La publicidad permite acercarte a los clientes y hacerles saber que tu espacio de trabajo es seguro, inclusivo y que se adecua a códigos morales, éticos o legales que son importantes para la comunidad a la que te diriges. Haz uso de las plataformas de redes sociales para comunicar tu mensaje y llegar a mayores audiencias. Asimismo, sé coherente con la cultura y organización de tu empresa para que desarrolles confianza en tus productos y en tu figura como empresario.

6. Implementar Tecnologías para la Comunicación

Las tecnologías de la información y comunicación son excelentes aliadas a la hora de mejorar la comunicación organizacional de una empresa. Sin embargo, es importante saber qué canal es el más pertinente para tu empresa. En el último año se ha hecho patente la necesidad por incluir tecnologías digitales para mejorar los procesos; y la comunicación organizacional no está exenta de esto. Las empresas deben estar preparadas para instaurar recursos innovadores que permitan capacitar a los talentos humanos a través de plataformas digitales o llevar a cabo reuniones virtuales.

Así como las redes sociales son útiles para la comunicación externa de una empresa, también pueden utilizarse para crear una comunidad interna en el espacio de trabajo. Esto se intensificó durante la contingencia sanitaria del 2020 y 2021, luego de que las cuarentenas y confinamientos forzados obligasen, tanto a empresas como consumidores (y empleados), a interactuar casi exclusivamente a través de medios online. No temas aventurarte en la implementación de estos canales, pues pueden afinar tu desempeño y crear medios de interacción laboral más eficientes.

Como puedes ver, mejorar la comunicación dentro de las empresas conlleva una serie de ventajas y áreas de oportunidad que tu empresa debe aprovechar para obtener grandes beneficios, entre ellos el aumento de la productividad, la efectividad en la resolución de conflictos e incluso el incremento en el consumo de los bienes y servicios ofertados al mercado.

Aplica estos consejos para crear espacios de trabajo óptimos y para asegurar tu éxito empresarial.

La comunicación efectiva en el trabajo es importante ya que casi siempre debemos interactuar con otras personas. Incluso en aquellas circunstancias donde las personas trabajan de manera individual todavía deben rendir cuentas a sus superiores. En este sentido, la comunicación promueve las relaciones laborales dentro de la organización. El principal objetivo de una buena comunicación laboral es lograr que los equipos alcancen sus objetivos y progresen.

En general, existen unos aspectos esenciales para comunicarnos de forma efectiva. Quizás en algún momento has tenido una conversación con alguien distraído que no deja de mirar su teléfono mientras tú hablas. Por eso, cuando interactúes con otras personas es importante que sepas cómo te comunicas. Los empleados que practican la escucha activa presentan un mejor desempeño en sus actividades laborales. Por lo tanto, saber escuchar es más importante que hablar. Un buen comunicador entiende lo que dice y se hace entender.

La muestra de aprecio ayuda a abordar mejor la baja moral de los trabajadores. La comunicación es sin duda una de las piedras angulares en la construcción y mantenimiento de relaciones saludables y productivas en cualquier ámbito de la vida, ya sea personal, profesional o social.

Beneficios de una Comunicación Clara y Efectiva:

  • Mejora las relaciones interpersonales: Una comunicación clara y efectiva es fundamental para entender y ser entendido, lo que a su vez mejora las relaciones entre las personas.
  • Resolución de conflictos: Muchos conflictos surgen debido a malentendidos o falta de comunicación.
  • Toma de decisiones: Para tomar decisiones informadas, es crucial tener información clara y completa.
  • Motivación y liderazgo: En el ámbito laboral, un líder que comunica efectivamente puede motivar e inspirar un espíritu de equipo.
  • Genera confianza: Cuando las personas se comunican abierta y honestamente, establecen confianza.
  • Promoción de la comprensión: La comunicación clara permite a las personas compartir y comprender ideas, sentimientos, conocimientos y emociones.
  • Salud emocional: La capacidad de expresarse y ser escuchado tiene un impacto positivo en el bienestar emocional de un individuo.

No obstante, lograr una comunicación que sea efectiva no es tarea sencilla. Requiere autoconciencia, empatía, habilidades lingüísticas y muchas veces, paciencia. Es un arte que se perfecciona con práctica y experiencia. Pero, sin lugar a dudas, el esfuerzo vale la pena. Las estrategias de comunicación efectiva dentro de un equipo son esenciales para evitar malentendidos y garantizar que todos estén en la misma página.

Todo esto influye en el comportamiento de los empleados y se puede ver en sus niveles de productividad, desempeño y satisfacción tanto de la empresa, como del personal. Se debe evitar el radio-pasillo y trabajar para que los canales oficiales de comunicación sean eficaces para que cada empleado reciba la información que necesite. Se puede recurrir a métodos clásicos como cartelera y newsletter, o bien redes sociales y servicios de mensajería instantánea.

Una organización en la que los jefes se distancian de los empleados, y los empleados se sienten molestos a diario, tendrán menor productividad que aquellas en las que la comunicación fluye. Es por ello que se deben realizar dos diagnósticos: Uno en cuanto a los directivos, para delimitar objetivos y metas de la empresa; y otro sobre los empleados, para comprender qué es lo que ellos necesitan para sentirse bien. Estas dos herramientas preparan al nuevo empleado para que cumpla con su rol y tareas. El reconocimiento es un factor clave para que los empleados se sientan a gusto con la empresa. Esto es ideal para que los colaboradores se interesen y se integren a la comunidad. Actividades relacionadas al trabajo en equipo ayudará a que se conozcan y tengan un trato amistoso.

Se dice que una comunicación efectiva forma parte de la columna vertebral de todo equipo de trabajo. Si quieres conseguir un equipo de trabajo eficiente y, además, lograr que la comunicación sea fluida, desarrollar las habilidades de una comunicación eficaz será la clave. La comunicación efectiva, señalan los expertos, no es más que una de las varias formas de comunicación a través de la cual se consigue transmitir el mensaje, siendo este claro y entendible.

Elementos Clave de la Comunicación:

  • Emisor.
  • Receptor.
  • Canal.
  • Código.
  • Mensaje.
  • Referente.
  • Situación.
  • Ruido.

No todas las personas son capaces de comunicar eficazmente un mensaje. Mirar a tu receptor es esencial al momento de querer comunicar el mensaje. Te recomendamos mirar a los ojos, de forma natural, mostrando interés. Tus gestos, la posición de tus brazos, tus movimientos, deben corresponder con el discurso que deseas comunicar. Si quieres que tu discurso sea comprendido con facilidad, es necesario que emplees un mensaje conciso. Utilizar halagos o frases positivas en tu discurso va a reforzar y enriquecer la comunicación. Utiliza esta cualidad para ponerte en los zapatos del otro al momento de comunicar el mensaje.

Esta es una habilidad que se puede entrenar. Una comunicación efectiva no se trata sólo de oír y hablar, sino de escuchar activamente y dialogar. Todo lleva su tiempo. Estamos seguros de que, ahora que conoces estas claves, podrás entrenarte en ellas y ensayar hasta conseguir que tu forma de comunicarte sea realmente efectiva.

Cuando los miembros del equipo se encuentran en diferentes ubicaciones, crear cohesión y lograr una comunicación fluida se vuelve más desafiante. Cuando la empresa trabaja con equipos remotos es importante tener herramientas de comunicación y colaboración diseñadas para este fin, como: Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Workspace, Trello, etc. Programar reuniones periódicas: para mantener una comunicación efectiva con el equipo es crucial planificar reuniones regulares, donde se fomente la claridad, sinceridad y se expongan todos los temas de manera objetiva. Retroalimentar y dar reconocimiento: si no tenemos claro que las acciones realizadas están en la dirección correcta, lo seguiremos haciendo. Por esta razón proporcionar retroalimentación constante a nuestro equipo les ayuda a guiarse para mejorar sus actividades.

La implementación de una comunicación efectiva ha sido un desafío constante en el entorno empresarial, especialmente al tratar con equipos remotos. Los departamentos de Recursos Humanos han trabajado en reforzar este aspecto crucial para las organizaciones. Es necesario capacitar a los gerentes que tengan carencias de habilidades blandas. Mantener una comunicación efectiva y una escucha activa con todos los integrantes de cada equipo, garantiza que estos se sientan parte de la empresa. Sin embargo, puede que no sea una tarea sencilla. Presta mucha atención a las siguientes recomendaciones.

No analices la situación únicamente desde tu punto de vista. Piensa en cuáles esfuerzos está haciendo para mejorar la armonía del grupo. Cuando tengas algún problema, es fundamental que puedas comunicárselo a tiempo, así estará preparado ante cualquier imprevisto que pueda resultar y no lo tomará por sorpresa. Este punto no debes verlo como un tema de adulación. Siempre que tu jefe quede bien parado ante sus superiores será beneficioso para ti.

Los jefes también son humanos, y al igual que todo el mundo tienen pasatiempos e intereses que tal vez coincidan con los tuyos. En el entorno laboral es común que estemos rodeados por personas con amplios conocimientos en diversas áreas. Esto te ayudará en tu meta de ascender y en la construcción de tu imagen dentro de la organización. No confundas respeto con adulación. Para construir una relación sana con tu jefe no es necesario que estés de acuerdo con él todo. No participes ni te involucres en este tipo de conversaciones, y menos si están relacionadas con tu jefe. De esta manera podrás presentarte ante tu jefe con soluciones y no con nuevos problemas.

Esto será posible únicamente si te mantienes siempre alerta a todo el entorno, no solo a las tareas que dependen exclusivamente de ti.

Claves para la Relación con tu Jefe:

Para mejorar o gestionar la relación con tu jefe es importante que exista una comunicación fluida entre ambos, donde seas capaz de aportar tus ideas y cuestionamientos aunque no coincidan con las suyas.

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