El objetivo de este artículo es informar y guiar sobre las diferentes opciones para la creación de empleados o colaboradores en nuestra plataforma, ya sea de forma individual o masiva. Utilizando Buk, podrás gestionar eficientemente tus procesos de gestión de personas, automatizando tareas y reduciendo errores en comparación con métodos manuales. Además, nuestra plataforma almacena la información relevante de tus colaboradores, lo que facilita una gestión eficiente de los datos.
La creación adecuada de empleados permite ir en línea con el cumplimiento de las regulaciones laborales vigentes, incluyendo requisitos legales y laborales relacionados con la contratación y afiliaciones. El artículo se centrará exclusivamente en la creación de empleados en la plataforma y no abordará otros aspectos relacionados, como la gestión de nómina.
Creación Individual de Empleados
Puedes crearlos de dos formas. La primera es desde "Administrativo" en la sección de "Panel de Control". Allí encontrarás un recuadro de "Empleados Nuevos", donde podrás revisar los últimos ingresos de colaboradores. Si haces clic en "Nuevo", podrás crear un nuevo empleado.
Información Personal
El primer paso es proporcionar la información personal. En el campo "Número de documento", debes ingresar el número de identificación del empleado. En cuanto al "Tipo de Documento", puedes seleccionar RUT o elegir la opción "Otro" para incluir personas extranjeras.
Flujos de Creación Según Remuneraciones
Se presentan dos flujos diferentes para crear un colaborador dependiendo si se les paga remuneraciones o no:
- Sin Módulo de Remuneraciones Contratado: Si la empresa no ha contratado el módulo de remuneraciones, entonces la opción de "Forma de Pago" aparecerá por defecto como "No Generar Pago". El siguiente paso es completar la Información Previsional. Aquí, deberás ingresar datos relacionados con cotizaciones o pensiones. Si no deseas proporcionar detalles sobre el plan previsional del colaborador, puedes seleccionar las opciones “No Cotiza” o No Aplica “N/A” en los campos correspondientes. Por último, deberás rellenar la información laboral relacionada con el trabajo del colaborador, como la empresa, el área, supervisor, entre otros. Dado que estos colaboradores no estarán sujetos a pagos, en la sección de "Remuneraciones" se encontrará un checkbox "Colaborador con liquidaciones", el cual aparecerá desmarcado por defecto y no se podrá modificar. Haz clic en "Finalizar" para completar el proceso.
- Con Módulo de Remuneraciones Contratado: Luego, continua con la Información Previsional, donde deberás ingresar datos relacionados con cotizaciones o pensiones. Haz clic en "Finalizar" para completar el proceso. Si marcas que un colaborador tiene liquidación, pero su ficha está configurada como "No genera pago" o "No cotiza", aparecerá una alerta.
Creación Masiva de Empleados
Puedes crear trabajadores de forma masiva utilizando los importadores de Buk. Para ello, dirígete a la sección "Información" y selecciona "Importadores". Haz clic en "Importadores" y encontrarás el importador de "Empleados/Colaboradores". Desde allí, podrás cargar la información personal y previsional del colaborador.
Una vez ya cargado el archivo en el importador de Colaboradores, podrás proceder con el importador de Trabajos. Ya después de haber cargado la información en los importadores de Colaboradores y de Trabajos, podrás continuar con la carga de Fotos de Perfil (este importador es opcional).
Proceso de Importación
- Importador de Empleados/Colaboradores:
Para comenzar, dirígete al importador y descarga la plantilla haciendo clic en "Descargar Template". Con este importador es importante que revises las instrucciones de cada campo de información y en aquellos donde se indica "Ver tipos válidos" puedes hacer clic para desplegar la información detallada.
Sin embargo, puedes marcar los checkbox “Añadir columnas información de pago” y “Añadir columnas información previsional” en caso de querer completar la forma de pago y/o el plan previsional de los colaboradores en el importador. Ten en cuenta que si la empresa tiene contratado el módulo de remuneraciones, es posible cargar en el mismo archivo registros de colaboradores con y sin remuneraciones. Para aquellos que sí reciben pagos a través de Buk, se debe completar toda la información requerida sobre forma de pago, plan previsional, sueldo, etc.
En caso de tener contratado el módulo de remuneraciones pero no se desea generar liquidaciones a través de la plataforma o el documento del colaborador está configurado como "Otro", la plantilla sí incluirá la columna “Con liquidaciones”, donde deberás ingresar “No”.
- Importador de Trabajos:
Para comenzar, dirígete al importador y descarga la plantilla haciendo clic en "Descargar Template". Al completar la planilla, en la columna “Forma de pago”, deberás ingresar la información correspondiente para aquellos colaboradores que recibirán sueldos a través de Buk. Una vez completada la planilla con toda la información requerida, podrás cargar el archivo en el importador.
Con este importador es importante que revises las instrucciones de cada campo de información y en aquellos donde se indica "Ver tipos válidos" puedes hacer clic para desplegar la información detallada. La plantilla descargada incluirá la columna “Con liquidaciones”, la cual debe tener el valor “Sí” o, por defecto, dejar en blanco, ya que la plataforma entenderá que el colaborador sí recibirá liquidaciones.
Afiliación al Instituto de Seguridad Laboral (ISL) para Trabajadores Independientes
Si eres trabajador o trabajadora independiente, o prestas servicios a honorarios sin retención en la operación de impuesto a la renta, puedes incorporarte voluntariamente al Instituto de Seguridad Laboral (ISL). Realiza el trámite durante todo el año a través del sitio web del ISL.
Importante: Tu registro estará vigente hasta que presentes un documento que acredite tu afiliación a alguna de las mutualidades privadas. Calcula el monto que tendrás que pagar, se usará como referencia el monto de ingreso (por el cual cotizó para su pensión y salud común). Haber pagado, a lo menos, seis cotizaciones, continuas o discontinuas, en los 12 meses anteriores al accidente o al diagnóstico de la enfermedad profesional.
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