Google Drive se ha convertido en una herramienta poderosa en el mundo digital, ofreciendo un recurso valioso para el almacenamiento de datos en la nube. Sus principales funciones son guardar, editar y compartir archivos, brindándote un control significativo sobre tus documentos gracias a las medidas de seguridad y las opciones de acceso disponibles.
Sin embargo, la facilidad de uso puede llevar a la acumulación de archivos, hojas, formularios, fotos y carpetas olvidadas, convirtiendo la organización en un desafío. Afortunadamente, es posible rescatar el orden e incluso optimizar el proceso automatizando tareas con Google Drive. Al hacerlo, puedes aumentar tu productividad y construir tus propias opciones de automatización con herramientas como Make, lo que te permitirá ahorrar tiempo valioso.
Automatización de Google Drive: 4 Formas Eficaces
Una de las principales razones para automatizar Google Drive es la capacidad de ejecutar acciones en lote sobre archivos. Esto permite configurar flujos de trabajo para publicar contenidos o reorganizar información de interés, resultando en una bandeja de correo más limpia, carpetas organizadas y redes sociales actualizadas. Tu equipo recibe lo que necesita, facilitando el trabajo colaborativo.
1. Enviar Archivos desde Google Drive a Telegram
El trabajo colaborativo está en su máxima expresión, y plataformas como Telegram son excelentes para compartir información. Subir archivos a un canal de Telegram es rápido, pero cuando el flujo de trabajo requiere revisión constante, la automatización es clave.
Automatizar implica la escucha de cualquier carpeta de Google Drive en busca de nuevos archivos, descargarlos y enviarlos automáticamente a tu canal. Esto es posible con las opciones de automatización de Make. Puedes conectar Google Drive con Make para enviar nuevos archivos automáticamente a un canal de Telegram. Para esto, necesitarás configurar tu canal de Telegram, disponer de las credenciales de Google Drive y seleccionar la carpeta de archivos que desees monitorear, filtrando por archivos adjuntos, asunto o incluso una dirección de correo electrónico válida.
Imagina que tu equipo de trabajo, compuesto por 50 personas o más, envía informes semanales de sus avances en un proyecto. Automatizar la identificación, descarga y almacenamiento de estos informes en tu Drive puede ahorrarte tiempo y esfuerzo significativos.
2. Guardar Archivos de Telegram en Google Drive
Si necesitas transferir archivos desde Telegram a Google Drive, Make también ofrece un escenario de automatización eficiente y simple de implementar.
La utilidad de automatizar archivos entre Google Drive y Telegram se aprecia al recopilar información de un grupo de suscriptores o contactos. El disparador de este escenario parte de la escucha de Telegram, donde se pueden incorporar filtros para detectar únicamente los mensajes con archivos adjuntos.
El siguiente paso es la descarga de estos archivos adjuntos, que luego se envían a Google Drive. La configuración de cada módulo y su conexión es sencilla, y puedes incorporar filtros o condiciones adicionales con las opciones de Make.
Consideraciones Importantes sobre Almacenamiento en Google Workspace
Es importante destacar que a partir de abril de 2023, existirán límites de espacio de almacenamiento en Google Workspace para cada una de las cuentas. Podrás seguir utilizando Drive dentro de los límites establecidos o bien hacer una solicitud de excepción.
La Dirección de Informática podría solicitar a la unidad financiar el costo asociado al almacenamiento adicional. Este valor sería de 0,22 USD (sin IVA) mensuales por GB de acuerdo con los cálculos realizados en la fecha de entrega escrita en este documento. Por ahora, debido a las condiciones actuales de uso, este valor no será cobrado.
Existen variadas instancias e iniciativas de apoyo para que puedas realizar el cambio. En el sitio web podrás encontrar guías, tutoriales y videos para realizar la automigración. Si te acomoda más aprender con un profesor, realizaremos webinars en vivo que además quedarán alojados en el sitio para consultas. Ahora bien si requieres de asistencia en terreno, estaremos en Casa Central y en campus San Joaquín.
Compartir Archivos de Forma Segura
Como medida de seguridad y como protocolo de protección de datos, la Dirección de Informática ha deshabilitado la opción de uso compartido “cualquier persona”. Se puede brindar accesos a documentos o archivos agregando determinadas personas a través de su correo electrónico. Se puede crear enlaces para compartir diferenciados. Estos pueden gestionarse dando clic derecho en el archivo opción.
Importante: Si está opción se usa para compartir información de un Microsoft SharePoint/Equipo en Microsoft Teams se debe poner especial interés en la configuración de acceso a archivos y carpetas. Un uso incorrecto de esta opción podría filtrar información de todo el equipo si no se usan correctos protocolos de acceso a la información.
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