Si para ti es difícil soltar el control y confiar en los demás para llevar a cabo tus tareas, es hora de que comiences a entender y conocer el valor de delegar. Aprender a delegar no sólo optimiza tu tiempo, sino que también impulsa la eficiencia y el crecimiento de tu equipo. En Stanford Business School explican que delegar trabajo a otros de manera eficaz es fundamental para el éxito gerencial, porque permite liberar tiempo a los gerentes y desarrolla las habilidades en los colaboradores.

Pasos para delegar tareas eficazmente

  1. Identificar las tareas delegables: Obviamente no todo se puede delegar. Si lideras un equipo, las tareas que tienen que ver con la estrategia, visión y decisiones de contratación o de presupuesto, son de exclusiva responsabilidad de los líderes, pero casi todo el resto es delegable. Así que podrías comenzar escribiendo aquellas que puedes traspasar y elegir a las personas más idóneas para llevarlas a cabo.
  2. Elegir al candidato adecuado: Una vez que tengas claras cuáles son las tareas que quieres comenzar a delegar, debes enfocarte en definir a quién le encargarás cada una. Probablemente sea a aquellos miembros de tu equipo más responsables o quienes te generan más confianza.
  3. Comunicar claramente las expectativas: Es importante que cuando le encargues una tarea a alguien de tu equipo le expliques bien qué es lo que necesitas y cuáles son tus expectativas. Además, es necesario que le ofrezcas orientación para que pueda realizarla y le indiques cuál es el resultado que esperas. Y para conocer los avances y actualizaciones de la tarea que encargaste, es bueno que puedas preguntar enfocándote siempre en la solución, preguntando por ejemplo: ¿Cómo van las cosas? ¿Estás teniendo obstáculos para lograrlo?
  4. Empoderar y entrenar al equipo: Delegar eficazmente consiste en empoderar al equipo y entrenarlo para que triunfe, dándole herramientas y apoyo. Delegar no significa perder el control, sino distribuir el trabajo de manera inteligente para mejorar la productividad y el desarrollo del equipo.

Habilidades blandas esenciales para el liderazgo efectivo

Las habilidades blandas se están volviendo aún más importantes ahora que el mundo del trabajo ha cambiado notablemente por la pandemia. Las habilidades duras se refieren a habilidades técnicas específicas como tu capacidad para usar Photoshop o tu conocimiento de los procesos contables. Hay muchas habilidades blandas que podríamos haber enumerado aquí, pero estas son las 10 principales que creemos que serán más valoradas en el futuro:

  • Comunicación efectiva: Esta es la habilidad blanda más esencial que existe. La comunicación escrita, verbal y no verbal efectiva hace que sea más fácil trabajar con otros, colaborar en proyectos y llevarse bien con las jefaturas. Mejora tus habilidades de comunicación practicando la escucha activa para poder seguir las instrucciones de manera más eficaz.
  • Gestión del tiempo: Las habilidades de gestión del tiempo son fundamentales cuando te encuentras trabajando en más de un proyecto a la vez.
  • Inteligencia emocional: La inteligencia emocional es la capacidad de reconocer y gestionar tus propias emociones, así como de leer las emociones de los demás.
  • Adaptabilidad: La adaptabilidad significa aprender nuevas habilidades y comportamientos en respuesta a circunstancias cambiantes. Esto es más importante que nunca con la pandemia que interrumpe la forma en que trabajamos e interactuamos entre nosotros. Estar abierto a la mejora y aceptar el cambio son las mejores formas de potenciar tus habilidades de adaptabilidad.
  • Creatividad: La creatividad no es solo para diseñadores y artistas, también es una habilidad personal importante que puede ayudarte a aportar algo de innovación a tu trabajo. También es necesario si deseas desarrollar tus habilidades de resolución de problemas.
  • Empatía: La empatía significa que puedes identificarte con los demás y compartir su perspectiva y sentimientos. Esta habilidad blanda ha estado en el centro de atención recientemente, ya que, los gerentes han aprovechado su lado empático mientras sus equipos han estado trabajando desde casa en circunstancias difíciles. Mejora tus habilidades de empatía teniendo en cuenta lo que otros podrían estar pasando y considerando cómo puedes ayudarlos.
  • Organización: Ser organizado es una habilidad blanda muy necesaria en casi cualquier tipo de trabajo, especialmente si administras un equipo o lideras proyectos. Se más organizado realizando un seguimiento de las fechas límite importantes, archivando correctamente los documentos y pidiendo a un miembro del equipo que lo mantenga actualizado.
  • Trabajo en equipo: Los equipos colaborativos van en aumento, lo que significa que aprender a trabajar en estrecha colaboración con otros para entregar proyectos es una habilidad importante que debes aprovechar. ¿Sabes cómo comunicarte de forma eficaz, gestionar conflictos y apoyar a tu equipo?
  • Resolución de problemas: Los empleadores valoran mucho a las personas que pueden pensar con rapidez y superar rápidamente los obstáculos diarios en el trabajo. Identifica la causa raíz de un problema y aprovecha tu lado creativo para encontrar soluciones a los obstáculos en el trabajo.
  • Liderazgo: No es necesario ser gerente para interesarse por el liderazgo. Las buenas habilidades de liderazgo incluyen una comunicación clara, alentar a los demás y mostrar iniciativa en situaciones difíciles. Toma nota de cómo tus jefaturas hacen su trabajo y busca formas de implementar esos comportamientos en tu trabajo.

La importancia de una buena incorporación (onboarding)

Nadie tiene un mayor impacto en el éxito de los nuevos empleados ni tiene mayor interés en él que los gerentes que los contrataron. Investigaciones han demostrado que ser sistemáticos en la incorporación permite a los nuevos empleados acelerar un 50% más rápido, lo que significa que pueden contribuir de forma más rápida y eficiente a alcanzar los objetivos deseados. Por lo tanto, cuanto antes los gerentes empiecen a apoyar a sus nuevas contrataciones, mejor.

Claves para una incorporación efectiva

  • Comprenda los desafíos de comenzar un nuevo trabajo, en particular, establecer relaciones con sus compañeros y adaptarse a un desafío organizacional diferente.
  • Acelere el aprendizaje descubriendo los conocimientos técnicos, culturales y políticos que necesitan para desarrollar e introducirlos en los recursos adecuados para que eso suceda.
  • Haz que se sientan parte de su equipo inmediato, además de conectarlos con otras partes interesadas clave.
  • Dales instrucciones claras sobre qué, cómo y por qué de todas las tareas que deben realizar.

Utilizando la Inteligencia Artificial (IA) para mejorar la comunicación

Puedes hacer muchas cosas con la IA, pero todo comienza con tu aporte. Al redactar un mensaje para la IA, seguir algunas pautas básicas puede ayudarte a obtener los resultados que buscas. Aquí te dejo algunas pautas:

  • Personaje: Se refiere a la información que proporcionas sobre ti mismo al escribir una solicitud para la IA. Por ejemplo, en lugar de una solicitud sencilla como “Escribe un correo electrónico a [contacto] dándole la bienvenida a la empresa”, puedes enriquecerla con más contexto: “Soy gerente de recursos humanos.
  • Tarea: Se refiere a la acción que deseas que la IA realice. Ser específico en las instrucciones es clave para obtener los mejores resultados. Es importante ser claro y conciso al asignar tareas. Por ejemplo, podrías decir: “Escribe un correo electrónico a [contacto] para programar una reunión el [día]”.
  • Contexto: Proporcionar contexto es fundamental para obtener resultados específicos de la IA. Ya sea que uses la IA para crear contenido, automatizar tareas o refinar tu escritura, brindar contexto es esencial. Por ejemplo, al enviar un correo electrónico de bienvenida a un nuevo empleado, podrías decir: “Escribe un correo electrónico a [contacto] para programar una reunión el [día].
  • Formato: Diferentes formatos son adecuados para distintos tipos de contenido. Los correos electrónicos deben ser breves y concisos, mientras que las publicaciones de blog pueden extenderse a miles de palabras. Al escribir un mensaje para la IA, indícale el formato que deseas para la respuesta. Por ejemplo: “Escribe un correo electrónico a [contacto] para programar una reunión el [día]. Limítate a menos de 200 palabras”.

Comprender cómo funciona la IA puede ayudarte a escribir indicaciones que generen mejores resultados. Aquí te dejo algunos tips:

  • Utiliza lenguaje natural: Emplear un lenguaje natural es fundamental para una instrucción eficaz con la IA. Piensa en ello como si estuvieras manteniendo una conversación. Redacta tus instrucciones de manera que imiten el habla cotidiana. Esto facilita que las herramientas de IA comprendan mejor lo que solicitas. Por ejemplo, si deseas generar ideas para crear una base de conocimientos sobre un problema específico, podrías decir: “Escribe un artículo de base de conocimientos para solucionar un problema de VPN siguiendo estos pasos”.
  • Sé específico: Ya sea que desees que la IA cree una página de Confluence o refine tu texto, es fundamental que le indiques exactamente lo que necesitas. Las indicaciones abiertas tienden a generar resultados más imprecisos, lo que significa que tendrás menos control sobre el resultado final. “Por favor, modifica el siguiente párrafo para que sea más atractivo y profesional: [insertar párrafo]. Este mensaje ofrece instrucciones claras para mejorar un texto, especificando el resultado deseado, el contenido que se debe mejorar y las técnicas a utilizar.
  • Sé conciso: Si bien los detalles son útiles, los mensajes largos y excesivamente detallados pueden confundir a las herramientas de IA. Implica la creación de contenido, la interacción con los seguidores, la publicación de anuncios y el seguimiento del rendimiento. Como mencionamos anteriormente, redactar indicaciones para la IA es similar a mantener una conversación. Aprovecha esta idea: escribe tus indicaciones como si estuvieras hablando con una persona para obtener resultados más interactivos.
  • Estructura tus mensajes: La estructura de un mensaje de IA es uno de los aspectos más importantes. Asegúrate de organizar tus mensajes para guiar a la IA a través de la tarea que deseas realizar. Distintas indicaciones requieren diferentes estructuras y niveles de detalle. Por ejemplo, es posible que quieras indicarle a la IA exactamente qué incluir en un correo electrónico, mientras que puedes ser más flexible si le pides que resuma un artículo o proporcione información basada en la información que le das.

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