Las organizaciones destacan por poner a las personas en el centro, tanto clientes como colaboradores, ya que su satisfacción impulsa la eficiencia y productividad. Para lograr esto, es crucial una gestión efectiva de las tareas de los empleados.

La Importancia de la Estructura Organizacional

Muchas empresas ignoran la estructura organizacional, pero tener claro los roles y las dependencias, hará más sencilla la gestión y la implementación de otras herramientas pensadas para este fin.

Comunicación Interna y Toma de Decisiones

Crear estrategias para mejorar la comunicación interna es clave para facilitar buenas decisiones. La tecnología y sus usos brinda diferentes ventajas, ya que se adapta a las necesidades y desafíos resolviendo de manera óptima.

Herramientas para la Gestión de Personas

Varias de las herramientas que se encuentran en el mercado permiten automatizar y mejorar diferentes procesos. Buk es una plataforma integral de gestión de personas que acompaña a las empresas durante todo el ciclo de vida del colaborador. Su objetivo es transformar la administración del talento en Latinoamérica, ofreciendo soluciones desde la gestión hasta el desarrollo de los colaboradores.

Distribución Estratégica del Trabajo

Cuantas más tareas se acumulan y más ajustados son los plazos, más importante es distribuir el trabajo estratégicamente. Después de todo, las buenas ideas y objetivos solo se pueden perseguir si hay suficiente tiempo, capacidad y motivación.

El Modelo de Creación de Empleo (Jobcrafting)

El modelo de creación de empleo podría ayudar. A diferencia de la distribución tradicional de tareas, en la que las tareas se delegan de arriba hacia abajo, los empleados deben estructurar sus tareas de acuerdo con sus deseos. La razón: los empleados exigen más flexibilidad y significado en sus acciones. Donde la autocracia alcanza sus límites, el jobcrafting podría brindar la satisfacción deseada e influir positivamente en el desempeño.

Posibles Desafíos del Jobcrafting

El problema: si los empleados pueden elegir las tareas por sí mismos, los gerentes a menudo temen que las tareas impopulares se queden sin hacer.

Conocimiento del Equipo y las Personalidades Individuales

¿Qué ambiciones y conocimientos tiene el equipo? ¿La distribución del trabajo corresponde a las ideas, la ambición y el nivel de conocimiento del individuo? Para responder a estas preguntas, es importante prestar atención a las diferentes personalidades. Después de todo, un equipo consiste en individuos. Cada individuo tiene sus propias expectativas, miedos, fortalezas y debilidades. El desafío para los líderes es reconocerlos. Por ejemplo, respondiendo a la siguiente pregunta: ¿Coincide él saber hacer con la responsabilidad asignada? Si este no es el caso, el gerente debe buscar conversaciones con los empleados.

Delegación de Tareas

Delegar significa pasar y dividir tareas a empleados subordinados. Por regla general, la delegación se utiliza para utilizar los recursos humanos de manera más eficiente (por ejemplo, cuando ciertos empleados completan una tarea mejor o más rápido que otros). La mayoría de los ejecutivos se enfrentan a una avalancha de tareas diferentes a diario. Estos pueden provenir de varios proyectos, tener diferentes niveles de dificultad o requerir presencia en diferentes lugares. La lista de tareas suele ser demasiado extensa para que una sola persona pueda trabajar con todos los elementos. Además, hay tareas de alta prioridad que solo el gerente puede realizar por sí mismo.

La Delegación como Herramienta de Desarrollo

Un líder experimentado sabe que delegar no es solo una forma de hacer las cosas, sino una herramienta para el desarrollo de los empleados. ¿Recuerdas la primera vez que tu antiguo jefe te puso a cargo de una nueva tarea y mostró su confianza en ti? Definitivamente fue una buena sensación. Como gerente, puede transmitir este sentimiento y, al delegar regularmente tareas de un área a ciertas personas, asegurarse de que sus empleados desarrollen habilidades en esta área como resultado. La extensión de esta instrucción depende del nivel de competencia. Si es posible, establezca metas utilizando el método SMART.

Retroalimentación y Evaluación

En la delegación de tareas a largo plazo, la retroalimentación es adecuada después de un tiempo. El gerente se toma un tiempo para hacer esto y se hace una idea de si las tareas delegadas se han completado satisfactoriamente. Si es así, el empleado merece elogios por su motivación. Si no es así, discuta las razones y traten de resolverlas juntos. No existe una forma exclusiva de hacer una evaluación, ni existe un tiempo determinado para evaluar.

Evaluación del Desempeño

  • Es aquella evaluación en donde el mismo colaborador pone nota a sus propias capacidades y desempeño en el cargo.
  • Se refiere a una evaluación que va de mayores a menores cargos. Es también conocida como la Evaluación de Desempeño 270°.
  • Es una evaluación de potencial, que cruza el desempeño con el potencial del colaborador en base a un cuadrante de 9 cajas. Asimismo, es una manera efectiva de retención de talento.

Buk es un software integral de RRHH, que te permitirá tener un sistema de evaluación de desempeño. También, te permitirá evaluar por el sistema Nine Box (9- Box), para identificar los talentos de tu organización y en base a esto generar planes de acción para potenciar su desarrollo. ¡Entrega feedback contínuo a tus colaboradores!

Metodología Getting Things Done (GTD)

En un mundo lleno de distracciones y responsabilidades, organizarse puede parecer una tarea imposible. La metodología creada por David Allen, Getting Things Done, ofrece una estructura práctica para gestionar tareas y alcanzar objetivos sin estrés. En Chile, esta técnica ha ganado popularidad entre profesionales que buscan mejorar su productividad y organizar su día a día de manera efectiva.

¿Qué es GTD?

La metodología GTD, o Getting Things Done en inglés, es un sistema de organización personal y profesional basado en la idea de liberar la carga mental de las tareas pendientes, almacenándolas en un sistema confiable que permita priorizar y planificar las actividades de forma más efectiva.

Pasos de la Metodología GTD

  1. Paso 1: Capturar

    Este paso consiste en recopilar todas las tareas, ideas, compromisos y proyectos que tienes en mente, ya sea en el trabajo o en la vida personal. La idea es que no quede nada sin registrar.

  2. Paso 2: Aclarar

    Una vez que has agrupado todo, el siguiente paso es aclarar cada elemento. Esto implica tomar decisiones sobre cada tarea o idea y definir qué acciones requieren.

  3. Paso 3: Organizar

    Este paso consiste en poner cada tarea en la categoría adecuada dentro de tu sistema de organización.

  4. Paso 4: Reflexionar

    Para que el sistema GTD funcione de manera óptima, es importante realizar una revisión periódica, idealmente cada semana. En esta revisión, hay que evaluar el estado de las tareas y ajustar las prioridades según los objetivos.

  5. Paso 5: Hacer

    Este paso consiste en ejecutar las tareas.

GTD es un método que ofrece múltiples beneficios, donde el ritmo de vida y las demandas laborales pueden generar altos niveles de estrés. Es fundamental contar con herramientas que faciliten la captura y organización de tareas. Ojo, ¡hay muchas más! Mantén la consistencia: la clave para el éxito con GTD es la práctica constante. Imagina que eres un gerente de proyectos y tienes múltiples actividades, desde reuniones hasta planificación de estrategias. Con GTD, capturas cada tarea en una lista de "próximos pasos" o "calendario", según el nivel de prioridad y fecha de entrega.

La metodología GTD (Getting Things Done) es una herramienta poderosa para la gestión del tiempo y tareas, que permite a los profesionales alcanzar una organización efectiva en su vida laboral y personal.

Gestión del Tiempo

Aprender a gestionar el tiempo es un aspecto indispensable para todos los trabajadores. Al gestionar el tiempo de trabajo tendrás un control preciso sobre los límites que puedes dedicar a una actividad. Como resultado, aumentas tu eficiencia y productividad, a la vez que cuidas tu salud.

Factores que Influyen en la Mala Gestión del Tiempo

Antes de hablar sobre cómo optimizar el tiempo de trabajo, debes conocer los factores que influyen en una mala gestión. El hecho de no tener metas claras y objetivos definidos hace que dediques más tiempo a cosas sin importancia. Hacemos referencia tanto herramientas físicas como a recursos digitales que se utilizan para la organización en una empresa. Establecer un horario es fundamental, y mucho más cumplirlo al pie de la letra. En ciertos momentos, la comunicación no es simple ni directa, lo que hace que se pierda una gran cantidad de tiempo. Evidentemente, lo primero que tienes que hacer es evitar todas las tendencias que hemos mencionado anteriormente.

Planificación y Priorización

Planificar las tareas a llevar a cabo es imprescindible, pues de lo contrario no sabrás a ciencia cierta qué es lo que tienes que hacer. A la hora de establecer objetivos, hay que buscar un equilibrio entre ambición y sustentabilidad. Dentro del plan de trabajo hay que colocar por orden de importancia las tareas a ejecutar. Por consiguiente, es requerido priorizar, analizar y clasificar las actividades dependiendo de la urgencia que tengan. En esta situación, no olvides que las tareas más urgentes son aquellas que poseen un mayor impacto global.

Gestión de Plazos y Descanso

Independientemente del tipo de producto o servicio que se ofrezca en una empresa, siempre habrá un tiempo límite para la entrega. Este es establecido ya sea por el cliente o por la misma organización. No obstante, nuestra recomendación es siempre dejar un pequeño margen y tratar de tener listo el trabajo un poco antes de la fecha límite. Al escribir una agenda, cada una de las tareas a realizar necesita un tiempo determinado. Es cierto, hay situaciones y circunstancias especiales que hacen que el tiempo que se dedique cambie en mayor o menor medida. Erróneamente, es creído que más horas de trabajo es sinónimo de mayor productividad, pero esto no siempre es así. Cuando un trabajador no descansa adecuadamente, empezará a sufrir de agotamiento a niveles físico y mental. Por lo tanto, dedicar tiempo al descanso es imprescindible, incluso con sesiones de algunos minutos en medio de la jornada.

Reuniones Efectivas

Para comenzar, las reuniones se tienen que planificar con tiempo, y no de la noche a la mañana. En el mismo sentido, hay que hablar directamente del tema a tratar, sin muchos preámbulos ni introducciones. Es verdad que tener una empresa perfecta y contar con todo el tiempo libre del mundo no es algo que se puede lograr. Aun así, puedes gestionar el tiempo de una mejor manera si aplicas las sugerencias que te hemos mostrado.

Productividad y Gestión del Tiempo

La productividad en el trabajo va siempre de la mano de una buena gestión del tiempo. Y para lograr que esa fórmula dé resultado, es necesario echar mano de técnicas que mejoren la planificación y ejecución de las actividades diarias. La gestión del tiempo es la manera de organizar y planificar el tiempo en las diversas actividades en las que se está a cargo y haciéndolo de manera consciente. En otras palabras, es usar las horas con inteligencia, de manera que sirvan para cumplir objetivos.

Métodos para la Gestión del Tiempo

Existen diversos métodos que se ajustan a diferentes necesidades. Así mismo, existen software de gestión de tiempo que usan uno u otro método para desarrollar sus programas. De esa forma logran facilitar los esfuerzos de quien quiera los mejores resultados. Eisenhower fue un General del Ejército norteamericano muy hábil en las técnicas gerenciales. Con este método es necesario dividir los tiempos de trabajo en bloques de 25 minutos cada uno. Posteriormente, tomar un descanso de 5 minutos. Cuando se completen 4 bloques, tomar entonces un descanso de 20 minutos.

Identificación de Pérdidas de Tiempo

Existen muchas maneras de perder el tiempo. No obstante, es difícil identificarlas. Debido a esto es necesario evaluar todas las actividades y asignarles prioridad e importancia. Al hacerlo, eso no significa que no las realizarás. Contrariamente, solo es cuestión de asignarles una prioridad y tiempo de realización distintas.

Gestores de Tareas

Los gestores de tareas ofrecen la posibilidad de monitorear proyectos y obtener información valiosa acerca de su ejecución. Con la visibilización constante de resultados es posible optimizar cualquier actividad durante el día. Algunas empresas los incluyen como parte de sus herramientas de trabajo.

Superando la Procrastinación

Procrastinar es tener la costumbre de postergar o diferir acciones que deberían llevarse a cabo y sustituirlas por otras más intrascendentes. En verdad se ha escrito mucho sobre la manera de evitarlo y cada quien puede encontrar una fórmula que le ajuste. Definir claramente los objetivos de las tareas que se deben llevar a cabo y motivarse con ellos. Haz un cuidadoso seguimiento de tu tiempo y no escatimes esfuerzos usando algunas de las técnicas que se mencionan aquí. Crea rutinas de trabajo. Además de optimizar la productividad, gestionar el tiempo permite lograr objetivos que crean gran satisfacción a quienes los alcanzan. Por otro lado, la vida personal y familiar se ve beneficiada con más tiempo disponible para disfrutar. En fin, la gestión del tiempo permite liberarse de sentimientos de ansiedad y frustración.

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