Siempre hemos necesitado ayuda para organizarnos. Un lugar en el que apuntar todo aquello que es importante, que no se podía olvidar: agendas, el horario del colegio o instituto, “to do lists” o la lista de la compra. Pero el papel dejó hace tiempo de ser el principal soporte para ello, aunque hay quien sigue prefiriéndolo.
Sea cual sea tu caso, vamos a darte algunas apps para organizarse porque, siendo realistas, ya no vamos sin el móvil a ninguna parte, y usamos más el calendario de Google que el que tenemos colgado en la cocina. ¡Bienvenidos/as a la era digital! Toma nota de estas herramientas que te ayudarán a estructurar actividades personales, académicas o laborales.
Los calendarios electrónicos suelen ser parte de los paquetes de accesorios para escritorio y de los sistemas centrales automatizados de oficina. La mayoría de ellos son de uso intuitivo y de diseño amigable.
Herramientas para la Organización y Gestión del Tiempo
En el acelerado mundo laboral actual, las reuniones son fundamentales en la planificación y la toma de decisiones. Sin embargo, a menudo se pierde mucho tiempo en tareas administrativas como la toma de notas, el rastreo de acciones y la organización del seguimiento. Estas tareas pueden distraer el foco del trabajo más importante y ralentizar a los equipos.
Todoist
Si lo tuyo son las listas, esta es unas de las aplicaciones para organizar el tiempo en tu día a día gratis que más te van a gustar. Ya sea para el trabajo, para el estudio o para las tareas pendientes que tienes en casa, con Todoist podrás organizar tus quehaceres en forma de listas, para que nada se te olvide, poniendo el estado de la tarea, así como establecer prioridades, fecha de vencimiento, etc.
Una de sus principales ventajas, según explica el medio Business Insider, es que tiene “una interfaz minimalista y fácil de usar” tanto en los entornos laborales como personales. También puedes establecer recordatorios y sincronizarla con otras aplicaciones, como el correo electrónico, pero solo si quieres. Y si la necesitas para el entorno laboral, también te permite una utilización de forma colaborativa con los equipos de trabajo. Además, tiene una herramienta muy útil, que utiliza la Matriz de Eisenhower para priorizar tareas.
Según datos de la propia app, más de 30 millones de personas y equipos ya la utilizan.La aplicación es gratuita, pero tiene dos suscripciones de pago si necesitas llegar al siguiente nivel. La Pro, por 4 euros al mes o 48 euros por la suscripción de un año. Y la Business, por 6 euros al mes o 72 euros por la suscripción anual.
Google Calendar
Es seguramente la más utilizada en todo el mundo, ya que, según Semrush, “Google tiene 102,2 mil millones de usuarios” que pueden acceder, si así lo desean, a Google Calendar. Esta es una función gratuita de Google, que todas las personas que tengan una cuenta pueden descargar y utilizar, tanto en lo personal como en lo laboral. ¡Seguro que has hecho más de una videollamada a través del calendario de Google!
Visualmente, Google Calendar es una hoja de un calendario o una agenda, que tú puedes visualizar en un día concreto, una semana, un mes… ¡Depende de qué información necesites en ese momento! La app te permite programar reuniones y eventos, recibir recordatorios sobre las próximas actividades que tienes agendadas, invitar a otras personas a esas reuniones, sincronizar tus viajes, reservas en restaurantes… ¡Podrás organizarlo todo por horas y fecha!
Es una manera tradicional de hacerlo, pero no menos efectiva. Además, esta aplicación es muy accesible, ¡todo el mundo la tiene preinstalada, seguramente, en alguno de sus dispositivos! Además, como hemos visto, es una app para organizar tareas muy utilizada en todo el mundo, por lo que será también un modo sencillo de sincronizar las agendas con otras personas, compartir eventos o sincronizar llamadas.
El uso de Google Calendar es gratuito. Sí que es cierto que si utilizas tu cuenta de Google de manera profesional, puede que te acabes suscribiendo a alguno de sus planes de almacenamiento. Y es que Google no cobra por las aplicaciones, pero sí por lo que guardas en ellas (si te sobrepasas del límite gratuito).
Trello
Aunque Trello es una aplicación que puedes usar para tus tareas personales o para el estudio, lo cierto es que la propia app para organizar tareas se define como pensada para la gestión de equipos y de proyectos. De hecho, es posiblemente, una de las mejores aplicaciones para gestionar proyectos.
Trello funciona a base de tableros, a través de los cuales “gestionar cualquier tipo de proyecto y flujo de trabajo, así como supervisar tareas”. Permite añadir archivos, checklists, etc. y personalizarlo todo según las necesidades del equipo o la compañía. Es una aplicación muy útil para organizar el trabajo en organizaciones más grandes o más complejas. Con algunas de sus herramientas puedes asignar tareas, saber en qué trabaja cada persona en cada momento o el estado de dichas labores.
22 000 000 de equipos de todo el mundo ya utilizan Trello para organizar sus proyectos. Registrarte es gratis, pero es cierto que, cuanto más complejo sea el proyecto, o más grande sea la organización, puedes necesitar prestaciones de las opciones de pago. La versión Standard, para equipos pequeños, tiene un coste de 5 dólares al mes; la Premium, para equipos con varios proyectos, 10 dólares; y la Enterprise, para compañías con varios equipos, 17.50 dólares al mes.
Notion
Lo que puede hacer complicado el uso de Notion es, paradójicamente, su versatilidad. En Notion puedes organizarte como quieras, pues, aunque tiene múltiples plantillas para que puedas empezar a usar la aplicación desde el minuto cero, también te permite crearlas según tus necesidades y las de tu equipo. Se trata de una app perfectamente útil tanto para usuarios particulares como para grandes empresas, pero hay que saber usarla.
Cuenta ya con el aval de más de 100 millones de usuarios, según Xataka; y esto es gracias a que ha ido identificando las necesidades masivas para aplicarlas a su herramienta, explica la misma fuente. Notion es superútil si trabajas por cuenta propia, estudias o para tener orden en tu día a día. Es fácil de usar, sus plantillas cubren prácticamente todas las necesidades, y puedes acceder a la app desde tu teléfono, también sin conexión. Es una aplicación ideal para gestionar las tareas diarias a pequeña escala.
Para las grandes empresas o grandes proyectos, también es genial, pero en algunos casos necesitarás de una buena planificación para que esté todo organizado y se encuentre fácilmente. ¡Hay que definir la estrategia antes de empezar a usarla! Para un usuario o usuaria particular, la versión gratis será más que suficiente. Pero también hay planes Plus y Business para pequeñas y medianas empresas por 9,50 y 14 euros al mes respectivamente. Así como planes a medida para grandes corporaciones.
Forest
Esta original aplicación no te ayuda, como las de más arriba, a organizar tus tareas, sino que te ayuda a concentrarte mientras la estás haciendo. ¿Has escuchado hablar de la técnica de estudio Pomodoro? Pues bien, esta app para organizarte funciona similar. Consiste en concentrarte durante periodos de tiempo en tus tareas, e intercalarlos con descansos.
Forest mide estos intervalos, y premia que no te distraigas con el propio teléfono. Cuando quieras concentración, ya sea en el trabajo, mientras estudias, o si no quieres distracciones en una cita con amistades, planta un árbol. El árbol virtual crecerá mientras te concentras en tu tarea. Y si no no cumples tu objetivo, el árbol muere. Además, el equipo de Forest está asociado con Trees for the Future, para plantar árboles reales en la Tierra, explican en su página web. Esta aplicación que te ayuda a concentrarte es gratis.
MyStudyLife
MyStudyLife es una aplicación ideal para estudiantes, de hecho, está pensada exactamente para eso, para sacar el máximo rendimiento y mejorar las notas de quienes están estudiando. Tiene funciones para gestionar tu horario de clases, los deberes, los exámenes, también un reloj Pomodoro para organizar tus sesiones de estudio y no tener que recurrir a técnicas para estudiar en el último momento. También hay un control de las notas, agenda, recordatorios y monitorización de tu evolución personal, entre otras.
Si hay que poner una pega, es que los comentarios de usuarios y usuarias más recientes hablan de un cambio de interfaz que no les ha gustado mucho a quienes ya usaban la aplicación desde hacía tiempo. Si no es tu caso, tal vez te habitúes sin problema a la última actualización y aproveches sus ventajas. Esta aplicación para estudiantes es gratis, aunque también tiene la versión de pago MyStudyLife+.
Evernote
Evernote es un blog de notas pero muy sofisticado, que te permite organizar toda la información que necesitas. Pues porque tiene funciones que van más allá, que la hicieron ser el líder de las apps para organizarse durante mucho tiempo. ¡Hasta que llegó la competencia! Entre estas funciones destacan: El editor con historial, para poder recuperar notas pasadas y que también te permite trabajar sin conexión.
Posibilidad de incluir, escanear y extraer información de archivos adjuntos. Un buscador por fechas, imágenes, localizaciones… Correo electrónico vinculado a tu cuenta. Una aplicación ideal tanto para entornos laborales como de estudio pero que, tal vez, se ha quedado algo anticuada respecto a otras. Esta aplicación tiene una versión gratis, pero se basa en las suscripciones, que van desde los 8.33 euros del plan familiar, hasta más de 16.66 al mes para el plan de empresas.
Tabla Resumen de Aplicaciones para la Organización
| Aplicación | Usos | Ventajas | Precio |
|---|---|---|---|
| Todoist | Organización de tareas. | Su interfaz y su uso son muy sencillos. | Es gratuita pero también ofrece un Plan Pro. |
| Google Calendar | Un calendario digital. | ¡Todo el mundo la usa y siempre la tienes a mano! | Gratuita |
| Trello | Organización de proyectos. | Ideal para trabajar con equipos medianos y grandes. | Tiene versión gratuita y varios planes de pago para equipos más grandes. |
| Notion | Listas de tareas, calendarios... | ¡Es muy versátil! | Tiene versión gratuita y también de pago para empresas. |
| Forest | Concentración en las tareas. | Es muy original y sostenible. | Es totalmente gratuita. |
| MyStudyLife | Todo lo que necesitas para organizar tus clases y exámenes. | Ideal para estudiantes. | Gratis. Hay también una versión MyStudyLife+ de pago. |
| Evernote | Crear notas. | Puedes almacenar todo tipo de información. | Empieza gratis para pasar a un plan de pago. |
Con prácticamente todas estas aplicaciones puedes hacer un organizador de tareas que te ayudará a dejar de procrastinar. Dependiendo de cuál sea el volumen de tu trabajo, de si es solo para ti o para un equipo, etc. te serás más útil una u otra. Conocerlas todas te ayudará a identificar cuál se ajusta más a tus necesidades y ponerte ya manos a la obra.
El Potencial de la IA para los Equipos Modernos
Copilot en Teams cambia todo esto al automatizar las tareas rutinarias, para que los equipos puedan dedicar más tiempo a la innovación, la resolución de problemas y la obtención de resultados.
Ventajas de la IA en la Colaboración de Equipos
La IA en la colaboración de equipos no solo permite ahorrar tiempo, sino que también transforma la forma de colaborar de los equipos. Cuando la IA se encarga de los detalles, los equipos pueden centrarse en actividades de alto impacto. Así es como la IA facilita el trabajo en equipo:
- Colaboración fluida: La IA proporciona acceso instantáneo a registros de reuniones coherentes, lo que garantiza unos contenidos alineados y reduce los malentendidos.
- Ahorro de tiempo: La IA automatiza las tareas administrativas, lo que permite a los equipos invertir más tiempo es estrategias y la solución de problemas.
- Participación mejoradas: La IA se encarga de la documentación, para que los miembros de los equipos puedan participar ampliamente en las discusiones.
- Mayor precisión: La IA garantiza una toma de notas, asignaciones de tareas y transcripciones de gran precisión, lo que minimiza los errores humanos y mejora la confianza en información compartida.
Automatización de Tareas Rutinarias con la IA
Las tareas administrativas a menudo consumen valiosas horas que podrían dedicarse a trabajos de mayor prioridad. Con las características de IA en Teams, estas tareas rutinarias se automatizan, lo que permite a los equipos concentrarse en tareas de alto impacto. A continuación, se muestran algunas formas clave en las que la automatización de la IA aumenta la eficiencia:
- Transcripción de reuniones: La IA genera automáticamente transcripciones detalladas, lo que garantiza la conformidad y una documentación completa.
- Acciones: La IA detecta decisiones o seguimientos, los asigna a los miembros del equipo y establece plazos de entrega en los gestores de tareas integrados.
- Agendas dinámicas: La IA recomienda elementos de la agenda en función de temas de reuniones anteriores e hitos de proyectos.
- Recordatorios inteligentes: La IA envía recordatorios sobre los plazos, los seguimientos y las tareas incompletas, lo que permite a los equipos cumplir la planificación.
Mejora de la Comunicación con la IA
Una comunicación eficaz es la base de una colaboración de éxito, especialmente para los equipos que trabajan en distintos idiomas o ubicaciones. Teams utilizan la IA para eliminar barreras de comunicación y garantizar la máxima claridad para todos. A continuación, se muestran algunas de las características de comunicación con tecnología de IA que ofrece Teams:
- Soporte multilingüe: La traducción en tiempo real de chats y transcripciones de reuniones garantiza una colaboración fluida entre equipos globales.
- Resúmenes a petición: Los participantes que lleguen tarde o que no asistan a una reunión podrán acceder a resúmenes precisos para mantenerse informados si necesidad de examinar transcripciones completas.
- Mensajería optimizada: La IA recomienda una redacción más clara y profesional para los mensajes, lo que mejora la precisión y reduce los malentendidos.
Optimización de los Flujos de Trabajo con la IA
Lograr los objetivos del equipo no solo requiere una excelente comunicación, también se necesitan unos flujos de trabajo eficaces. Copilot en Teams simplifica la administración de tareas, la priorización y la programación, lo que permite convertir la complejidad en claridad. A continuación, se muestran algunos ejemplos de la optimización de los flujos de trabajo de la IA en acción:
- Seguimiento de tareas: Registra automáticamente las tareas a partir de las notas de la reunión y actualiza su estado cuando los miembros del equipo hacen progresos.
- Priorización inteligente: Recomienda qué tareas o plazos requieren atención inmediata, gracias a la información útil obtenida de los datos.
- Programación simplificada: Analiza los calendarios del equipo para recomendar horas ideales para las reuniones, lo que minimiza los conflictos de programación.
La IA reduce las fricciones al ofrecer a los equipos exactamente lo que necesitan para avanzar de manera eficaz.
Otras Herramientas y Plataformas
Asana
Con una interfaz intuitiva y fácil de usar, Asana es ideal para planificar, organizar y realizar un seguimiento de su trabajo en un solo lugar. En conclusión, el ‘asana calendario’ no solo mejora la organización, sino que también potencia la productividad al permitir una visualización transparente de todos los aspectos implicados en un proyecto.
Jira
Jira ayuda a los equipos a realizar su mejor trabajo y convertir sus ideas en realidad. Con nuevas funciones de colaboración y comunicación integradas, Jira destaca la conectividad multifuncional en todas las actividades de los equipos, desde la gestión de trabajo vinculado hasta la generación de informes compartidos. Jira no solo fortalece la colaboración en equipo, sino que también ayuda a las empresas a ahorrar dinero.
En los próximos meses, implementaremos Goals en Jira. Los usuarios podrán crear objetivos directamente en la lista de Jira y generar vistas para visualizar cómo cada tarea se relaciona con un objetivo superior. También estamos introduciendo nuevas formas de ver y seguir fácilmente el progreso hacia los objetivos: un directorio de objetivos donde se podrá ver y seguir cada objetivo, y gráficos de progreso de objetivos en la vista resumida donde se podrán observar los objetivos en el contexto de sus proyectos.
Próximamente, la función de desglose de trabajo impulsada por IA, que actualmente se está implementando para los usuarios de Jira Premium y Enterprise en versión beta, ofrecerá sugerencias para dividir las epopeyas en problemas o los problemas en subtareas. Esto permitirá dedicar menos tiempo a descomponer el trabajo y más tiempo a avanzar en las tareas importantes.
Los proyectos empresariales ahora pueden visualizarse como un calendario, con los problemas organizados por fecha de vencimiento. Además, las fechas de lanzamiento de los proyectos de software pueden ahora visualizarse en los proyectos comerciales correspondientes para ayudar a mantener a todos alineados.
Microsoft Project
"Ahora que contamos con un sistema unificado con Project para la web, los administradores de proyectos cuentan con un único lugar desde el que administrar sus proyectos".
Agendas Digitales
La organización y la productividad son necesarias para el éxito tanto en la vida personal como profesional, y en este sentido, han surgido como herramientas indispensables que permiten a los usuarios gestionar sus horarios, tareas y proyectos. Las agendas digitales se han convertido en herramientas esenciales para la gestión del tiempo y la productividad. Hace que los usuarios gestionen sus horarios a través de una interfaz intuitiva que facilita la programación de eventos, recordatorios y tareas.
Plan de Trabajo
Confeccionar un plan de trabajo es sin duda una de las estrategias clave a la hora de conseguir buenos resultados. No importa el tamaño de la empresa ni el número de trabajadores o el volumen de trabajo, organizar las tareas que se deben realizar a corto, medio y largo plazo es fundamental en cualquier ámbito.
¿Qué es un Plan de Trabajo?
Un plan de trabajo es un documento diseñado para organizar las metas, procesos y tareas que debe realizar una o varias personas durante un cierto periodo de tiempo. Este permite organizarse adecuadamente para alcanzar las metas y objetivos propuestos, ya sea en el ámbito empresarial, de estudios o incluso personal. El resultado final es que tenemos un calendario de trabajo en el que todos los integrantes de un equipo conocen las tareas a realizar en cada momento. Esto permite aumentar la productividad y la eficiencia, facilitar la comunicación, evitar malentendidos y cumplir con los plazos propuestos.
Ventajas de Diseñar un Plan de Trabajo
Las empresas que aplican un plan de trabajo en su día a día pueden obtener grandes ventajas organizativas. Esta estrategia permite:
- Definir claramente los objetivos.
- Evaluación constante.
- Organizar equipos de trabajo.
- Medir los resultados.
- Tomar mejores decisiones.
Ejemplos de Plan de Trabajo
En la actualidad existen muchos ejemplos de planes de trabajo. Cada empresa o persona puede elaborar su propio método, pues no existe una forma universal de hacerlo. Se puede partir de una base o plantilla para adaptarla a nuestras necesidades, pues un plan de trabajo personalizado es sin duda la mejor opción.
Ejemplo de Plan de Trabajo Utilizando Metodologías Ágiles
Uno de los ejemplos de plan de trabajo más populares en los últimos tiempos son los que utilizan metodologías ágiles. Uno de los más utilizados es denominado como Tablero Kanban. Cada miembro de un equipo de trabajo elige una tarea a realizar y esta pasa de la columna “pendiente” a la de “en progreso”. Una vez finalizada pasa a la columna “terminada” y se pasa a realizar otra de la columna “pendientes”.
Ejemplo de Plan de Trabajo de Tipo Calendario
Otro ejemplo de plan de trabajo que podemos utilizar es el de tipo calendario. Las tareas se van asignando en diferentes días, asignando la duración o la persona encargada. Se pueden utilizar diferentes colores para hacerlo muy visual. Este ejemplo de plan de trabajo proporciona una visión amplia del trabajo a realizar durante un mes o incluso un trimestre.
Preguntas Clave a la Hora de Diseñar un Plan de Trabajo
Aunque existen varios ejemplos de plan de trabajo, la realidad es que cada organización debe encontrar su propia forma de organizarse. Para ello deberá tener en cuenta tanto sus recursos humanos, materiales, necesidades y objetivos. Algunas preguntas que debemos resolver durante su diseño son:
- ¿Cuáles son los objetivos a corto, medio y largo plazo?
- ¿Qué tareas hay que repartir?
- ¿Cuándo hay que entregar las tareas?
- ¿De qué herramientas disponemos?
- ¿Qué personal estará implicado?
- ¿Quiénes son los responsables?
- ¿Cómo vamos a alcanzar nuestros objetivos?
- ¿Qué obstáculos pueden aparecer por el camino?
- ¿Qué indicadores vamos a utilizar para medir el progreso y los resultados?
- ¿Es posible mejorar el proceso?
Responder a estas preguntas de forma detallada puede aclarar nuestras ideas a la hora de elaborar un plan de trabajo.
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