El desafío de lograr un óptimo trabajo en equipo acaba de subir un escalón en dificultad. Este 2020 comenzó de una manera distinta y abrupta, que nadie pudo predecir. Porque en la lista de metas que nos planteamos para el año, ninguna involucraba el salir airoso de una cuarentena de semanas, e incluso meses. Estamos acostumbrados a tener la libertad de hacer y dejar de hacer todo lo que queremos, pero de repente nos vemos coartados, y limitados por las cuatro paredes que nos rodean.

Así que tienes un vida normal, donde te levantas, vas a trabajar, haces todas tus tareas, y vuelves a casa. Y de repente, ¡ups! Ya no puedes hacerlo. Ahora te levantas, y ¿vas a trabajar? La situación variará de un caso a otro, sin embargo, la realidad es que todos hemos hecho lo posible por mantener nuestros roles y actividades dentro de la empresa, desde la seguridad de nuestras casas.

Si bien para algunos la posibilidad de realizar teletrabajo, y quedarse en casa cumpliendo los objetivos de la empresa es un sueño, para otros cumplir con la misión de realizar las labores de la oficina desde lejos ha sido un duro despertar. Lo que nos importa aquí es que al menos un aspecto no se vea dañado por toda esta situación: el trabajo en equipo.

Claves para un Trabajo en Equipo Sano a Distancia

Lo que queremos hacer hoy es entregar algunas claves para que el trabajo en equipo se mantenga sano (¡aunque sea a lo lejos!) y que teniéndolas en cuenta, sean un alivio más que una carga más. Recuerda además que estas recomendaciones sirven siempre. Hoy se hacen presentes y útiles para todos, pero esperamos que sean una herramienta para cualquier equipo que funcione con la modalidad de teletrabajo.

Además, ¡el mundo está cambiando! Habrá que ver cómo empiezan a funcionar las empresas y sus modalidades de trabajo en los meses siguientes. Por mientras, te planteamos cinco reglas para mantener un trabajo en equipo efectivo a distancia, y luego, cinco ideas más sobre cómo doblar estas reglas de la mejor manera posible.

Las Reglas: 5 Consejos para la Comunicación y Mejores Relaciones

  1. Sé efectivo: Como ya lo conversamos, trabajar desde la casa puede no ser siempre el escenario ideal. El trabajo puede confundirse con la multiplicidad de tareas que conlleva el hogar, y se puede volver caótico. Por eso, les recomendamos que sus comunicaciones sean efectivas: recuerden siempre usar las palabras justas y necesarias (¡sin ser secos!) y llegar luego al punto. No necesitas hacer una gran introducción a los temas de las videoconferencias si ya todos entienden del tema. En resumen: ve al grano. Los demás te lo agradecerán y tu también aprenderás a aprovechar mejor el tiempo.
  2. Sé sincero… pero tolerable: De nuevo, tiene que ver con estar en la casa trabajando. Puede ser muy agobiante, y muy agotador. Por lo mismo, sincérate, y cuéntale a los demás cuando esto es demasiado. Si sientes que el teletrabajo se te está yendo en collera, comunícalo, es importante que tu equipo sepa lo que te esta pasando, y tenga la oportunidad de ayudarte. Ahora, recuerda que todos los demás están en la misma situación. Por eso, es importante que seas sincero, pero no pesado. Se empático con los demás, que también tienen sus propias cargas que llevar. Al final, se trata de cuidarse unos a otros. Si sientes que algo anda mal contigo, comunícalo para que estén al tanto, y al mismo tiempo, comprométete a ser mejor.
  3. Sé claro y tú mismo: Ya te lo dijimos en el primer consejo: ¡no seas seco! Recuerda que cuando se trabaja a distancia, se pierde un poco el toque humano, por lo que asegúrate que todas tus comunicaciones (sobre todo las escritas) digan exactamente lo que quieres expresar. No tengas miedo de imprimir tu personalidad, ya que esos detalles se agradecen. Evita malos entendidos o que la gente se lleve una impresión tuya que no es la real. Tomará un poco de práctica, pero estamos seguros de que lograrás un equilibrio entre decir lo que quieres, al mismo tiempo de mostrar quién eres tú. No tienes que escribir una gran despedida a tus correos, pero un simple “Un abrazo”, en vez de “Saludos”, ya muestra un acercamiento distinto a las personas en tu equipo de trabajo.
  4. Busquen un sistema cómodo para llegar a acuerdos: Por eso, busquen un sistema que les sea cómodo a ustedes para llegar a acuerdos, incluso para cosas pequeñas, como horas de reuniones. Ya sea que designen a una persona para tomar ciertas decisiones, creen un documento en alguna plataforma para las comunicaciones oficiales, tengan un encargado de comunicaciones, o sea la idea que sea, lo importante es que todos sepan cómo se comunicarán. La idea es que no lleguen a buenos consensos sin peleas entre medio, y ojalá sin muchos medios involucrados. ¡Que situaciones así no les pasen a ustedes!
  5. Traten de estar en el momento, pero sin presionarse: Como ya lo mencionamos más arriba, trabajar desde la casa implica otras preocupaciones, que hacen que no siempre podamos cumplir de manera perfecta nuestras obligaciones con nuestro equipo. Esto es más fácil para los que viven solos, pero incluso una mascota, o cosas como preparar el almuerzo pueden ser motivo de distracción. O quizás puedes ser de los que les cuesta separar el espacio para efectivamente tener tiempo para comer entremedio de reuniones a distancia. Sea cual sea el caso, es importante que cuando tengas un espacio en el que debas teletrabajar con tu equipo, lo hagas, pero no te estreses demasiado si el momento no es óptimo. Es de esperarse y, ¡todos están en la misma situación! Anticípate, trata de manejar todas las variables, y si algo falla, tómalo de la mejor manera posible.

Las Mejores Maneras de "Doblar" las Reglas: Ideas para un Ambiente Más Divertido

Ahora que vimos un poco sobre qué debes hacer, pasaremos a ver cómo doblar estas ideas para hacerlas más divertidas. No se trata exactamente de “romper” reglas, sino más bien de “doblarlas” a tu manera para que los días se hagan más livianos.

  1. Porque no está bien mezclar stickers en medio de información oficial, pero sí hay que tener un lugar para enviarlos. ¿Qué te queremos decir? Que en el trabajo a distancia también hay que fomentar la entretención.
  2. Pasen tiempo juntos en alguna plataforma: Se supone que tú y tu equipo de trabajo tendrán reuniones en alguna plataforma que soporte video, o ¡quizás no! Quizás nunca tengan la oportunidad de reunirse, y sólo se comuniquen de forma escrita. Por eso, les recomendamos que se programen y pasen tiempo en alguna plataforma de video, relajados. Puede ser un break de almuerzo, juntarse 15 minutos antes de una reunión, o incluso a tomarse algo (desde sus casas) en la noche. La idea es que tengan ese espacio que suele ser en el mundo real, pero en una dimensión virtual.
  3. Programen una actividad que los una de forma distinta: Lean el mismo libro, vean la misma serie, programen qué capítulo verán por día, propónganse aprender un idioma, realicen clases de baile por Youtube… ¡hay muchas opciones! Lo importante es que se coordinen en algo que a todos les interese, que sea de común acuerdo, y que puedan comentar después. ¡Verán que esto los une!
  4. Conózcanse más y cuiden su salud mental: Si piensan en el punto anterior, de reunirse entre compañeros de trabajo en una plataforma virtual, y no saben de qué hablarían, también les tenemos esa respuesta. Pueden tomar turnos para conocer más en profundidad a alguno de sus compañeros o compañeras, o simplemente, pueden hablar de cómo están, y cómo han manejado la situación. ¡Es un buen momento para dejar salir eso que tienen guardado!
  5. Jueguen: Con tantas posibilidades que nos da hoy Internet, ¿por qué no darse un espacio de juego en línea con tus compañeros? En un próximo post, te contaremos cuáles son las mejores opciones para jugar conectados con tu grupo de trabajo. ¡Espéralo!

Herramientas Digitales para Potenciar el Trabajo en Equipo Remoto

Para evitar el vórtex continuo de tareas pendientes que pueden haber en sus hogares, debes comunicar la importancia de buscar un espacio de trabajo aislado y que genere la calma necesaria para enfocarse en el trabajo. Lo importante es que comuniques los beneficios que tendrá esta pequeña acción en su día a día.

Aunque suene obvio, es importantísimo comunicar cómo separar y organizar los tiempos personales y laborales de la mejor manera, y así hacer ver a las personas que podemos rendir bien en ambos aspectos si los diferenciamos. Uno de los mejores tips que se pueden transmitir, es que tus equipos generen listas de pendientes en conjunto o uno a uno, estas a la vez pueden ser priorizadas para que los focos sean los correctos y el uso del tiempo mucho mas eficiente.

Aplicaciones para la Gestión del Tiempo y la Comunicación

  • Discord: plataforma de voz y chat que en un comienzo de usaba para juegos online y que hoy la lleva en el mundo laboral. Además de ser gratuita, tus colaboradores pueden crear salas donde participen equipos completos y puedan comunicarse de una forma eficaz y sencilla.
  • Slack: esta popular App, ayuda a organizar trabajos en equipo. En ella se acceder a conversaciones uno a uno tanto como a canales temáticos. Una buena idea es sumar canales que no tengan relación con el trabajo, por ejemplo: canales de memes o fotos de mascotas.
  • To do list: Es un gestor de tareas multiplataforma, práctica, cómoda y que, por su agradable diseño, permite potenciar la productividad en el día a día.
  • Trello: tiene la lógica de los antiguos diario murales con muchos Post-Its. En el, se pueden organizar proyectos, actividades o tareas compartidas por un equipo de trabajo a través de un formato de tableros, donde uno elige cuál es la vista que mejor se acomoda a las labores.

La Importancia de la Rutina y la Comunicación Fluida

Si tu equipo pasa de la cama al escritorio en pijama, o simplemente no se levantan, será muy fácil que su mente pueda divagar. Una buena acción de comunicación está asociada a potenciar positivamente los siguientes conceptos en tus comunicaciones: la importancia de levantarse y vestirse como si fueran a algún lugar, crear rutinas diarias, hacer pausas activas, tener algunas reuniones frecuentes, entre otros.

Es bueno estar siempre conectado con tu equipo de trabajo ya que esto permitirá reforzar los lazos. Distancia no significa lejanía. Por eso es muy importante reforzar las comunicaciones internas de forma global (a nivel de la organización), tanto como entre equipos. Estas pequeñas acciones reforzarán la sensación de que se pertenece a un lugar de trabajo.

El Poder de las Experiencias Compartidas y la Bondad

Las experiencias compartidas, pueden traspasar jerarquías de generación, raza y lugar de trabajo para unirnos. El mismo estudio mostró que “pedir a las personas solitarias que sean amables con los demás ha reducido significativamente los sentimientos de soledad”. Las noticias mejoran. La misma evidencia nos dice que los actos de bondad en línea, como donar a una campaña de financiamiento colectivo, son tan beneficiosos como los actos de generosidad de manera presencial.

Cuando los colaboradores reciben apoyo personalizado, sienten que son vistos. Un proverbio sueco dice: “Una alegría compartida se transforma en doble alegría; una pena compartida, en media pena“.

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