El rol de una secretaria administrativa es fundamental en cualquier organización. Este puesto es el primer punto de contacto y proporciona apoyo administrativo esencial para el buen funcionamiento de la empresa. A continuación, exploraremos en detalle las funciones, requisitos y el sueldo asociado a esta posición en Chile.
Funciones Principales de una Secretaria Administrativa
Las funciones de una secretaria administrativa son variadas y cruciales para el día a día de una empresa. Entre las más importantes se encuentran:
- Control de Acceso: Gestionar el acceso de personal interno y visitas externas, asegurando un entorno seguro y ordenado.
- Atención al Cliente: Atender a clientes de manera presencial, telefónica y vía correo electrónico, resolviendo dudas y orientando según sea necesario.
- Gestión de la Central Telefónica: Manejar la central telefónica, redirigiendo llamadas y tomando mensajes.
- Recepción y Distribución de Correspondencia: Recibir y distribuir la correspondencia y documentos internos, asegurando que lleguen a su destino de manera oportuna.
- Apoyo Administrativo: Proporcionar apoyo en tareas administrativas y coordinar salas de reuniones.
- Envío y Seguimiento de Documentación: Enviar y realizar el seguimiento de documentación por courier.
- Gestión de Insumos de Oficina: Controlar el stock de insumos de oficina, solicitar compras y coordinar con proveedores.
- Coordinación de Agenda: Apoyar en la planificación de reuniones, llamadas, visitas y compromisos internos.
- Ingreso y Control de Facturas: Registrar facturas en el sistema, verificar datos y realizar seguimiento de pagos.
- Cuadratura de Caja Diaria: Realizar la cuadratura de caja diaria, asegurando la precisión de los registros.
- Emisión de Boletas: Emitir boletas y otros documentos contables.
- Apoyo en Informes: Apoyar en la elaboración de informes contables y administrativos mensuales.
Otras Funciones Importantes
Además de las funciones mencionadas, una secretaria administrativa también puede encargarse de:
- Apoyar en la atención a Directores y Gerentes en reuniones.
- Informar sobre cualquier eventualidad relacionada con fallas en las comunicaciones telefónicas, internet, energía eléctrica, etc.
- Informar a los visitantes sobre las normas de seguridad y autocuidado personal.
- Administrar el sistema de registro de asistencia, asegurando su correcto funcionamiento.
Requisitos para el Cargo de Secretaria Administrativa
Para optar a un puesto de secretaria administrativa, es necesario cumplir con ciertos requisitos que aseguren el correcto desempeño de las funciones. Los requisitos más comunes son:
- Experiencia Previa: Experiencia previa en cargos relacionados a recepción, asistente administrativa o secretaria (al menos 6 meses).
- Educación: Educación en Secretariado, Asistente Ejecutivo o carrera afín.
- Habilidades Comunicacionales: Buena disposición, responsabilidad, cordialidad y excelentes habilidades comunicacionales.
- Conocimientos Específicos: Conocimiento en calidad de administrador de sistemas de registro de asistencia (ej. GeoVictoria).
Sueldo Promedio de una Secretaria Administrativa en Chile
El sueldo de una secretaria administrativa en Chile puede variar dependiendo de la empresa, la experiencia y las responsabilidades del cargo. Sin embargo, un sueldo líquido promedio puede rondar los $650.000, que incluye el sueldo base más asignaciones de colación y movilización.
Beneficios Adicionales
Además del sueldo, muchas empresas ofrecen beneficios corporativos a sus empleados, tales como:
- Cobertura con Mutual de Seguridad y Caja los Andes.
- Acceso a alianzas colaborativas con otras empresas (clínicas dentales y bancos).
- Seguro Complementario (coberturas en vida, salud y dental).
- Convenio oncológico.
Ejemplo de Oferta Laboral
Consideremos el caso de una empresa en el rubro de Tecnologías de la Información que busca incorporar una Recepcionista - Administrativa. Esta empresa, con más de 33 años de experiencia, ofrece:
- Cargo: Recepcionista - Administrativa.
- Ubicación: Comuna de Providencia (metro Los Leones).
- Condiciones Contractuales: 2 Contratos a plazo fijo con posibilidades de pasar a indefinido.
- Sueldo Líquido: $650.000 (sueldo base + asignaciones de colación y movilización).
- Beneficios: Los mencionados anteriormente.
- Modalidad de Trabajo: 100% presencial.
- Horario: 44 horas semanales (según horario de oficina).
Esta empresa también promueve el respeto, la inclusión y la diversidad, ofreciendo un ambiente de trabajo grato y profesional.
TAG: #Trabajo
