Aunque parezca que dominas las reglas básicas de la bodega, en logística nunca se termina de aprender y mejorar procesos. En el mundo de la logística y la gestión de almacenes, entender qué es el picking se vuelve fundamental para lograr el éxito en tu negocio. El picking juega un papel crucial en la eficiencia de las operaciones, puede significar la diferencia entre un flujo de trabajo ágil y uno que se atasca en cuellos de botella.
¿Qué es el Picking?
El picking, también conocido como "preparación de pedidos", es el proceso de seleccionar y recoger productos específicos de un almacén para cumplir con los pedidos de los clientes. Este proceso no solo asegura que los productos lleguen al lugar adecuado, sino que también permite que lo hagan en el momento preciso. En términos logísticos, conecta la fase de almacenamiento con la de distribución.
El picking es el proceso de seleccionar y recoger los artículos específicos de un pedido del inventario de un almacén. Este paso es esencial en la cadena de suministro, ya que prepara los productos para su envío al cliente final.
Importancia del Picking en la Logística
El picking es un componente esencial en la logística, con un impacto directo en la eficiencia operativa y la experiencia del cliente. Dado que consume una gran cantidad de recursos en tiempo y mano de obra dentro de la cadena de suministro, mejorar este proceso es crucial.
Diferencia entre Picking y Packing
En el ámbito de la logística y la gestión de almacenes, los términos picking y packing se refieren a dos etapas cruciales en el proceso de preparación de pedidos. Aunque a menudo se mencionan juntos, el picking y el packing son dos procesos distintos en la gestión de almacenes.
Picking
Es la primera etapa en la preparación de un pedido. Este proceso implica la selección y recolección de los productos específicos que conforman un pedido de cliente desde diferentes ubicaciones dentro del almacén.
Packing
Una vez que se han recolectado todos los productos para un pedido, el siguiente paso es el packing. Esta etapa consiste en empaquetar los productos seleccionados de manera segura y ordenada para su envío.
Aunque el picking y el packing son procesos distintos, están estrechamente interconectados. Un picking eficiente facilita un packing más rápido y preciso, mientras que un packing cuidadoso asegura que los productos seleccionados lleguen en perfecto estado al cliente.
Tipos de Picking
Existen varios tipos de picking que se pueden implementar en un almacén, dependiendo del tipo de producto, la cantidad de pedidos y la estructura del almacén:
- Picking por pedido: En este método, cada picker recoge todos los productos necesarios para completar un solo pedido de inicio a fin.
- Picking por zona: Aquí, el almacén se divide en zonas, y cada picker se encarga de recoger productos dentro de su área asignada.
- Picking por oleadas: Consiste en recoger productos para varios pedidos al mismo tiempo, agrupándolos en oleadas.
La Orden de Picking: Un Elemento Clave
El picking es, sin ninguna duda, una de las operativas logísticas que exige una mayor organización y precisión. Para ello, los operarios utilizan una orden de extracción, pero, ¿qué debe contener exactamente una picking list? ¿Podemos emplear un sistema para optimizarla, para que sea más eficiente?
Una orden de picking es una instrucción detallada que indica a los pickers qué productos deben recoger, en qué cantidades y de qué ubicaciones específicas dentro del almacén. Una orden de picking se puede generar de forma manual o automatizada, dependiendo del sistema de gestión de almacenes utilizado y estas pueden ser variadas en base a las necesidades del almacén.
Contenido de una Orden de Picking Estándar
Por lo general, una orden de picking en su forma más convencional incluye los datos de envío, la ubicación de los productos en la bodega y cualquier aspecto relacionado con la preparación del pedido como, por ejemplo, el recorrido que ha de seguir el operario. El contenido de una orden de picking estándar se puede estructurar en tres secciones en función de la información que englobe:
- Información sobre la orden de pedido.
- Información sobre los productos que retirar.
- Observaciones y validación de la orden de picking.
Cabe destacar que este modelo de orden de extracción puede ser modificado dependiendo de las necesidades de cada empresa.
Tipos de Órdenes de Picking
La orden de picking puede variar ligeramente en función de algunos factores como, por ejemplo, el método de preparación de pedidos, el volumen de productos que contenga cada pedido, el flujo de movimientos, etc.
- Orden de picking individual: Muestra productos que conforman un solo pedido.
- Orden de picking en bloque: Muestra los productos de varios pedidos que el operario reúne en un único recorrido, haciendo batch picking.
La orden de picking puede entregarse en un papel impreso o bien en formato digital. Nada más entrar la orden de pedido solicitada por el cliente, el sistema elabora automáticamente la lista de extracción.
El sistema de gestión de bodegas, como es Easy WMS de Mecalux, elabora la orden de picking automáticamente tras recibir la orden de pedido por parte del cliente. Como tiene controlada la ubicación de cada producto, indica al operario el número de pasillo y de estantería, el nivel de almacenaje, la cantidad que extraer, etc.
Cuando en vez de papel se utilizan terminales, esta orden aparece directamente en la pantalla del operario y le va guiando paso a paso señalándole dónde recoger cada producto y en qué cantidad. Posteriormente, asigna un número al contenedor en el que se depositarán los artículos hasta su expedición.
Aunque la esencia es la misma, la estructura y elaboración de la orden de picking puede variar según se efectúe de modo manual o mediante un WMS. Si la orden de picking de picking se ejecuta de forma manual, el responsable de recibir las órdenes debe rellenar el documento con toda la información relacionada para que el mozo de bodega pueda preparar el pedido.
A medida que retira los productos, el operario escanea el código de barras del artículo y confirma la operación con el terminal de radiofrecuencia.
Optimización del Proceso de Picking
Optimizar el proceso de picking es esencial para reducir costos y mejorar la satisfacción del cliente. La eficiencia en el proceso de picking es fundamental para la productividad del almacén y la satisfacción del cliente.
Estrategias para la Optimización
La eficiencia en el proceso de picking es fundamental para mantener un flujo de trabajo ágil en el almacén. Implementar las estrategias adecuadas no solo reduce los tiempos de operación, sino que también disminuye los errores y optimiza los recursos.
- Diseño Óptimo del Almacén: Un diseño óptimo del almacén es el primer paso para un proceso de picking efectivo. La distribución debe facilitar el acceso rápido a los productos más demandados y permitir una circulación fluida de los operarios y vehículos de transporte.
- Sistemas de Almacenaje Adecuados: La elección del sistema de almacenaje debe estar alineada con las características de los productos y las necesidades específicas del almacén.
- Implementación de Estrategias de Picking: La implementación de estrategias de picking adecuadas es crucial para aumentar la eficiencia.
- Automatización: La automatización del picking puede transformar radicalmente la eficiencia del almacén.
- Optimización de Rutas: La optimización de las rutas de picking es esencial para reducir los tiempos de recorrido de los operarios.
- Indicadores Clave de Rendimiento (KPI): Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) permite medir la eficacia de las estrategias de picking implementadas. Algunos KPI importantes incluyen la precisión del picking, el tiempo promedio por pedido y la tasa de errores.
- Distribución Estratégica del Inventario: Una distribución estratégica del inventario facilita un picking más rápido y eficiente.
Contar con un sistema de gestión de bodegas abre un enorme abanico de posibilidades de optimización de los procesos de picking y packing. En logística se cumple el conocido lema de “menos es más”. Cuanto más se reduzcan el número de manipulaciones y movimientos, mayor eficiencia se logrará. La realidad logística está en continuo cambio y la bodega debe adaptarse a nuevos métodos y tecnologías en aras de mantener un servicio al cliente de calidad. En este sentido, los WMS son de gran ayuda para testear modificaciones en los procedimientos de picking y packing. El éxito de optimización del picking y packing reside en dividir ambas operativas en subprocesos y calcular los tiempos estándar dedicados a realizar cada uno de ellos.
El Rol de la Tecnología en la Optimización del Picking
La tecnología está transformando el picking en los almacenes con innovaciones que aumentan la eficiencia y reducen errores. Sistemas como pick-to-light utilizan luces para guiar a los pickers hacia la ubicación exacta de los productos, facilitando una recolección más rápida y precisa. Otra tecnología avanzada es el voice picking, que emplea comandos de voz para dirigir a los trabajadores mientras mantienen las manos libres. Por último, la introducción de drones y robots autónomos está redefiniendo las operaciones de picking. Estos dispositivos pueden navegar automáticamente por el almacén, recoger productos y transportarlos a las áreas de empaque.
Los sistemas de gestión de almacenes (WMS) son herramientas críticas para optimizar este proceso. Al reducir los errores y optimizar los recorridos de los pickers, el uso de un WMS no solo agiliza las operaciones diarias del almacén, sino que también mejora la precisión en la preparación de pedidos.
Capacitación del Personal
Contar con un equipo de personal bien capacitado en técnicas de picking es clave para mejorar la eficiencia del almacén. Además, la formación continua permite a los empleados adaptarse mejor a nuevas tecnologías y procedimientos, potenciando su productividad.
Desafíos Comunes en el Picking
Aunque el picking es una operación esencial en la logística, también presenta varios desafíos.
- Errores en el Picking: Los errores en el picking, como la selección incorrecta de productos o cantidades, pueden provocar envíos equivocados, lo que afecta la satisfacción del cliente. Minimizar los errores en este proceso es esencial para mantener la eficiencia operativa y una alta satisfacción del cliente.
- Tiempo de Recorrido: El tiempo de recorrido es un factor crítico que afecta la eficiencia del picking, especialmente en almacenes de gran tamaño.
- Gestión Ineficaz del Inventario: Una gestión ineficaz del inventario puede dificultar enormemente la preparación de pedidos. Mejorar la gestión del inventario es clave para un picking eficiente.
El Preparador de Pedidos (Picker)
El preparador de pedidos, conocido también como picker por su nombre en inglés, es el operario encargado de recoger y agrupar los productos que conforman un pedido. La introducción de nuevas tecnologías ha agilizado todos los procesos en logística, permitiendo abastecer de productos la estación de picking en la que trabaja el operario.
Un preparador de pedidos es un profesional del ámbito de la logística cuya principal responsabilidad es recoger todos los productos que forman un pedido y consolidarlo para su envío.
Funciones del Preparador de Pedidos
- Agrupar el stock y consolidar el pedido.
- Empaquetar y etiquetar el pedido.
- Completar la documentación necesaria para cerrar y validar el pedido.
- Reabastecer las ubicaciones de almacenaje.
El preparador de pedidos también se encarga de abastecer de productos las diferentes ubicaciones donde se almacena el stock. Este proceso se puede realizar de forma manual o mediante un sistema de gestión de bodegas.
La función de preparador de pedidos exige un profesional responsable, capaz de adecuarse a la gestión de múltiples tareas sin perder la eficiencia ni la productividad. Para ello, estos trabajadores se apoyan en dispositivos tecnológicos que les ayudan a optimizar sus movimientos, como por ejemplo los terminales de radiofrecuencia.
En bodegas manuales donde la unidad de carga principal es el pallet, es importante que el preparador de pedidos cuente con formación debidamente acreditada en el manejo de grúas horquillas.
El Futuro del Preparador de Pedidos
El empleo de preparador de pedidos es un perfil profesional al alza, especialmente a raíz de la consolidación del comercio electrónico. En los últimos años han aparecido nuevas tecnologías que han cambiado los procesos logísticos dentro y fuera de la bodega. La tecnología ha optimizado las tareas de los operarios, evitando que se cometan errores derivados de la gestión manual.
El primer paso para garantizar la máxima productividad en la preparación de pedidos es la implantación de un sistema de gestión de bodegas como Easy WMS de Mecalux. La automatización de las instalaciones logísticas, que se produce mediante la digitalización de sus operaciones y la implantación de sistemas de transporte y almacenaje automáticos, ha revolucionado las tareas de los preparadores de pedidos.
En los sistemas goods-to-person (‘producto a hombre’ o ‘producto a persona’), la mercadería llega directamente al operario, quien de este modo no tiene que recorrer las rutas de picking preestablecidas. Por último, la automatización de los procesos de preparación de pedidos permite también implantar en la bodega robots que ayuden al operario durante el picking.
Los pickers son los operarios responsables de la etapa más costosa en la bodega: la preparación de pedidos. La consolidación del e-commerce y de los estándares de devolución gratuita y de entregas en menos de 24 horas obliga a las empresas a suprimir los errores en esta etapa logística para mantener su capacidad.
Sistemas de Almacenamiento para Picking
Las estanterías para carga manual o rack tipo picking están diseñadas para acoger cargas que pueden ser manipuladas para su depósito o ser retiradas por una sola persona. El sistema de estantería picking está compuesto por elementos verticales o bastidores perforados en toda su altura que permite la colocación de los niveles de carga a la altura deseada y necesaria.
Horizontalmente, los niveles de carga están conformados por dos largueros, uno delantero y otro trasero, sobre los que se puede disponer un piso de madera (aglomerado) o metálico por medio de paneles. Con la solución de estanterías de carga manual es posible la construcción de estructuras de pasillos elevados.
Las estanterías para picking están diseñadas para la manipulación manual de la carga, con estantes de madera o metálicos.
Principios para la Eficiencia en el Picking
Uno de los principios fundamentales en todos los procesos de manipulación de materiales es "minimizar los toques". Además, el proceso de selección debe permitir una precisión verificada suficiente que garantice que no se requieren más controles de calidad.
Las técnicas que recogen directamente en contenedores de envío en lugar de varias cajas eliminan un toque adicional en el área de empaque o, en algunos casos, en todo el proceso de empaque.
Reducción del Tiempo de Viaje
La reducción del tiempo de viaje aumenta la productividad de la preparación de pedidos. El tiempo de viaje puede representar el 60 por ciento o más de las horas de preparación de pedidos.
Puedes disminuir el movimiento de trabajadores en los almacenes agrupando los pedidos en secciones. Otras formas de reducir el tiempo de viaje pueden ser permitir que los preparadores de pedidos seleccionen desde ambos lados del pasillo, lo que reduce la distancia total a pie.
La productividad de la preparación de pedidos mejora con la densidad de "visitas". Es ventajoso configurar zonas calientes en tu almacén o bodega para agrupar los SKU que crean la mayor parte de la actividad de picking. Un método es crear zonas 80/20.
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