La facturación es una de las acciones más comunes en el mundo de los negocios, desde microempresas hasta grandes organizaciones. En Chile, todas las facturas afectas a impuestos deben ser emitidas en formato electrónico según el Servicio de Impuestos Internos (SII). Para tales efectos se considera la asignación del tipo de documento con el código 33, conocida como Factura Electrónica Afecta.
¿Qué es una Factura?
Una factura, factura de compra o factura comercial, es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. Es un documento que cumple dos funciones importantes: sirve como instrumento mercantil para formalizar los alcances de un intercambio, y a la vez como instrumento tributario para informar los impuestos a remitir al Estado.
En Chile el documento que señala todo aquello concerniente al IVA y documentos tributarios es el Decreto Ley 825 Ley Sobre Impuesto a las Ventas y Servicios. En el Título IV, párrafo 2°, artículo 52, se detalla la definición de Facturas y otros documentos tributarios.
Artículo 52.- Las personas que celebren cualquier contrato o convención de los mencionados en los Títulos II y III de esta ley deberán emitir facturas o boletas, según el caso, por las operaciones que efectúen.
Las facturas son importantes porque registran los movimientos de una transacción y comprometen a las dos partes a cumplir con sus responsabilidades. El comprador debe cumplir con su responsabilidad de pagar y tiene derecho a reclamar en caso que los productos estén defectuosos o no sean recibidos. Por su contraparte, se entiende que el vendedor tiene derecho a recibir el monto de dinero por los medios de pago que se acordaron. Además, tiene la responsabilidad de entregar los productos en el momento que acordó con el comprador.
El artículo 12 de la Ley de Compras y Ventas explica con mayor detalle todos los movimientos y condiciones para que un bien sea gravado de IVA.
Tipos de Facturas
Existen diferentes tipos de facturas, entre ellas:
- Factura Electrónica Afecta: Documento digital utilizado para informar los impuestos a remitir al Estado.
- Factura de Compra: Documento que formaliza la compra de un bien o servicio, emitido por el comprador en ciertas situaciones.
- Factura Exenta Electrónica: Factura en la que no se aplica el 19% de IVA, comúnmente utilizada para servicios personales.
Factura de Compra
En el caso de las facturas de compra, son documentos que formalizan la compra de un bien o servicio. Las facturas de compra se utilizan cuando quien compra emite el documento tributario que respalda la transacción comercial y no el vendedor como ocurre habitualmente.
Lo anterior se debe a que hay vendedores que no están en condiciones de emitir documentos tributarios o son de difícil fiscalización para el SII. De acuerdo con Nubox, la factura debe identificar al “comprador e indicar en detalle la mercancía vendida, precio unitario, valor total y plazo y forma de pago”.
Deben emitir este tipo de documentación tributaria los contribuyentes que, según el SII, “les haya sido otorgada la calidad de agente retenedor del Impuesto al Valor Agregado (IVA)”. Las empresas que están obligadas a llevar contabilidad deberán emitir facturas de compras o boletas de servicios. Para el SII, esto se debe a “las operaciones que efectúen con particulares que efectúen ventas de bienes de escaso valor unitario”.
El adquirente deberá emitir Facturas de Compras, por las ventas que realicen las personas, comerciantes, de Difícil Fiscalización. Ello según los requisitos contemplados la Resolución 1496, de 1976. Por las ventas y prestaciones de servicios gravados con IVA que realicen Contribuyentes Sujetos a Retención, hacia los adquirentes o beneficiarios de servicios calificados como Agentes Retenedores.
Según el SII, la factura de compra debe cumplir con los mismos requisitos de las facturas en general. La emisión en cuadruplicado también es obligatoria, con la exigencia de entregarse el duplicado y el cuadruplicado al vendedor de las especies, el que deberá firmar el original. Este será el que conservará el adquirente, conjuntamente, con el triplicado “Control Tributario” para su posterior revisión por parte del SII. Además, también servirá para hacer uso del Crédito Fiscal, cuando corresponda.
Además de los antecedentes de individualización del vendedor, exigidos para las Facturas de Ventas, debe consignarse el número de la Cédula de Identidad del vendedor. Ambas facturas tienen requisitos comunes. La única diferencia es que la Factura de Compra es emitida por el comprador, ello por ser el vendedor un particular o no tener Facturas de Ventas.
Factura Exenta Electrónica
Si estás facturando servicios personales, tales como asesorías, servicios legales, capacitación, entrenamiento, charlas, seminarios, desarrollos específicos a una empresa, trabajos de orden manual e intelectual que han sido solicitados para uso y consumo de tu cliente, debes considerar emitir una FACTURA EXENTA ELECTRÓNICA. Se habla de exenta ya que a ésta no le será aplicado el 19% de Iva. En estos casos el monto Neto es 0, el monto Exento es el valor que facturarás, el monto IVA es cero y el monto Impuesto Especial es 0, siendo el monto Total equivalente al monto Exento.
Facturación Electrónica
La factura es electrónica cuando se genera el documento en formato digital. Reemplaza al documento físico y tiene un valor legal similar. Es responsabilidad del emisor en realizar el trámite de forma digital dado por la autoridad declarada por el SII. En vez de ir a una oficina del SII para pedir folios de facturas en papel podemos solicitar la autorización de folios directamente por internet.
El Sistema de Facturación Electrónica Edig permite emitir facturas electrónicas que conectan con el SII. Se selecciona al cliente que corresponda. Localizar el folio de la factura afecta con el botón verde. Digitar toda la información de la venta.
Una Factura puede ser emitida hoy desde aplicaciones Web a muy bajo costo, incluso algunas gratuitas tales como la que ofrece el Servicio de Impuestos Internos. Emitir una Factura es simple y rápido. Hoy se realizan de manera electrónica en gran parte de Latinoamerica, en EAU, España y otros tantos de Europa.
Copia Cedible
Es muy probable que hayas oído acerca de la famosa copia Cedible. Se creo inicialmente como instrumento de cesión del derecho que recae sobre una factura. En términos mas simples diremos que la copia cedible es ofrecida por el emisor a algún otro contribuyente con objeto de que éste se haga del cobro que señala la factura. Estos últimos son conocidos normalmente como empresas de Factoring.
También es posible ceder los derechos de una factura a una persona. En la actualidad, con el surgimiento de las Facturas en formato electrónico, la copia Cedible sólo pasa a ser una representación sin poder legal.
El Timbre que se observa en la parte inferior Izquierda corresponde al Timbre Digital, que reemplaza el timbre de Cuño existente en las facturas antiguas de papel. Si consideras que una factura a emitir la tendrás que ceder a Factoring resulta indispensable que indiques como forma de pago la opción 2, que corresponde a Credito. En tu sistema de Facturación Electrónica debes tener la posibilidad de indicarlo.
Información Adicional
- Si facturas a la Minería o al Retail debes tener presente registrar las Referencias de las Ordenes de Compra, HES u otras que te exija tu cliente, especialmente si es Minería o Retail.
Integración con Sistemas de Inventario
Tanto el sistema de facturación como el de inventario se pueden integrar de forma modular en una misma plataforma, permitiendo a los negocios contar con información ordenada y actualizada sin necesidad de realizar traspasos manuales de un módulo a otro. La conexión entre ambos sistemas genera un efecto de sinergia en la productividad de la empresa: la venta de productos es más rápida e intuitiva, y esta información se registra automáticamente en el software de facturación, agilizando los procesos de contabilidad y facilitando su consecuente organización.
Gracias a la acción mutua de un sistema de inventario y facturación, es posible realizar ventas menos aparatosas para negocios minoristas o de venta directa, además de permitir la adaptación a múltiples medios de pago y generación de diversos DTE.
La característica más importante de ambos tipos de sistemas de gestión de inventarios es que funcionan en la nube, lo que permite administrar el inventario online desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo con conexión a Internet. Pueden integrarse con un ERP (software de planificación empresarial) y, por ende, conectar -en la nube- las distintas áreas de las empresas.
Realizan un seguimiento constante de artículos, considerando los ingresos y egresos de cada uno. Indican la sucursal o bodega en que se encuentran los distintos productos y en qué cantidad. Se adaptan a múltiples tecnologías (pistolas de pago, impresoras, dispositivos móviles, etc.). Las ventas se registran automáticamente en el sistema de facturación en línea.
Un sistema de inventario genérico y multiusuario para gestionar múltiples bodegas y sucursales, con seguimiento de artículos por lotes y series. Un software en punto de venta (POS) que permita controlar el inventario para venta directa de productos al cliente final.
Atendiendo a lo anterior, la principal característica de un sistema de facturación es que permita emitir documentos tributarios electrónicos (DTE) como boletas y facturas, entre otros. Integración con el sistema de inventario y punto de venta (POS) para la emisión inmediata de boletas y facturas electrónicas. Creación de todo tipo de documentos tributarios electrónicos a los usuarios certificados. Generación de libros, tanto de guías de despacho electrónicas como de boletas. Administración de folios y almacenamiento de documentos en la nube.
Por esta razón, un sistema de facturación e inventario online nos ayuda a mantener en orden dos de los procesos más importantes del negocio (facturación y gestión de stock), minimizando los pormenores y contribuyendo a mantener una productividad adecuada.
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