Regularmente republicamos contenidos vigentes que pueden resultarte interesantes. Una tarde, estaba el sociólogo italiano Vilfredo Pareto disfrutando de la tranquilidad en el jardín de su hogar, cuando comenzó a observar las vainas de arvejas que se repartían por el terreno.

Algo le llamaba la atención de estos envoltorios, con su color verde brillante y su aparente aleatorio número de arvejas que encerraban. Lo llaman por varios nombres: Ley de Pareto, la regla 80/20, el Principio de Pareto, pero todas hacen referencias a lo mismo.

El Principio 80/20

Se trata de una observación empírica realizada por Pareto en su publicación de 1896, "Curso de economía política", donde señala que el 80% de la tierra en Italia pertenecía a un 20% de la población. Años después el consultor estratégico Joseph M. Juran lo rescataría de los libros y lo aplicaría a los negocios, popularizándola bajo el concepto "the vital few and the trivial many" (lo poco vital y lo mucho trivial). Según Juran, la observación empírica nos dice que la mayor parte de los resultados en cualquier contexto se producen por un pequeño número de causas. Anclándose de las notas de Pareto, utilizó una proporción aproximada de 80% y 20% respectivamente y la llamó "Principio de Pareto".

Cabe decir que la relación 80/20 perfectamente se puede modificar a 90/10, 70/30, o incluso sumar más de 100 (90/20, por ejemplo). Por algo es un principio, una guía, y no una regla como suelen llamarla algunos. Hagan la prueba, ¡aplica en casi todo!

¿Qué es esta brujería?

Lo que observó Pareto esa tarde en su jardín es que existe una tendencia natural a la heterogeneidad y que ésta se vislumbra, por extensión, en las personas, su actividad en el día a día y en los resultados que produce.

Volviendo al tema laboral, en un mundo alterno cada hora de trabajo tendría el mismo impacto en el rendimiento de la empresa, y cada vendedor aportaría la misma cantidad de ventas en una empresa, pero para Pareto era evidente que no vivíamos en este mundo, ¡y per fortuna! decía el italiano, pues la evolución de la humanidad estaba ligada al dinamismo que producía esta heterogeneidad.

Si bien es algo que en el fondo siempre hemos sabido en el ambiente laboral (¿les suena la frase "yo soy más productivo en la tarde/mañana"?), entender sus implicancias tiene varios beneficios.

Aplicaciones del Principio de Pareto

Una de las principales ventajas de considerar este principio es que nos ayuda a pensar en prioridades, porque si el 20% de nuestro esfuerzo decanta en un 80% del resultado, ¿no sería lógico dedicarnos a aquello que más importa primero?

El gran desafío es identificar a qué corresponde ese 20%. Si Microsoft, por ejemplo, identifica ese 20% de bugs que provocan un 80% de fallos del sistema, sería un gran avance en la estabilidad de Windows.

En nuestro caso: si identificamos qué tareas son las que producen más resultados en nuestro día a día (ya sea en términos de felicidad, dinero, trabajo), quizá sería una buena idea hacerlas primero o reservarlas para el momento donde nos sintamos más capaces de hacerlas.

Otra lección es que, si el 20% de nuestro esfuerzo produce un 80% de los resultados, esforzarse por esforzarse no significa gran cosa (RIP Frank Grimes). Richard Koch, consultor estratégico que hizo del principio de Pareto un bestseller, escribe en su libro Living the 80/20 Way:

"Si crees que debes trabajar mucho y hacer cosas poco placenteras para ser exitoso, piensa de nuevo. ¿Crees que Bill Gates se convirtió en el hombre más rico del mundo mediante trabajo duro? ¿y Ronald Reagan? ¿y Albert Einstein? ¿Y Shakespeare? Estos gigantes no estaban encadenados a sus escritorios. Lo que hicieron fue gastar su tiempo en lo que les importaba, en algunos aspectos fundamentales donde ejercieron liderazgo, y poco o nada de tiempo en la masa de trivialidades que ocupaba a sus contemporáneos que trabajaban más duro".

Cosas que avanzan tu principal objetivo de vida
Cosas que siempre has querido hacer
Cosas que ya tienen una relación probada de 20/80 de tiempo y resultados
Formas innovadoras de hacer cosas, que prometen reducir el tiempo invertido o multiplicar la calidad de los resultados
Cosas que otras personas te dicen que no se pueden lograr
Cosas que otras personas han hecho con éxito en otras áreas
Cosas que usan tu propia creatividad
Cosas que otras personas pueden hacer por ti con relativamente poco esfuerzo de tu parte
Cualquier cosa con colaboradores de alta calidad que ya han trascendido la regla del tiempo 80/20, que usan el tiempo de forma excéntrica
Cosas que son ahora o nunca

¿Qué lograremos realizando más cosas de la segunda lista y menos de la primera? Aprovechar al máximo el principio de Pareto, pues nos permitirá, en teoría, con poco tiempo y esfuerzo tener un alto impacto en el área que sea.

Aplicar con Discreción

Ya sea en el ámbito profesional o personal donde se aplique el principio, es necesario recordar que es una guía y no está exenta de fallos si se aplica a rajatabla. En Japón, donde el principio es aplicado en muchos ámbitos empresariales desde hace décadas por influencia de Juran, les salió el tiro por la culata durante el terremoto de 2011.

Muchas empresas tuvieron que parar su producción porque, al priorizar el 20% de los proveedores que ocupaban el 80% del presupuesto destinado a la cadena de producción, existían muchos proveedores menos considerados que proveían de componentes económicamente poco importantes, pero que resultaban vitales para el funcionamiento de aquellos más caros.

"Cuando la falta de disponibilidad de una pieza de $1 evita que una compañía haga un producto de $30.000, algo necesita cambiar", comentó en el momento un experto en cadenas de producción.

Pronosticando situaciones como ésta, Juran, años después de su postulado inicial, cambió la frase que lo hizo popular a "the vital few and the useful many" (lo poco vital y lo mucho útil), dando entender que incluso aquello que aporta poco en el resultado (ya sea medido en dinero, desempeño, tamaño, etc.) es no solo necesario sino también importante para un correcto funcionamiento de cualquier empresa. Era, seguramente, un nuevo guiño a Pareto quien decía que es en la heterogeneidad donde se produce un avance social, económico y humano.

¿En qué otros ámbitos has observado el principio de Pareto?

Consejos Adicionales para Optimizar tu Trabajo

Publicado originalmente por ArchSmarter, este artículo te ofrece 21 consejos sobre cómo puedes maximizar tu productividad y reducir al mínimo el trabajo innecesario. Los plazos para proyectos son cada vez más cortos. Los sistemas constructivos son cada vez más complejos. Ya trabajamos duro, pero sólo hay tantas horas en el día. Como arquitectos, tenemos que trabajar de forma más inteligente, no más. ¿Cómo podemos maximizar nuestra efectividad y la eficiencia? ¿Cómo podemos manejar el creciente flujo de información? ¿Cómo podemos diseñar mejor, más rápido?

Aquí hay 21 formas que puedes trabajar de forma más inteligente, no más duro:

Planifica tu trabajo

  1. Entiende la diferencia entre "eficacia" y "eficiencia". Eficacia es hacer las cosas apropiadas. Eficiencia es hacer las cosas de manera apropiada. Ambas son importantes, pero necesitas hacer las cosas apropiadas primero, antes de poder hacerlas de la manera correcta.
  2. Recuerda la regla del 80-20. El ochenta por ciento de sus resultados provienen de sólo el veinte por ciento de su esfuerzo. Céntrate en los resultados, no en el trabajo. Más horas no siempre equivalen a más resultados.
  3. Crea esquemas de tu proceso. Sí, cada proyecto es único, pero las tareas y las metas de cada proyecto son bastante similares. Esquematizar el proceso te ayuda a ver que pasos se pueden eliminar o hacer el proceso más eficiente. Los Mapas Mentales son una gran herramienta para este ejercicio.
  4. Utiliza checklists. La mayoría de los software de gestión de proyectos permiten crear checklists y listas de tareas pendientes. Una vez que has trazado tu proceso, puedes crear checklists para cada etapa del proyecto. ¿Cuáles son sus prestaciones estándar? ¿Qué problemas suelen ocurrirte? ¿Qué suele fallar? Echa un vistazo a el libro de Atul Gawande, The Checklist Manifesto, con consejos prácticos sobre cómo crear y gestionar checklists.

Focaliza tu tiempo

  1. El tiempo es el único recurso que no puede ser creado o almacenado. Es nuestro bien más preciado. Guarda tu tiempo y utilizarlo de manera eficaz - no puedes crear más.
  2. Prioriza tu tiempo con las tareas más importantes.
  3. Trata de trabajar menos horas, no más. Esto obliga a concentrarte en las tareas más importantes. Además, investigaciones muestran que trabajar más de cuarenta horas es francamente improductivo.
  4. Mantén un registro de tiempo. Registra cómo pasas su tiempo en el transcurso de una semana típica. Este registro debe ser muy detallado. Haz esto durante toda una semana y tendrás una muy buena idea de como distribuyes tu tiempo.
  5. Mark Twain dijo que si lo primero que haces en la mañana es comer una rana viva, luego nada peor te puede pasar durante el resto del día. Completa las cosas que realmente no quieres hacer a primera hora de la mañana, cuando estás fresco. Sácalo del medio, entonces puedes seguir adelante con las tareas que realmente disfrutas.
  6. Agrupa tareas relacionadas. Si está trabajando en varios proyectos, tratar de trabajar en tareas similares en vez de saltar de un proyecto a otro. Esto te ahorrará tiempo y energía ya que estas centrado en una sola tarea.
  7. Cultiva el estado de tu flujo. Como arquitectos y diseñadores, los trabajos de alta calidad que generamos, requieren grandes cantidades de tiempo. Tenemos que sumergirnos en el problema para realmente comprenderlo.
  8. Antes de programar una reunión, pregúntate: "¿Por qué estamos teniendo esta reunión? ¿Es necesario? ¿Cuál es el objetivo? ". Más reuniones significa que menos trabajo está siendo producido. Utiliza una agenda para establecer el propósito y el resultado deseado de las reuniones. Mantén a los asistentes a un mínimo absoluto y establece un límite fijo del tiempo. Si necesitas reunirte regularmente con su equipo de proyecto, considera tener reuniones express.
  9. Yo uso Thunderbird para mi correo electrónico. He creado un filtro que escanea los mensajes entrantes para la palabra "subscribirse". Si un correo electrónico contiene esta palabra, es probable que sea un anuncio o una cadena. No es un correo electrónico urgente de un cliente o colega. Thunderbird mueve estos mensajes a una carpeta "Read Later". Esto mantiene mi bandeja de entrada manejable.
  10. Es sólo una invitación para la distracción. Haz un inventario de las herramientas que utilizas (tanto físicas como digitales) a diario. Compara cada herramienta con el trabajo que se necesitas hacer. ¿Es la herramienta más adecuada para el trabajo?
  11. Es mejor tener algunas herramientas que realmente sabes usar, en vez de una enorme caja de herramientas que no utilizas.
  12. ¿Cuándo fue la última vez que tuviste una capacitación de algún software? Si eres como yo, probablemente comenzaste a aprender hace años por tu cuenta. El problema es que nos quedamos atrapados en las viejas formas de trabajo, sobre todo si no utilizamos los programas sobre una base diaria.
  13. Utiliza los atajos de teclado. La mayoría de los programas tienen atajos de teclado para los comandos. En muchos casos, incluso se pueden programar tus propios accesos directos.
  14. ¿Envías correos electrónicos similares con frecuencia? Guardar una copia del correo electrónico como una plantilla. ¿Utilizas documentos similares de un proyecto a el siguiente? Guarda una copia como una plantilla.
  15. Lo mismo sucede con CAD y BIM. Crear un archivo BIM que contenga todas tus layouts y detalles estándar. Puedes ahorrar un montón de tiempo y reducir los errores mediante la estandarización de los documentos que produces. Reutiliza todo.
  16. Personaliza tus herramientas para trabajar de la forma que trabajas. La mayoría del software moderno es flexible. Puedes personalizar el software utilizando el API o la interfaz de programación de aplicaciones. Con un poco de esfuerzo y algunos conocimientos de programación, toma bajo control tu software y haz que funcione mejor y más rápido.
  17. Utiliza macros para automatizar tareas repetitivas. ¿Por qué hacer el trabajo sucio cuando tu computador puede hacerlo por ti? Sí, se necesita un poco de programación, pero puedes ahorrarte mucho tiempo a la larga. Cuanto más frecuentemente haces una tarea, mayor es el ahorro de tiempo.

Equilibrio entre Trabajo y Vida Personal

En opinión de Galloway, el equilibrio entre la vida laboral y personal se acumula con el capital profesional: al hacer sacrificios personales desde el principio, los trabajadores pueden lograr cierta armonía más adelante en sus vidas laborales. Los trabajadores más jóvenes, agrega, se encuentran en la etapa de sus carreras en la que pueden dedicar la mayor cantidad de energía posible para asegurar el equilibrio posterior entre el trabajo y la vida. “Todos los jóvenes deben ser realistas sobre qué tipo de capital necesitarán para mantener su vida y el compromiso que deben asumir cuando son jóvenes para obtenerlo”, dice. Galloway dice que más adelante en sus carreras, una vez que están bien establecidos, las personas pueden tomar una decisión: disfrutar de un estilo de vida más equilibrado o elegir puestos de alto nivel. “El punto clave es que cambiar de marcha es una opción para ellos”, agrega.

Sin embargo, muchos de los factores que empujan a los jóvenes a comprometerse con sus carreras desde el principio no han cambiado. Tomas Chamorro-Premuzic, profesor de psicología empresarial en University College London, dice que los lugares de trabajo generalmente recompensan la rutina sacrificada - y por tanto aquellos que priorizan el equilibrio entre el trabajo y la vida pueden quedarse atrás.

Pero si bien estos beneficios pueden ser agradables, los cambios a largo plazo pueden ser más significativos; el ascenso de los trabajadores millennial y la generación Z en las filas quizás podría cambiar lentamente esa mentalidad que dicta que los jóvenes tienen que trabajar más arduamente. Galloway compara el equilibrio entre el trabajo y la vida personal con una inversión: se debe realizar un esfuerzo temprano e intenso para trabajar con el fin de comprar la flexibilidad cuando más se necesita. “La realidad de invertir es que es lento y aburrido”, agrega.

Consejos Prácticos para la Integración Trabajo/Vida

Mucha gente ha ofrecido planes para mejorar nuestra integración entre el trabajo y la vida, pero tienden a centrarse en la eficiencia en lugar de abordar los conflictos cognitivos. El simple hecho de reconocer la necesidad de integrar tu trabajo a tu vida personal requiere de conciencia. Nuestros límites no son sólidos como un muro de piedra: un marco de tiempo y ubicaciones definidas pueden ayudar, pero al final los límites también deben ser cognitivos. Nuestra mente tiende a vagar a lugares a los que preferiríamos que no fuera - como ponerse a pensar sobre el trabajo cuando intentamos conciliar el sueño.

  1. Mira el ejercicio anterior y deja que te informe mientras planificas. La planificación semanal o incluso diaria es tiempo bien empleado. A medida que programes, planea asumir tus tareas laborales importantes primero cuando estés en su mejor momento. Programa tiempo para ti mismo y tus seres queridos también.
  2. Encuentra «trucos» tecnológicos que te ayuden a planificar y coordinar esos planes con otras personas, como usar y compartir Google Calendar en casa y en el trabajo.
  3. En casa, esto significa hacer que las personas con las que vives hagan su parte.
  4. Haz el trabajo duro en ráfagas, evitando las interrupciones y el multitasking. Serás más productivo y creativo si tomas descansos que usan otras partes de tu cerebro.
  5. Puede estar bien recibir llamadas cuando preparas la cena, pero solo si le das el tiempo que realmente quieres fuera del trabajo y los pensamientos de trabajo no se quedan contigo toda la noche.
  6. Para la integración laboral/personal, es esencial ser «el verdadero tú» en el trabajo.

Trata de hablar con familiares, amigos y colegas sobre lo que es más importante para ti. Pregúntales acerca de sus propios valores, necesidades y responsabilidades. Puedes descubrir lo que tienes en común con tus compañeros de trabajo. Las cosas pasan, hasta los mejores planes salen mal y la mayoría de nosotros no tenemos las expectativas más realistas. Es posible que tu casa no esté tan limpia como te gustaría, que el cabello de tus hijos pueda estar mejor cepillado y que no todos tus resultados del trabajo estén a la altura.

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