Muchas veces prescindimos de la comunicación interna, considerando que no es necesario tener una estrategia porque “todo funciona bien” y asumiendo que nuestros colaboradores conocen la misión de la empresa, negocio u organización.
Es un error frecuente creer que se trata de un valor agregado; sin embargo, cuando nos afectan crisis externas nos damos cuenta de lo relevante que es tener canales y estrategias de comunicación que nos permitan generar dinámicas de trabajo efectivas.
En el entorno de las pequeñas y medianas empresas, el tiempo es uno de los recursos más valiosos.
Sin embargo, muchas organizaciones pierden horas valiosas en encuentros poco estructurados y con resultados limitados.
La importancia de la comunicación escrita
¿Cuándo? Solo cuando es estrictamente necesario, las comunicaciones requieren el contacto persona a persona.
Las comunicaciones basadas en acuerdos, minutas, manuales y textos ahorran tiempo en reuniones a veces improductivas y aceleran el trabajo cotidiano al reducir las interrupciones de nuestras tareas.
El espacio de reunión debe ser la última opción y no la primera.
Cinco personas en una reunión de una hora, no es una hora menos de trabajo: son cinco horas menos.
Y si es necesario recurrir a una reunión presencial, recuerda: a las discusiones que son significativas porque de ellas derivarán decisiones importantes para tu organización, dales el tiempo significativo que requieren.
Lo primero (y más difícil): olvídate del chat para la toma de decisiones u organización de actividades.
Si bien el chat para resolver problemáticas de manera rápida puede ser eficiente, lo es solo a corto plazo.
Piensa, pides una instrucción para ingresar a una plataforma y te la dan por chat.
“¡Genial, ya puedo ingresar sin esperar que me respondan un correo!”… pero, ¿qué pasa si quieres ingresar a esa misma plataforma un mes después?
En todos los casos la comunicación no tiene relación con la agenda diaria y los tiempos que te permiten reunirte con tu equipo: escribir es mucho más efectivo y no depende de los tiempos individuales, es asincrónica y siempre, antes o después, va a alcanzar al receptor.
Nunca esperes respuestas inmediatas a menos que se trate de una emergencia.
Ahora, cuando tu compañía es pequeña, con menos de 50 personas, tienes menos posibilidades de tener malos entendidos… porque recuerda: los problemas de comunicación SIEMPRE son de malos entendidos.
La comunicación excesiva a veces interrumpe y genera procesos menos productivos.
Horarios: compartir una tarea a las 5pm de un viernes puede no ser la mejor idea. A las 6.00AM tampoco: genera rechazo de tus colaboradores o que trabajen los fines de semana cuando podrían organizarlo dentro de su horario laboral.
¿Puedes hacer que la información que estás entregando llegue a tus colaboradores con la urgencia/importancia que le estás dando? Si no es así, replantea tu estrategia.
Que para ti sea importante no significa que lo sea para los demás.
Comunicar es convencer.
Haz preguntas todo el tiempo, tus colaboradores tienen mucho que decir pero no lo harán por temor, porque lo consideran inapropiado o porque no saben que es relevante.
La urgencia está sobrevalorada. ¿Era realmente relevante al punto que tuvieras que sacar a tu colaborador de sus funciones regulares?
Los canales son importantes: volvemos al tema del chat.
Está bien que quieras ir directo al grano (verbalmente o por escrito), pero recuerda: hay acciones que necesitan contexto.
Contextualiza. Las estrategias para una comunicación efectiva con tu equipo tienen que incorporar los datos.
Explica por qué determinada acción más compleja o más urgente es relevante para el crecimiento de tu empresa.
La comunicación es la base sobre la cual construimos una cultura organizacional sólida.
Consejos para reuniones más efectivas
Las reuniones bien gestionadas permiten tomar decisiones oportunas, alinear al equipo y establecer prioridades claras.
Transformar estos espacios en instancias de valor implica un cambio en la forma de planificarlas y ejecutarlas.
Toda reunión debe tener una razón específica. Establecer un objetivo claro ayuda a enfocar la conversación y evita desvíos innecesarios.
Una de las claves para tener reuniones efectivas es diseñar una agenda concreta con los puntos a tratar.
Además, asignar tiempos específicos a cada tema ayuda a evitar que las discusiones se extiendan indefinidamente.
Invitar a las personas necesarias -y solamente a las necesarias- es otra práctica esencial.
Cada integrante debe tener un rol claro: aportar información, tomar decisiones o ejecutar acciones derivadas.
Un entorno donde todos se sienten escuchados genera mejores ideas y decisiones más consensuadas.
Una reunión solo es verdaderamente productiva si genera acciones concretas.
Al finalizar, es clave registrar los acuerdos tomados, responsables asignados y fechas de cumplimiento.
La falta de seguimiento es una de las principales razones por las que muchas reuniones productivas pierden su impacto con el tiempo.
No todas las reuniones deben seguir el mismo formato. Existen encuentros informativos, de coordinación, estratégicos o de revisión de resultados.
Según Peter Drucker: “La productividad no es una casualidad.
Transformar tus reuniones comienza con una decisión consciente de liderar con claridad y propósito.
Evalúa cómo se están llevando a cabo tus reuniones hoy. ¿Están alineadas con tus objetivos? ¿Generan resultados? Es momento de dar el paso hacia una cultura de trabajo más efectiva.
Ajusta, mejora y lidera con intención.
Estrategias para mejorar la dinámica de equipo
- Apagar los dispositivos: Permite que nuestro cerebro se abra.
- En reuniones orientadas a resolver problemas o tomar decisiones: Siempre que el tiempo lo permita y requieras mejorar la confianza, resiste a la tentación de ofrecer soluciones.
En su lugar, haz preguntas capciosas que provoquen una discusión más profunda.
Aquí están algunos de mis favoritas:
- ¿Por qué?
- ¿Para qué?
- ¿Cómo mediremos el éxito?
- ¿Se puede ampliar al respecto?
- Ese es un punto interesante, pero parece contrario a la intuición: ¿en qué contexto se aplicaría?
- ¿Por qué funciona?
Demostrarás humildad e interés en lo que otros tienen que decir.
- Las personas que piensan más de lo que hablan, a menudo son arrasadas en las reuniones por aquellos que tienden a pensar en voz alta. Tu trabajo es crear espacio para ellos. Si es posible, comparte información relevante y puntos de discusión antes de la reunión, para que puedan comenzar a pensar en ello.
Luego, durante la reunión, busca oportunidades para atraerlos a la conversación.
Preguntas como "¿Qué te ha llamado la atención hasta ahora?" o "¿Qué más podríamos tener que considerar?" puede ser muy eficaz.
Tener la oportunidad de contribuir nos ayuda a sentir que nos han escuchado.
Evaluación del desempeño y habilidades blandas
- Proporciona información y recursos con anticipación Si durante el año has entregado retroalimentación a tu equipo, lo que surja durante la conversación sobre el desempeño no debería ser una sorpresa.
Aun así, cuando completes la evaluación de un colaborador, envíasela con anticipación. Eso le da el espacio para procesar tus comentarios, formular preguntas y abordar su revisión como una conversación, en lugar de una inspección.
- Concéntrate en la producción, no en las horas Los días en que una jefatura determinaba el rendimiento en función de la cantidad de tiempo que dedicaban a la oficina, han terminado.
Esos tipos de métricas de productividad están anticuadas y simplemente no encajan con la forma en que la gente trabaja hoy. Después de todo, si un empleado logra obtener buenos resultados trabajando menos horas (por el motivo que sea), eso es bueno para todos.
Reconoce a las personas por lo que contribuyen, no por sus horas de trabajo. También muestra que eres empático con los desafíos adicionales, que las personas puedan haber experimentado en tiempos complejos.
- Enfatiza las habilidades blandas Algunas cosas son fáciles de evaluar. ¿La persona completó sus tareas y cumplió sus objetivos? Estupendo. Pero eso por sí solo, no es lo que hace que tenga un desempeño más alto.
Presta atención a las habilidades blandas y a las cualidades menos tangibles también. ¿Un miembro del equipo mantiene relaciones sólidas y positivas con sus compañeros? ¿Son los primeros en ofrecerse como voluntarios para ayudar con un desafío? Esas contribuciones también merecen elogios.
- Define y comunica las metas Es posible que todos estemos viviendo en un estado permanente de incertidumbre, pero eso no debería aplicarse a las expectativas de rendimiento. Es fundamental hacer que las metas y los requisitos sean lo más claros posible.
Colabora con los empleados para establecer objetivos para los próximos meses (utiliza el marco de objetivos SMART para mayor claridad), documéntalos y luego guárdalos en un lugar accesible, como Confluence.
Beneficios del trabajo en equipo
- Las grandes ideas no provienen de genios solitarios Albert Einstein se lleva todo el crédito por haber descubierto la teoría de la relatividad, pero la verdad es que se basó en las conversaciones con amigos y colegas para perfeccionar su concepto. Y ese es casi siempre el caso. “Detrás de cada genio hay un equipo”, dice Murphy.
- Las diversas perspectivas ayudan a encontrar innovaciones ganadoras Según Frans Johansson, autor de El efecto Medici, algunas de las ideas más innovadoras ocurren en “la intersección”, el lugar donde convergen ideas de diferentes industrias y culturas.
“La mayoría de la gente piensa que el éxito proviene de rodearse de otros que son como usted”, dice Johansson.
“Pero el verdadero éxito y la innovación revolucionaria implican incomodidad.
La incomodidad te empuja a crecer. Aquí es donde entran en juego las diferencias de experiencia, opinión y perspectiva.
La diversidad es un camino bien documentado para desbloquear nuevas oportunidades, superar nuevos desafíos y obtener nuevos conocimientos ".
Encontró que los equipos compuestos por miembros de diversos orígenes (género, edad, etnia, etc.) son más creativos y funcionan mejor hasta en un 35%, en comparación con equipos más homogéneos.
En lugar de mirar un problema desde su punto de vista individual, obtiene una imagen de 360 grados, lo que puede llevar a un aumento exponencial de ideas.
La investigación de la Universidad de Tufts sugiere que simplemente estar expuesto a la diversidad puede cambiar tu forma de pensar.
- El trabajo en equipo puede hacerte más feliz En un estudio a más de 1,000 personas en una variedad de industrias, se descubrió que cuando se fomenta la retroalimentación honesta, el respeto mutuo y la apertura personal, los miembros del equipo tenían un 80% más de probabilidades de informar un mayor bienestar emocional.
Tener empleados felices es un objetivo valioso en sí mismo, pero la empresa también se beneficia. Una investigación de la Universidad de Warwick en Inglaterra sugiere que los empleados felices son hasta un 20% más productivos que los empleados infelices.
- Cuando trabajas en equipo, creces como individuo Ser parte de un equipo puede ayudarte a crecer.
“Al compartir información y esencialmente capacitarse entre sí, cada miembro individual del equipo puede prosperar”, dice Murphy.
Puede descubrir nuevos conceptos de colegas con diferentes experiencias.
También puede aprender de los errores de otra persona, lo que le ayudará a evitar errores futuros.
Incluso podrías aprender algo nuevo sobre ti mismo, dice Susan McDaniel, PhD, psicóloga del Centro Médico de la Universidad de Rochester y una de las editoras invitadas de “La ciencia del trabajo en equipo”.
“Todos tenemos puntos ciegos acerca de nuestros comportamientos y fortalezas de los que quizás no nos demos cuenta, y la retroalimentación de un miembro del equipo puede exponerlos”, dice ella.
Reconocer estas fortalezas y abordar las debilidades puede convertirlo en un mejor miembro del equipo e incluso en una mejor persona.
“Quizás trabajando en equipo descubras que podrías ser un mejor oyente.
- Compartir la carga de trabajo alivia el agotamiento Un estudio reciente de Gallup de casi 7500 empleados a tiempo completo encontró que el 23% de los empleados se sienten agotados en el trabajo muy a menudo o siempre. Otro 44% dice que a veces se siente así. ¿Qué ayuda? Compartir la carga.
Los miembros del equipo pueden brindarse apoyo emocional entre sí porque a menudo comprenden las demandas y el estrés de completar el trabajo incluso mejor que los gerentes, dice Ben Wigert, investigador principal de la práctica de administración del lugar de trabajo de Gallup.
El estudio también encontró que saber que su jefe le respalda también protege contra el agotamiento.
- Dividir el trabajo te permite desarrollar tus habilidades Los cambios en la tecnología y el aumento de la globalización significan que las organizaciones enfrentan problemas tan complejos que una sola persona simplemente no puede poseer todos los conocimientos necesarios para resolverlos, dice Wigert.
Cuando los miembros del equipo usan sus habilidades únicas para brillar en sus propios roles, se crea un ambiente basado en el respeto mutuo y la cooperación que beneficia a todo el grupo, señala Murphy.
- El reconocimiento de otros miembros del equipo puede mejorar tu productividad Recibir una palmada en la espalda del jefe puede impulsar la motivación de un empleado, pero recibir elogios de un miembro del equipo puede ser incluso más efectivo.
Los participantes informaron que tener el respeto de sus compañeros era la razón número 1 por la que hacen un esfuerzo adicional en el trabajo.
- Trabajar en equipo te ayuda a tomar riesgos que valen la pena Cuando trabajas solo, es posible que dudes en arriesgarte. ¿Qué pasa si una idea que sugieres fracasa? Cuando trabajas en equipo, sabes que tienes el apoyo de todo el grupo al que recurrir en caso de fracaso.
Esa seguridad generalmente permite que los equipos asuman el tipo de riesgos de nuevas ideas.
Pero aquí hay un lugar donde el tamaño sí importa. Las ideas más disruptivas a menudo provienen de equipos pequeños, sugiere una investigación reciente en la revista Nature, posiblemente porque los equipos más grandes discuten más, lo que puede obstaculizar el desarrollo de esas grandes ideas.
Los investigadores de Wharton Business School también descubrieron que lo pequeño es el secreto del éxito: descubrieron que los equipos de dos personas tardaban 36 minutos en construir una figura de Lego, mientras que los equipos de cuatro personas tardaban 52 minutos en terminar, es decir un 44% más.
No existe un tamaño ideal de equipo pequeño definitivo, pero considere seguir la regla de las 2 pizzas del CEO de Amazon, Jeff Bezos: no importa cuán grande sea tu empresa, los equipos no deberían ser más grandes de lo que dos pizzas pueden alimentar.
- Cuando trabajas en equipo, te sentirás menos estresado Si tu equipo tiene buena energía, se animan e inspiran mutuamente y se divierten juntos, se sentirán menos estresados, dice Murphy.
“Los estudios demuestran que el estrés nos vuelve tontos y nos lleva a cometer más errores”, dice Murphy.
Por supuesto, lo contrario también es cierto: cuando tu equipo se sienta menos agotado, cometerá menos errores.
Vale la pena tenerlo en cuenta, especialmente si forma parte del 61% de los trabajadores que mencionan el trabajo como una fuente importante de estrés.
- La buena comunicación impulsa tu creatividad Las soluciones obsoletas a menudo surgen de trabajar en el vacío. Cuando personas con diferentes perspectivas se juntan en un brainstorming, las ideas innovadoras pueden salir a la superficie, con una salvedad.
Claves para la coordinación de equipos
Coordinar un equipo para que consigan un objetivo o alcancen una meta, puede ser todo un desafío.
Para lograr una coordinación exitosa, necesitas herramientas clave y rutinas que lo hagan todo más fluido.
- La comunicación es fundamental para cualquier tipo de relación, pero se debe trabajar aún más cuando las relaciones son a distancia y no presenciales. De esta forma, podrás saber en que está cada uno de los integrantes de tu equipo, ir guiándolos en sus tareas diarias y orientarlas a un trabajo en equipo. Hacer una minuta pre y post reunión te puede ayudar a ordenar los temas a tratar e intentar de cubrirlos todos junto a tu equipo.
Recuerda que cada integrante de tu equipo vive diferentes situaciones que pueden afectar su día a día y su rendimiento.
- Con metas claras se mejora la comunicación y se llega a un mismo objetivo en común de forma exitosa. Al igual que se coordina una reunión semanal, es clave definir objetivos y metas semanales para alinear el trabajo hacia un mismo fin. Revisa el cumplimiento semanal: Al final de cada semana, es útil revisar los logros y errores encontrados, cómo se resolvieron y qué problemas aún quedan.
Así, se puede gestionar mejor la situación, proporcionar herramientas para superar los problemas y fomentar una mayor proactividad para avanzar.
- Lograr una buena coordinación de equipo significa apoyarte en sus integrantes y aprender a delegar, confiar en las habilidades de cada uno de ellos y que las cosas se harán bien sin estar todo el tiempo encima.
Si dentro del equipo hay personas con las que es más fácil acercarte, apóyate en ellas. Cuando exista mucha presión, es importante aprender a delegar y entregar responsabilidades.
- Todo siempre es mejor cuando se deja por escrito, de esta manera queda documentado y puede servir como referencia para el futuro. Documentar te servirá como respaldo de tu acción y de los procesos que se implementaron para llegar a una meta u objetivo. Mayor ejecución:Todo será más eficiente si cada integrante del equipo conoce lo que se espera de ellos.
Asigna tareas según sus habilidades y competencias.
- Para coordinar un equipo también se necesita motivar y contener a cada uno de los integrantes Es por eso que el feedback y el reconocimiento es tan importante. Los colaboradores necesitan una voz que los guíe y apoye, no importa si es en forma presencial o virtual.
Retroalimenta a tus colaboradores: Entrega feedback acerca de los avances y desafíos del cumplimiento de objetivos. Antes de hablar, debes saber que todos los colaboradores son distintos y tienen variadas formas de reaccionar o tomarse las situaciones.
- Crear un plan para fomentar la interacción social remota Generar espacios para hablar de otros temas que no sean laborales.
Concursos, juegos, activaciones, etc. Buk es una plataforma integral que digitaliza tu área de recursos humanos, creamos soluciones para que tu empresa cree lugares de trabajo más felices. Creemos que un lugar que genere confianza, pertenencia y propósito te llevan a la excelencia.
Formación de equipos de trabajo eficaces
La formación de equipos de trabajo dentro de un negocio es un asunto muy relevante, sobre todo para las pequeñas y medianas empresas como las nuestras (los emprendimientos).
Es importante fijar el tamaño y los límites del equipo, establecer sus procedimientos y especificar las normas de conducta que se seguirán.
Es básico identificar claramente las necesidades y los roles a cubrir, así como los objetivos que se esperan de cada uno de estos papeles.
Para seleccionar a las personas con las aptitudes más adecuadas para conformar el equipo, se deben identificar primero cuáles son las competencias requeridas para desempeñar satisfactoriamente los roles que se definieron.
Ten en cuenta que cada persona tiene talentos y habilidades que, si son bien canalizados, potenciarán el trabajo del grupo.
Un equipo que comparte una visión, se enfoca y genera confianza, sabe hacia dónde se dirige y por qué debe llegar ahí.
Resulta muy provechoso que una vez que el equipo se pone en marcha, se organicen reuniones periódicas para conocer avances y experiencias de cada uno de los integrantes.
Las lluvias de ideas son reuniones en que pones un tema y los participantes lanzan libremente sus ideas, sin ningún control, por eso es lluvia.
Ante las grandes corporaciones, es posible que las pymes, como las nuestras, no puedan competir por volumen de producción, pero sí por calidad de sus productos o servicios y su innovación.
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