El registro de asistencia laboral es una herramienta clave en la gestión laboral, utilizada tanto por empleadores como empleados para mantener un registro preciso de la jornada laboral. En Chile, su regulación proviene de la Ley N° 16.744 sobre Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales. Esta normativa establece la obligatoriedad de llevar un libro de asistencia para controlar las horas laboradas y garantizar el cumplimiento de los derechos laborales.
El dictamen N°2927/58 regula, los sistemas de marcación en Chile. Establece los requisitos de cómo llevar los sistemas digitales de registro y control de asistencia laboral en las empresas.
Importancia del Registro de Asistencia
El libro de asistencia, esencial en la gestión laboral, registra la presencia de los empleados en su jornada de trabajo. También actúa como un mecanismo transparente para monitorear la presencia del personal, proporcionando una base documental ante posibles contingencias legales. Es una herramienta clave para empresas y empleados, asegurando el registro adecuado de las horas laboradas y cumpliendo con las disposiciones legales establecidas en la legislación chilena.
Los empleados deben registrar su entrada y salida diaria, anotando cualquier ausencia o permiso. Los empleadores, a su vez, monitorean estos registros para garantizar el cumplimiento de horarios y gestionar eficientemente la planificación laboral. Este registro preciso, no solo cumple con las regulaciones legales, sino que también facilita la gestión de recursos humanos y respalda la transparencia en las relaciones laborales. Además contribuye a un entorno laboral justo que cumple las normativas establecidas.
Normas para el Libro de Asistencia
El correcto uso del libro de asistencia implica adherirse a normas clave para garantizar su eficacia y cumplimiento legal. En primer lugar, es esencial que los empleados registren puntualmente su entrada y salida diaria, incluyendo cualquier ausencia o permiso. Los empleadores deben asegurarse de que estos registros sean precisos y reflejen con exactitud la jornada laboral. Además, debe contener información sobre horas extras, permisos y licencias, proporcionando una visión completa de la presencia y disponibilidad del personal. Cumplir con estas normas no solo respalda la transparencia en las relaciones laborales, sino que también asegura el adecuado cumplimiento de las disposiciones legales, promoviendo un entorno de trabajo justo y conforme a la normativa vigente.
La falta de registro preciso tiene consecuencias tanto para el trabajador como para el empleador, dependiendo de la gravedad y frecuencia de las irregularidades. Si un trabajador no registra adecuadamente sus horas de trabajo o comete errores sistemáticos, podría enfrentar acciones disciplinarias que van desde advertencias hasta sanciones más severas, según las políticas internas de la empresa.
Para el empleador, la falta de registros precisos puede generar problemas en la gestión del personal, afectar la planificación laboral y, en casos extremos, resultar en disputas legales. Además, el incumplimiento de las normativas laborales relacionadas con el registro de horas puede acarrear sanciones y multas.
Ejemplo de Libro de Asistencia Laboral
Este es un ejemplo simplificado de cómo podría ser un formato de asistencia para un trabajador durante una semana:
| Fecha | Entrada | Salida | Horas Trabajadas |
|---|---|---|---|
| 2023-01-02 | 08:30 | 17:00 | 8.5 |
| 2023-01-03 | 09:00 | 18:00 | 8.0 |
| 2023-01-04 | 08:45 | 17:30 | 8.75 |
| 2023-01-05 | 08:15 | 16:45 | 8.5 |
| 2023-01-06 | 09:30 | 17:15 | 7.75 |
En este ejemplo:
- La columna «Fecha» indica el día correspondiente.
- «Entrada» y «Salida» registran la hora de inicio y finalización de la jornada laboral.
- «Horas Trabajadas» calcula automáticamente la diferencia entre la hora de entrada y la salida.
Este formato proporciona un registro diario de las horas laboradas durante una semana e influye en el pago de remuneraciones al final del mes. Es fundamental que los trabajadores completen estas entradas con precisión y que los empleadores supervisen regularmente el libro para asegurarse de que refleje de manera adecuada las horas trabajadas.
Estrategias y Tecnologías para el Control de Asistencia
Un control de asistencia es clave para registrar y contabilizar las horas de trabajo del personal. Los medios para llevarlo pueden ser físicos o digitales, aunque estos últimos son mucho más precisos y efectivos. Además, abarcan diversas tecnologías que se adaptan a las necesidades de cada empresa.
5 Estrategias para un Control de Asistencia Adecuado
Conoce cómo implementar un sistema eficaz de control de asistencia con estas cinco tecnologías clave que optimizarán la gestión de tu personal y mejorarán la productividad en tu empresa.
- Software de seguimiento de tiempo: Se trata de un sistema de marcaje online, que les permite a los trabajadores registrar su asistencia desde cualquier computador con conexión a Internet, usando solo un usuario y una contraseña.
- Sistemas de registro biométrico: Aquí es usual que encontremos dos soluciones que aprovechan los rasgos físicos de los colaboradores para registrar su asistencia:
- Huellero USB.
- Reconocimiento facial con detección de temperatura y sin contacto.
Las dos soluciones están conectadas a un sistema de control de asistencia en la nube y ofrecen marcajes 100% verificados, ya que las características biométricas de las personas son únicas y muy difíciles de falsificar. De hecho, es ideal para evitar el “buddy punching", práctica desleal en la que un trabajador ficha la entrada o salida de otro.
- Aplicaciones móviles: Funcionan de forma similar al software de seguimiento de tiempo, pero el marcaje se realiza mediante selfi y geolocalización. Es ideal para los trabajadores que se desempeñan en campo, fuera de las instalaciones de la empresa.
- Tarjetas de identificación electrónica: Es uno de los métodos más populares, tanto por su facilidad de implementación como por su eficacia. En líneas generales, entregamos a cada colaborador una tarjeta equipada con tecnología RFID o NFC, que debe pasar por un lector cuando llega al trabajo y cuando sale.
- Marcaje Call: Un método simple y efectivo en el que los trabajadores confirman su entrada y salida del trabajo mediante una llamada telefónica. La llamada es recibida por un sistema que utiliza la Inteligencia Artificial para hacer el reconocimiento de voz y garantizar que la persona al otro lado de la línea es quien dice ser.
Beneficios de Implementar Estrategias Efectivas de Control de Asistencia
Más allá de las obligaciones impuestas por la ley, el control de asistencia es necesario para la empresa. Cuando implementamos estrategias efectivas, gozamos de beneficios muy valiosos:
- Mejora en la planificación del personal: al controlar mejor la asistencia y hora de llegada de los colaboradores, podemos panificar de manera óptima la jornada laboral y asignar recursos de forma eficiente, garantizando que siempre haya personal suficiente para cubrir los flujos de trabajo.
- Reducción de errores en la nómina: si no tenemos un control de asistencia claro, podemos terminar pagando horas no trabajadas o dejando de pagar las efectivamente laboradas. La primera situación afecta la rentabilidad del negocio; la segunda, la satisfacción del empleado. Con la solución indicada evitamos ambos problemas.
- Promoción de una cultura de responsabilidad y compromiso: cuando los trabajadores saben que están bajo control, saben que deben cumplir al pie de la letra la jornada laboral. Esto reduce las bajas de productividad relacionadas con la impuntualidad, el ausentismo y las salidas antes del horario estipulado.
- Toma de decisiones informadas: el sistema va almacenando datos sobre asistencia, puntualidad y horas no trabajadas de los colaboradores, que podemos visualizar en un dashboard intuitivo.
Normativa Legal y la Dirección del Trabajo
En primer término, nuestra norma laboral establece, en el artículo 33 del Código del Trabajo, que llevar el registro de asistencias de los trabajadores afectos a jornada laboral es una obligación del Empleador. Por lo anterior, cabe a éste determinar el tipo de sistema de registro de asistencias, ocuparse de su correcto funcionamiento y tomar las medidas pertinentes, dentro de su poder de dirección, para que se cumplan dichos objetivos. Así lo expresa la Dirección del Trabajo, mediante Dictamen Nº1140/27 de 24.02.2016: “el empleador será siempre responsable de la operación y mantención de los componentes que constituyen la plataforma de control de asistencia electrónica”.
El Ordinario N°2273 de fecha 24.09.2021, que se pronuncia al respecto, establece: “no existe inconveniente para que los trabajadores utilicen elementos propios para la prestación de sus servicios personales, en la medida que tal circunstancia obedezca a una manifestación libre de su voluntad”. En Dictamen N°2900/028 de fecha 27.10.2020, se pronunció señalando que “no hay inconveniente en que los dependientes asuman dicho compromiso en la medida que, evidentemente, se trate de un acto voluntario que se encuentre debidamente pactado e incorporado en los contratos o anexos individuales”. En otras palabras, la implementación no puede responder a una decisión unilateral del Empleador, si no que siempre provenir de un acuerdo.
En Ordinario N°2273 ya referido estableció que “no existen impedimentos jurídicos para utilizar la geolocalización como parte de los sistemas de registro de asistencia. Sobre lo anterior, el Dictamen N°1140/027 ya había señalado que: “cuando los sistemas de registro de asistencia contemplen el uso de dispositivos móviles -smartphones, por ejemplo- siempre deberán ser portados por el trabajador o, si ello no es posible por el tipo de mecanismo, el equipo siempre debe encontrarse disponible para realizar marcaciones, no pudiendo quedar nunca la determinación de la hora del registro al mero arbitrio del empleador”.
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