Un buen registro de jornada laboral se asocia con una empresa que maneja el control de horas de forma eficiente y organizada, llevando al día la asistencia. Para hacerlo de manera sencilla, esta guía será tu aliada en la gestión de recursos humanos. El principal objetivo aparece en el artículo 33 del Código del Trabajo.
El artículo 33 del Código del Trabajo es específico. Tenemos este dictamen de la Dirección del Trabajo, el cual moderniza cómo se debe llevar una planilla de asistencia laboral. Ahora es válido y legal usar un sistema computacional de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo. Ten en cuenta, que, desde febrero de 2018, entra en vigencia esta nueva normativa de la Dirección del trabajo.
Como venimos diciendo, el registro correcto y a tiempo, mediante cualquier mecanismo autorizados de los ya mencionados, te ayuda a manejar la planilla de asistencia laboral al día.
Obligaciones y Normativas Clave
La Dirección del Trabajo, es clara en cuanto a las herramientas para el control de asistencia. Es el tipo de registro clásico y que aún se emplea en algunas empresas. Sin embargo, existe la ideas de promover el uso de este registro pero de forma digital.
La norma legal dice que el empleador deberá implementar a su costo un mecanismo fidedigno de registro de cumplimiento de jornada de trabajo a distancia, para trabajadores que prestan servicios fuera. Ya sabrás que al contar con un control horario fiel y efectivo es la mejor decisión.
La DT exige que el empleador tenga un registro histórico de asistencia de, mínimo, cinco años por cada empleado. Los recursos humanos están en la obligación de compartir los registros de asistencias con el empleado. Eso lo indica la DT. Por eso, es importante poder contar con estos reportes de manera digitalizada.
Normativa relevante:
- 📝 Normativa 3.0, 1140/27: Se moderniza la manera de llevar la asistencia en una planilla. Ahora es legal contar con un sistema computacional de control de asistencia y horas de trabajo.
- 📄 Normativa 3.0, 5849/133: Con el objetivo de regular los sistemas de asistencia digital, este dictamen detalla que cada colaborador debe contar con acceso a la plataforma que alberga toda la información sobre su asistencia y horas trabajadas.
Consecuencias del Incumplimiento
Eludir una disposición legal en perjuicio del Estado o de terceros trae sanciones. Las sanciones en Chile por no tener registro de asistencia son altas. En Sesame HR, nos preocupamos de que no pagues multas innecesarias.
Teletrabajo y Control de Asistencia
Es probable, que más de un gerente de recursos humanos se haya rascado la cabeza pensando en cómo llevar la asistencia de los teletrabajadores ¿Cómo controlar? ¿Por productividad o sistema electrónico online?
Ya hemos señalado que, todos los empleados bajo la modalidad del teletrabajo también deben cumplir con una jornada laboral.
Herramientas y Métodos de Control de Asistencia
En primer lugar, la DT pide básicamente llenar un libro de asistencia laboral o un registro de reloj asistencia.
- Libro de asistencia laboral: Puede ser en un excel o de manera física en una libro con diferentes plantillas para rellenar los datos.
- Control de asistencia biométrico: Un sistema de identificación que permite registrar características únicas e identificables de una persona, pueden ser características de su rostro, huella, firma, patrón y entre otras.
- Reloj control con tarjeta de registro de usuario: Este método es muy sencillo, el colaborador cuenta con una tarjeta de registro personal y debe realizar marcaje al momento de entrada y salida.
- Software de registro y georreferenciación: Son diferentes aplicaciones o software que permiten monitorear y llevar un conteo real de las horas trabajadas por los colaboradores.
Con solo tener un dispositivo conectado a internet, el trabajador puede marcar su asistencia a través de un reloj control.
Muchos de estos sistemas pueden instalarse sin problema en cualquier dispositivo móvil: teléfono celular, tablet, notebook o computador.
Huella dactilar, código QR entre otros sistemas biométricos, son herramientas modernas y útiles en el caso de que quieras más fidelidad reduciendo el margen de error en la identificación de uno de tus empleados. Un sistema de GPS, te dejará saber desde dónde marcan tus trabajadores. En caso de que tengas trabajadores en diferentes sedes, (algunas hasta zonas geográficamente remotas) o en constante movilidad.
Ventajas de un Software de Tiempo y Asistencia
Un software de tiempo y asistencia está diseñado para ayudar. Los empleadores requieren monitorear de manera eficiente los turnos de trabajo de los empleados. Igualmente, sirve para realizar un seguimiento de las horas reales trabajadas, las horas extras, las ausencias y las licencias.
- Obtendrás una visión general de las horas de trabajo de tus empleados.
- Puedes gestionar y controlar fácilmente las ausencias y vacaciones.
- Cumples con los requisitos legales.
- Evita los errores o malos entendidos con la contabilidad.
La Importancia de la Gestión de Horas Extras
Llegamos a un punto sustancial. ¿Qué pasa con las horas extras sino se registran correctamente?
Al contrario, es probable que el área de contabilidad y finanzas de tu empresa, es la encargada de sacar cuentas de todo ese tiempo adicional que trabaja un empleado después de su jornada laboral.
Los empleados pueden conocer el informe detallado de las horas adicionales trabajadas y el monto extra que van a cobrar.
Beneficios de un Control Horario Efectivo
Todo negocio quiere evitar pérdidas y aumentar las ganancias. Al invertir en un control horario, al momento de hacer la rendición anual a los socios, o propietarios, la empresa reflejará números azules en lugar de los temibles números rojos.
Cuando adquieres un reloj control puedes manejar informes o reportes confiables que permiten tomar decisiones contables o premiar, por ejemplo, puntualidad y lealtad a la jornada laboral.
Impacto en la Productividad y el Ambiente Laboral
El cumplimiento del horario laboral se puede mantener o al contrario corregir en los trabajadores que casi siempre llegan tarde. El absentismo de los empleados tiene un efecto desastroso en el progreso del equipo, los índices de desempeño y la productividad.
Es importante reconocer también que a mayor motivación del trabajador (conciliación laboral), mejores resultados obtendrá la empresa. Tus empleados no solo buscan seguridad económica, también necesitan certidumbre laboral en medio de un buen clima laboral.
Plantillas de Excel y Herramientas Digitales
En nuestra plataforma contamos con un módulo de asistencia y turnos pensado en hacer más eficaz y sencilla la gestión de asistencia de tu equipo en tiempo real. En cuestión de segundos tus colaboradores podrán marcar desde su celular, computador, reloj o tablet. ¿Te interesa entregar tecnología humana a tus equipos?
Sesame HR te ayuda a gestionar el personal de tu empresa de una manera sencilla, ágil y totalmente digitalizada.
Dashboard de Recursos Humanos
Un cuadro de mando o dashboard de recursos humanos no puede faltar en cualquier equipo de RRHH. Pues porque es capaz de juntar toda la información de manera muy conveniente. Y cuando la tienes a mano y organizada, es más fácil tomar las decisiones correctas. Y sí, claro que existen versiones digitalizadas y muy avanzadas que soportan muchos indicadores de recursos humanos.
Un dashboard o cuadro de mando integral de recursos humanos es una herramienta de representación gráfica y visualización. Como resultado, es una herramienta bastante flexible porque cada área desarrolla sus propios KPIs. Toma en cuenta que también es posible que cada empleado tenga su propio cuadro de mando.
La información organizada para un dashboard de recursos humanos se pueden compartir fácilmente. En segundo lugar, personal de diferentes áreas pueden visualizar rápidamente para hacerse una idea clara de un aspecto. Cada vez que los indicadores de recursos humanos se plasman en un dashboard, puedes obtener una visión estratégica en particular. Allí verás un gráfico de cómo ha cambiado en distintos periodos de tiempo. De ese modo puedes tomar decisiones para negociar nuevos salarios.
Existen muchos indicadores de recursos humanos. Pero algunos son los más básicos y no deberían faltar en un dashboard de RRHH. Se trata más bien de temas generales de los cuales obtener luego temas específicos según las necesidades de la empresa. Cantidad de empleados en un período de tiempo determinado. En todo caso, dependerá de los objetivos de RRHH de cada empresa orientarse en los datos que necesita con precisión.
En este sentido, los OKR como metodología de trabajo han ido ganando espacio en el área de recursos humanos.
La plantilla de dashboard de recursos humanos en Excel que te anexamos aquí, contiene modelos muy útiles de indicadores de recursos humanos. Además puedes aplicarlos a cualquier departamento de RRHH. En esta página incluida en la plantilla descargable, encontrarás el tipo de información que necesitas para preparar el dashboard.
Plantillas Gratuitas
¿Quieres una plantilla para mejorar la gestión de turnos en tu empresa? Necesitas un plan. O, mejor dicho, un cuadrante de turnos de trabajo. Con la plantilla de turnos de trabajo en excel gratis lo obtienes.
Con esta plantilla para hacer tu propio cuadrante podrás tener una vista mensual de los trabajadores que trabajan en turnos rotativos, de mañana, de tarde y de noche. También podrás introducir el nombre de los trabajadores y el tipo de turno que harán cada día.
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Con el formato de control de asistencia de personal, podrás registrar de manera fácil y sistemática las horas de entrada y salida de tus empleados. Obtén una visión clara de la puntualidad y el cumplimiento de horarios, lo que te permitirá tomar decisiones basadas en datos con respecto a la gestión del tiempo y la planificación de recursos.
Glosario de Términos
- RUT empresa: Rol único tributa, sirve como código de identificación de empresas.
- RUT (personal): Número de documento de identidad.
- Holgura: Espacio de tiempo permitido para el registro de asistencia sin aplicar descuentos, tanto al ingreso como a la salida.
- Váucher laboral: Comprobante de marcación, enviado por correo al colaborador y al encargado de asistencia, después de cada registro.
Consideraciones Finales
Vale la pena registrar el tiempo para los empleados y obedecer con lo que dice la normativa legal. Todo ello con logros exitosos para la forma de gerenciar tu empresa.
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