Planilla de Asistencia para Trabajadores: Ejemplos Infalibles y Mejores Prácticas que Debes Conocer

Una empresa que lleva un buen registro de las horas y asistencia de sus colaboradores, es un lugar que se preocupa por incentivar la productividad en los horarios laborales y contar con una mejor gestión de los tiempos de trabajo.

Normativa y Modernización en el Control de Asistencia

El libro de asistencia es impulsado por la Dirección del Trabajo con el artículo 33 del código del trabajo. Establece que para que los empleadores puedan llevar un control de las horas ordinarias y extraordinarias es necesario contar con un registro que puede ser un libro de asistencia de los colaboradores o un reloj.

Normativa 3.0, 1140/27: Se moderniza la manera de llevar la asistencia en una planilla. Ahora es legal contar con un sistema computacional de control de asistencia y horas de trabajo.
Normativa 3.0, 5849/133: Con el objetivo de regular los sistemas de asistencia digital, este dictamen detalla que cada colaborador debe contar con acceso a la plataforma que alberga toda la información sobre su asistencia y horas trabajadas.

Métodos de Control de Asistencia

Existen diversos métodos para llevar el control de asistencia de los trabajadores, cada uno con sus propias características y ventajas:

Libro de asistencia laboral: Puede ser en un excel o de manera física en una libro con diferentes plantillas para rellenar los datos.
Control de asistencia biométrico: Un sistema de identificación que permite registrar características únicas e identificables de una persona, pueden ser características de su rostro, huella, firma, patrón y entre otras.
Reloj control con tarjeta de registro de usuario: Este método es muy sencillo, el colaborador cuenta con una tarjeta de registro personal y debe realizar marcaje al momento de entrada y salida.
Software de registro y georreferenciación: Son diferentes aplicaciones o software que permiten monitorear y llevar un conteo real de las horas trabajadas por los colaboradores.

Primeros Pasos en la Gestión de Asistencia y Turnos

Para una gestión eficaz de la asistencia y los turnos, es fundamental seguir estos pasos:

Dashboard de inicio: Al ingresar al módulo de asistencia y turnos, se mostrará en la pantalla de inicio un dashboard interactivo que incluye un mapa dinámico y varios paneles informativos. Estos elementos están diseñados para facilitar tu trabajo diario al ofrecer una visión general, clara y actualizada.
Ficha del trabajador: Para avanzar en el proceso, es fundamental que la ficha del trabajador esté correctamente creada en el sistema, incluyendo toda la información requerida, uno de los aspectos clave dentro de esta ficha son las sucursales, las cuales deben estar registradas con su dirección, comuna, región y geolocalización correspondiente.
Permisos para trabajadores: Otro de los puntos claves que debes de considerar, es la asignación de los permisos los cuales permiten a los trabajadores realizar diversas acciones dentro de la App, como registrar su marcación diaria y acceder a los portales.

Una vez que ya tienes definido el sistema de marcaje, permisos, sucursales creadas y asignadas, puedes iniciar con la creación y asignación de turnos de tus trabajadores.

Creación y Asignación de Turnos

La creación de turnos es el proceso mediante el cual se establece un período específico de tiempo, donde el trabajador debe cumplir con su tarea, función o responsabilidad dentro de una organización, la creación del turno es fundamental en la gestión de personal para asegurar la cobertura operativa y el cumplimiento de horarios, es por ello que el mismo debe contar con la fecha de asignación, hora de inicio y hora de finalización entre otras consideraciones.

Existen varios tipos de turnos diurnos, nocturnos, rotativos, administrativos, es por ello que la segmentación de turnos por rubro responde a la necesidad de adaptar la gestión horaria a las particularidades operativas y funcionales de cada tipo de actividad.

Una vez que tienes creados los turnos, vas a poder identificarlos mediante la herramienta Listado de turnos, en la cual vas a poder visualizar el registro de todos los turnos que han sido creados dentro del sistema, este listado incluye detalles como ID, nombre del turno, detalles del turno y cualquier otra información relevante asociada a cada turno.

La asignación de turnos es el proceso mediante el cual se determina y registra el horario en el que cada trabajador debe cumplir su jornada laboral. Luego de la asignación de los turnos, podrás visualizar estas asignaciones mediante el listado de asignaciones, el cual muestra el listado de todos los turnos que han sido asignados a los trabajadores.

Consideraciones Importantes en la Asignación de Turnos

Debes tener en consideración que si necesitas modificar el horario de un turno, te recomendamos no editar ni eliminar el turno existente. En su lugar, crea uno nuevo con el horario actualizado. Esto se debe a que modificar o borrar un turno ya asignado puede alterar registros históricos e incluso afectar la corrección de marcas, ya que el sistema recalcula las jornadas pasadas en base a los nuevos valores del turno modificado.

Marcas y Jornadas Laborales

Las marcas son uno de los elementos fundamentales del control de asistencia. Se trata de los registros de entrada, salida y pausas que cada trabajador realiza durante su jornada. Estos registros son esenciales para calcular con precisión las horas trabajadas, horas extras e identificar atrasos, validar la jornada diaria y mantener un control efectivo del cumplimiento laboral.

Las jornadas representan el período de tiempo establecido durante el cual el trabajador debe cumplir con su turno asignado. En ellas se definen el horario de entrada, salida, horas extras, horas de atrasos, ausencias y la duración total del turno.

Reportes de Asistencia

Los reportes de asistencia son documentos generados por el sistema que consolidan la información relacionada con la presencia, puntualidad, ausencias y horas trabajadas de los colaboradores.

Tipos de Reportes de Asistencia

Informe de asistencia semanal: Este informe te proporciona datos detallados sobre turnos, jornadas y ausentismos, permitiendo visualizar un corte por semana para analizar las jornadas de trabajo.
Reporte diario: El reporte diario te permite ver la asistencia de los colaboradores dentro del mismo día. Es el único que no depende de la información contenida en la corrección de las jornadas.
Reporte días corridos: El reporte días corridos te permitirá saber la asistencia de un colaborador por un periodo completo, indicando las fechas diariamente, días con turnos, días sin turnos, ausentismos, horas extras, entre otros.
Reporte horas trabajadas: Este informe te proporcionará una amplia variedad de información sobre el colaborador, incluidas jornadas, registros y tiempos calculados.
Reporte horas extras: Este informe te permitirá obtener el total de horas extras acumuladas por todos tus colaboradores durante un período determinado.
Reporte de estado de horas extras: El reporte de estado de horas extra es útil para analizar las solicitudes realizadas tanto a través de la aplicación como del portal.
Reporte domingos y feriados: en este reporte, podrás verificar y obtener la información de tus colaboradores relacionada con los domingos y días festivos trabajados durante el mes.
Reportes avanzados: un reporte avanzado es un informe ajustado a necesidades específicas, donde se seleccionan los datos, filtros fundamentales para el análisis.
Reporte individual de asistencia: te permitirá generar un registro de la asistencia del colaborador por un período de tiempo específico.
Informe asignación personal futura: este informe ofrece una visión detallada de los turnos asignados a cada colaborador durante un periodo específico a futuro.
Reporte jornadas: este reporte es una herramienta clave en la gestión de asistencia y turnos, ya que proporciona una visión clara y detallada sobre las jornadas laborales de los colaboradores.

Traspaso a Remuneraciones

El traspaso de asistencia a remuneraciones es el proceso mediante el cual la información registrada en el sistema de asistencia, tales como horas extras y atrasos calculados en función de las marcas y correcciones aplicadas, se envía al módulo de remuneraciones.

Portal del Fiscalizador DT

El portal fiscalizador de asistencia es una plataforma digital diseñada para fiscalizadores de la Dirección del trabajo, a través del cual pueden ingresar a la plataforma de registro de asistencia y obtener los reportes necesarios para realizar sus labores de fiscalización.

Excepciones en el Registro de Asistencia

Todo trabajador en una empresa está sujeto a realizar un registro de asistencia que demuestre y compruebe sus horas empleadas. No obstante, de acuerdo con el “artículo 22” del Código del Trabajo, hay jefaturas que pueden ser excluidas de esta marcación de jornada.

En esta categoría, también se incluyen a todos los trabajadores que entregan sus servicios desde un lugar ajeno a la institución, es decir, aquellos que laboran en sus propios hogares o en lugares libres para realizar sus funciones.

Beneficios de un Sistema de Control de Asistencia Eficiente

Reporte al instante: Obtendrás todo tipo de reportes y podrás exportarlos en el formato que requieras; Horas extras, turno, etc.
Mejora la puntualidad y asistencia: Al tener un sistema de control de asistencia, los colaboradores son conscientes de que su presencia en el trabajo está siendo monitoreada.
Siempre en la nube: Los datos de asistencia estarán protegidos en la nube. La información quedará alojada en tiempo real. ¡Disponible cuando la necesites!.
Gestión del tiempo: Un sistema de control de asistencia eficiente puede permitir a los empleados gestionar mejor su tiempo y horarios de trabajo.
Reducción de Costos: Permite identificar y reducir los costos relacionados con ausencia no justificada y calculo correcto de las remuneraciones.
Toma decisiones al instante: En caso de ausencias e imprevistos, podrás tomar decisiones acertadas en tiempo real.

Métodos de Marcaje Alternativos

Llamada Telefónica: Software de asistencia de los trabajadores mediante llamada telefónica desde teléfono - fijos o móviles - autorizados en la empresa.
App Geolocalización: Software de geolocalización permitiendo ver la ubicación y ruta de los trabajadores. Sin inversión adicional. Con tecnología de biometría fácil. Disponible para Iphone y Android
Huella Digital: Lector de huella digital con USB para conectar en cualquier computador.

Preguntas Frecuentes sobre el Registro de Asistencia

A continuación, se responden algunas preguntas frecuentes sobre la gestión de la asistencia de los trabajadores:

¿Cómo ingresar un nuevo usuario al sistema?

Para poder ingresar un usuario nuevo, la persona que lo haga debe contar en su perfil con los permisos correspondientes para realizar esta acción.

¿Cómo desactivar un usuario?

Esta acción la puede hacer únicamente un usuario con perfil administrador, lo puede realizar de las siguientes formas:

Desactivación grupal o individual, siguiendo la ruta: Configuración (el ícono con forma de engranaje)>usuarios.
Desactivación individual, siguiendo la ruta: Configuración (el ícono con forma de engranaje)>usuarios>buscar usuarios.
Desactivación grupal, siguiendo la ruta: Configuración (el ícono con forma de engranaje)>grupos.

¿Cómo asignar turnos a los trabajadores?

Para poder asignar turnos, la persona que lo haga debe contar en su perfil con los permisos correspondientes para realizar esta acción. Se le explican las numerosas formas de agregar y asignar turnos en el sistema, dependiendo del tipo de planificación que necesite.

¿Cómo autorizar horas extras?

Esta acción la puede realizar únicamente un usuario con los privilegios necesarios para dicha acción. Se pueden autorizar de forma individual en la ruta: Reporte>Gestión de asistencia.

¿Cómo ingresar permisos a los trabajadores?

En caso de contar con los privilegios necesarios, se pueden entregar permisos por un día, o permisos por más de un día.

Permisos por un día: Al ingresar a la plataforma con las credenciales del usuario, en la zona de reportes, en el libro de asistencia, haga click en la zona “permiso” del día en cuestión, y agregue el permiso correspondiente.
Permisos de más de 1 día: Al ingresar a la plataforma con las credenciales del usuario, seguir la ruta Configuraciones (el ícono con forma de engranaje) > Operaciones masivas > Asignación Masiva de Permisos, seleccione ahí los días de permiso, el tipo de permiso, y el usuario o usuarios que tendrán este permiso.

¿Cómo recuperar la contraseña de un usuario?

En caso de tratarse de un Usuario del sistema, se cambia su contraseña y se envía al correo electrónico ingresado en la plataforma web.

¿Por qué un usuario no puede marcar asistencia?

Los principales motivos por los que un usuario no puede marcar asistencia son:

El usuario no está activo en el sistema
El usuario está marcando fuera de su horario
El usuario no está habilitado en el método de marcaje (Call, app, o Huellero USB)
El teléfono del que marca no está habilitado para su marca
Algún error que entrega la aplicación
No está ingresado en el grupo al que pertenece el Huellero USB

¿Se pueden eliminar marcas de asistencia?

Las marcas debido a la legislación actual no pueden ser eliminadas por la empresa. En caso de que una marca haya sido generada por error esta se puede retirar del libro de asistencia.

¿Cómo revisar por qué una marca no aparece reflejada en el libro de asistencia?

Para revisar porque una marca no aparece reflejada en el libro de asistencia, se debe revisar el reporte “Intentos de Marcaje” en la sección “revisión”, ahí podrá verificar la marca del trabajador, podrá leer el motivo del rechazo de la marca, y, si tiene los permisos necesarios, podrá transformar esta marca fallida en una marca aceptada.

¿Cómo crear un grupo de usuarios?

Esta acción la puede hacer únicamente un usuario con perfil administrador, lo puede realizar de la siguiente forma: Siguiendo la ruta: Configuración (el ícono con forma de engranaje) > grupos > cliquear botón “Crear grupo”.

¿Cómo programar alertas de asistencia?

Para programar alertas es necesario seleccionar el reporte que se requiera. Junto a la opción de “Generar Reporte” se encuentra “Alertas”, donde es posible programar alertas para uno mismo o a terceros.

¿En qué formatos se pueden descargar los reportes?

Los reportes son posible descargarlos en formato Excel o PDF. Para ello, se debe ir al reporte que se requiera y junto al botón de Generar Reporte, aparecen las opciones de descarga.

¿Cómo ingresar una dirección geográfica para el marcaje?

Para ingresar una dirección se debe seleccionar “Configuraciones” > “Grupos” > Seleccionar grupo deseado. En la lista de parámetros a configurar, en “Ubicación Geográfica”, se debe cliquear “aquí” para agregar una dirección.

¿Cómo ver la ruta histórica de un usuario?

Para poder ver la ruta histórica de usuarios, la empresa debe tener contratado el servicio de uso de aplicación móvil, junto a esto los usuarios deben tener configurada la opción de trackeo por GPS en el sistema.

¿Cómo realizar filtros en los reportes?

Para realizar un filtro es posible hacerlo en la sección superior izquierda donde se observan tres recuadros. El primero es el de fecha, el segundo filtro permite seleccionar a los usuarios o grupos que se quiere analizar, y el tercer filtro permite ordenar la lista en orden ascendente o descendente de acuerdo a los grupos, RUT o apellidos.

¿Cómo crear proyectos y tareas?

Para crear proyectos y tareas es necesario ir a “Configuraciones” > “Configuraciones empresa” > “Proyectos” o “Tareas” según se requiera.

¿Cómo quitar una marca del libro de asistencia?