Las reuniones son una parte fundamental de la dinámica de trabajo, pero demasiadas reuniones mal gestionadas pueden convertirse en una pérdida de tiempo y recursos para las organizaciones. ¿Quién no ha tenido la experiencia de haber sido citado a una reunión que finalmente da muy pocos resultados?
Asimismo, en otro estudio de la reconocida revista Harvard Business Review en el que se encuestaron a más de 182 gerentes senior de una variedad de industrias, se reveló que un 71% piensa que las reuniones son improductivas e ineficientes, mientras un 62% indicó que en las reuniones se pierden oportunidades para acercarse al equipo. Para tu tranquilidad, hacer que tus reuniones sean más eficaces y efectivas tiene una solución.
La palabra efectividad se refiere a la capacidad de lograr el efecto o resultado que tú buscas o esperas sobre algo. Por ejemplo, hay casos en las empresas en las que se realizan muchas reuniones sin muchos resultados, ese sería un caso de inconsistencia. En otros lugares, en cambio, con tan solo una junta se pueden resolver muchos problemas ¿Te has preguntado qué es lo que marca la diferencia entre estos grupos de trabajo?
Esto se relaciona netamente con la cultura organizacional que tenga una empresa, sus metodologías y hábitos, los cuales son adoptados por sus trabajadores de manera natural a lo largo de su paso por la organización.
Claves para una Reunión de Trabajo Productiva
A continuación, se presentan algunas claves para lograr que tus reuniones sean más efectivas:
- Identificar el propósito de la reunión: Antes de convocar una reunión, es crucial tener claro cuál es su propósito y objetivo. ¿Se trata de una sesión de lluvia de ideas, una actualización de proyecto o una sesión de resolución de problemas?
- Establecer una agenda clara: Una agenda clara es esencial para mantener la reunión enfocada y eficiente. Antes de la reunión, envía la agenda a los participantes para que sepan qué temas se discutirán y puedan prepararse adecuadamente.
- Limitar la duración y el número de participantes: Las reuniones demasiado largas tienden a volverse improductivas. Establece un límite de tiempo para cada punto de la agenda y asegúrate de respetarlo. Además, limita el número de participantes a solo aquellos que son necesarios para discutir los temas relevantes.
- Fomentar la participación activa: Involucra a todos los participantes en la discusión y fomenta la participación activa. Anima a los miembros del equipo a compartir sus ideas, opiniones y preocupaciones.
- Tomar acciones y asignar responsabilidades: Al final de la reunión, asegúrate de resumir las conclusiones y acordar acciones específicas a seguir. Asigna responsabilidades claras a los miembros del equipo y establece plazos realistas para completar las tareas.
- Utilizar tecnología de colaboración: Aprovecha las herramientas tecnológicas disponibles para facilitar la colaboración y la participación durante las reuniones.
- Establecer normas de comportamiento: Define y comunica claramente las normas de comportamiento para las reuniones. Esto incluye aspectos como llegar puntualmente, evitar interrupciones durante las discusiones, respetar el turno de palabra y mantener un tono profesional y respetuoso en todo momento. Por ejemplo, es vital llegar a la hora a la cita, así evitas que se genere un ambiente de ansiedad entre los asistentes. Los tiempos de término también son claves, deben ser los justos y necesarios para llegar a planes concretos.
- Evaluar y mejorar continuamente: Después de cada reunión, tómate el tiempo para evaluar su efectividad. ¿Se lograron los objetivos establecidos? ¿Hubo algún problema o desafío durante la reunión? Utiliza la retroalimentación recibida para identificar áreas de mejora y ajustar el enfoque de las reuniones futuras.
Otros factores clave para el éxito de una reunión
Además de los puntos anteriores, existen otros factores que pueden influir en el éxito de una reunión:
- Conocimiento previo: Es fundamental que todos los participantes previamente tengan conocimiento sobre lo que se va a abordar en la reunión, o que sepan por lo menos el contexto de esta. Compartir distintas perspectivas es fundamental en una reunión. Como se habló anteriormente, es bueno que con anticipación se le diga a cada área que es lo que se espera de ellas, en particular, para que estas puedan llegar con ideas claras, material e incluso aportes nuevos.
- Orden y liderazgo: Si se indicó que la contribución de visiones es vital, más aún, lo son el orden y el liderazgo en una reunión. Aunque tengamos una estructura, esto no significa que debas ser rígido. Si la reunión llegara a tomar cierto camino que resulta productivo y con conclusiones claras, la pauta predispuesta se puede modificar. Sería un poco insensato, por ejemplo, que alguien llegara a un resultado con el que todos estén de acuerdo, y una persona dijera: “perfecto, pero faltan 20 diapositivas más para finalizar”.
- Recuento y plan de acción: Finalmente, lo que se debe hacer antes del término de la reunión, es realizar un recuento de los puntos más determinantes a los que se llegaron y por supuesto la resolución final. Además, se debe generar un plan de acción para definir quién será el responsable de cada tarea, así como los plazos para llegar hacia ese objetivo.
Es importante que tengas en cuenta que cada empresa puede encontrar su propio sistema y ritmo para realizar sus reuniones, esto va de la mano con su cultura organizacional.
Los 7 pasos para una reunión efectiva
Continuando en el contexto de los 7 pasos para una reunión efectiva, es decir, que cumpla con nuestros objetivos y expectativas, he desarrollado en detalle los 5 primeros requisitos; propósito, estrategia, alineamiento, ambientación y acuerdos.
El Compromiso como Elemento Fundamental
Así, podemos decir que una persona se encuentra comprometida con algo cuando tiene la voluntad de tomar acción con aquello que se ha propuesto o que le ha sido encomendado. Cabe destacar que para que exista un compromiso es necesario que haya conocimiento. Esto significa que no podemos estar comprometidos a hacer algo si desconocemos los aspectos de ese compromiso, es decir, las obligaciones que supone y entender cómo dejo conforme o satisfecha a la persona que manifestó su interés en encomendarme una misión.
Es importante que los miembros del equipo se sientan motivados, pues solo así lograrán comprometerse con los proyectos y desafíos que se les planteen.
| Estudio | Hallazgo |
|---|---|
| Harvard Business Review | Trabajadores felices son un 300% más innovadores y los equipos de trabajo un 33% más productivos. |
| Harvard Business Review | Equipos motivados tienen un impacto de hasta el 51% en el ausentismo de los trabajadores. |
| Estados Unidos | Las compañías pierden entre 450 y 550 billones de dólares anuales por contar con trabajadores poco comprometidos. |
Volviendo al plano de las reuniones, es clave que el líder sea capaz de dar a conocer cuáles son los compromisos que tiene cada persona y que sea capaz de motivarlos a cumplirlos. Obviamente cada solicitud realizada, debe ir acorde a las competencias y habilidades de los colaboradores. Asimismo, es importante proponer desafíos ambiciosos, pero siempre acorde a las capacidades de las personas, ya que de lo contrario, puede generar un efecto de frustración importante.
De la misma manera, es recomendable que el líder realice un seguimiento post reunión del cumplimiento de los compromisos acordados. Desde la perspectiva de los cuestionamientos, es clave dar sentido a lo que está haciendo el colaborador, haciéndole sentir que es muy relevante.
Por último, es importante entender que tanto el líder como su equipo tienen la obligación de adquirir y cumplir compromisos. Por ejemplo, el líder puede exigir a su equipo el compromiso de puntualidad en el comienzo de la reunión, pero de la misma forma él debe también cumplir con el compromiso de un cuidado irrestricto en la puntualidad de los tiempos de inicio y fin de la reunión.
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