Las reuniones de trabajo son fundamentales para la organización de una empresa o equipo, así como para el seguimiento de los diferentes proyectos y acciones que llevan a cabo. En el día a día de muchas empresas, la mejor forma de evitar que las ideas, decisiones o acuerdos a las que se llegan en ellas se olviden o pierdan es redactar un acta de la reunión.
¿Qué es un Acta de Reunión?
Un acta de reunión es un documento que se redacta para dejar constancia de lo tratado, acordados o decidido en una reunión, sea de trabajo, de socios, accionistas, etc. Es realmente útil para poder recordar los puntos clave que se trataron durante el encuentro y puede y es recomendable usarla tanto para reuniones de trabajo formales como informales en las que se vayan a tratar asuntos concernientes a la empresa, la distribución de trabajo, el reparto de tareas, la discusión de proyectos, etc. Además, sirve para recordar lo visto en reuniones anteriores, evitar malentendidos y aclarar los puntos tratados en la reunión.
El modelo de acta de reunión sirve para certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado por ambas partes, de forma que evita malentendidos y aclara los puntos tratados en la reunión. A su vez, a modo interno sirve para saber las tareas asignadas a cada miembro del equipo, así como la fecha de realización de estas.
Importancia de las Actas de Reuniones de Trabajo
Las actas de reuniones de trabajo pueden ser la clave para que las reuniones de trabajo de tu empresa sean perfectas, ya que proporcionan transparencia y ayudan a entender, más tarde, el proceso de toma de decisiones sobre los temas abordados durante la reunión.
Tipos de Actas de Reunión
Existen diferentes tipos y clases de actas de reunión que varían en estructura y contenido y que pueden implementarse según los objetivos y las necesidades del equipo de trabajo:
- Actas textuales: En estas actas se registra cada palabra dicha durante la reunión, de modo que proporcionan una transcripción literal de todo lo que se habló.
- Actas de resumen: Este tipo de documento refleja los puntos clave discutidos durante una reunión.
- Actas de resoluciones: Son aquellas que se enfocan en documentar las decisiones tomadas durante la reunión.
- Actas informativas: Estas actas se utilizan para proporcionar información detallada sobre un tema específico que haya sido discutido durante la reunión.
- Actas de acciones: Este tipo de actas están enfocadas a recapitular las acciones acordadas durante la reunión.
Cómo Redactar un Acta de Reunión Efectiva
Sin embargo, saber cómo redactar un acta de reunión de trabajo no tiene por qué ser una habilidad del trabajador y aunque no es una tarea complicada, sí que necesita cierta preparación y saber cómo se hace el acta para que este resulte realmente útil.
Lo cierto es que no existe un modelo de acta de reunión de trabajo único, pero esta al menos debe incluir una serie de aspectos mínimos para que sea realmente útil en el futuro. Aunque para que realmente sea útil y el acta no acabe en la “papelera”, no debemos limitarnos a hacer una mera transcripción, sino que esta debe estar bien estructurada y ser informativa, de manera que quien acuda a ella pueda no solo refrescar la memoria sobre los temas tratados en la reunión, sino también comprobar qué tareas se asignaron y a quién y los acuerdos a los que se llegaron, incluso qué temas se tratarán en la siguiente reunión.
Para ello se aconseja intentar recoger siempre las ideas clave, para después desarrollarlas y completarlas con el resto de información. También es muy importante apuntar quién es el encargado de llevar a cabo una tarea determinada, y la fecha de entrega o plazo máximo por parte del cliente.
Estructura Básica de un Acta de Reunión
La estructura de un acta de reunión puede variar según las necesidades de registro de información que tenga cada equipo:
- Cabecera: Un apartado inicial donde se incluyan los datos necesarios para identificar esta reunión. Debe incluir el lugar, la fecha y los nombres de los participantes.
- Cuerpo principal: Será la parte principal del acta, donde se deje constancia de los temas tratados.
- Conclusión: Se resumen los resultados y las decisiones tomadas durante la reunión, así como la distribución de tareas (si se da el caso) y el nombre de la persona responsable de ella.
- Anexos: Aquí puede incluirse cualquier información adicional, ya sea de temas que no estuvieran programados en la agenda, o bien, que no requerirán seguimiento posterior a la reunión.
Recomendaciones Adicionales
Algunas recomendaciones adicionales para la redacción de actas de reunión incluyen:
- Estructurar el acta de manera lógica.
- Asegurarte de que la redacción sea clara y concisa.
- Si citas los comentarios de los participantes en el acta, asegúrate de asignar correctamente el comentario a la persona correspondiente.
Formato del Acta de Reunión
En cuanto al formato, se recomienda usar un tipo y tamaño de letra apropiados (Arial o Times New Roman, entre 11 y 12 puntos), con interlineado sencillo o de 1,5 líneas. Se deben escribir de forma objetiva y concisa (tu opinión no debe figurar en el acta) y redactarlas en tercera persona, utilizando las citas directas para resaltar aquellos argumentos significativos, como las resoluciones y las solicitudes oficiales.
Ejemplo de Resoluciones y Resúmenes en un Acta
- Resolución: Se acordó aprobar el presupuesto para el Proyecto A con una asignación adicional de fondos para el departamento de finanzas. La implementación del nuevo plan de marketing también fue aprobada por unanimidad.
- Resumen: El equipo presentó un informe sobre el progreso del Proyecto B, destacando la finalización de la fase de diseño. Además, se compartió información sobre el estado de los recursos y se anunciaron los próximos hitos del proyecto.
Plantillas y Herramientas para Actas de Reunión
Para que te resulte más sencillo recoger toda la información importante de una reunión puedes crear tu propia plantilla y luego, simplemente, ir rellenando los huecos. Actualmente existen diferentes aplicaciones que pueden ayudarnos a organizar la información recogida en una reunión de trabajo y trasladarlas de manera más sencilla al acta, gracias a la facilidad para recopilar datos. Además, también suelen ayudar a asignar las tareas al equipo y compartir el documento generado de forma rápida y cómoda.
Establecer un modelo de acta de reunión dentro de una organización puede ser una herramienta sumamente útil para mantener un registro claro y organizado de las discusiones, decisiones y acciones tomadas durante las reuniones.
Los avances tecnológicos han hecho que nuestra vida laboral sea más llevadera y productiva. Como hemos comentado, tomar notas correctamente durante un encuentro profesional es muy importante para el éxito del mismo e incluso para tomar decisiones futuras, gracias a que todo queda por escrito.
Dedique más tiempo a redactar actas de reunión eficaces y menos a organizarlas. Empiece con una plantilla de actas de reunión personalizable y desarrollada por un diseñador.
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