La liquidación de sueldo es el documento en el que le informamos al trabajador cuántos días trabajó, cuánto ganó y cuánto le descontamos. Según la DT, las remuneraciones son uno de los elementos ineludibles que existen en el contrato de trabajo.

1. Datos Clave para el Cálculo de Liquidaciones

Para calcular liquidaciones de sueldo es importante que siempre tengas a mano datos claves:

  • Ficha del trabajador: Debe incluir todos sus datos personales y laborales, así como también su AFP. En el caso de estar en Isapre, es importante que también sepas cuál es su monto pactado actualizado.
  • Bonos: Ten claridad respecto a qué bonos recibe cada trabajador y cuál es su periodicidad.

En la liquidación deberás incluir el total de los haberes, los descuentos legales y los descuentos variables adicionales.

2. Sueldo Imponible y No Imponible

Es importante tener muy claro qué es el sueldo imponible y qué elementos de la remuneración son imponibles y qué elementos no lo son.

No son imponibles: La asignación por movilización, los viáticos, las asignaciones familiares, la asignación de colación, la indemnización por años de servicios (establecida en el artículo 163).

3. Periodicidad y Pago de Remuneraciones

El Código del Trabajo en su artículo 55 indica que la periodicidad del pago debe quedar estipulada en el tipo de contrato, pero que aun así, los períodos convenidos no pueden ser mayores a un mes. Por otro lado, el artículo 56 indica que las remuneraciones deben ser pagadas en día hábil (es decir de lunes a viernes).

4. Cálculo del Salario Bruto y Líquido

Es crucial entender cómo calcular el salario bruto y líquido, así como las horas extras y el impacto de las faltas. El salario bruto es la cantidad total que un empleador paga a un empleado antes de cualquier deducción. El salario líquido es lo que el empleado recibe después de todas las deducciones legales, como impuestos y cotizaciones de seguridad social.

5. Gratificación Legal

Si bien existen distintos tipos de gratificación, la gratificación legal es parte de las utilidades que obtuvo el empleador en el año comercial. La gratificación legal es un beneficio adicional equivalente al 25% del salario bruto mensual.

6. Gestión de Faltas

El descuento se realiza sobre el salario bruto mensual proporcionalmente a los días trabajados. Por ejemplo, si el salario mínimo es de 500.000 pesos para 30 días trabajados, la falta de un día sería 500.000 / 30 = 16.667 pesos.

7. Transparencia y Cumplimiento Legal

A la hora de gestionar salarios, nuestra empresa tiene que cumplir la ley al pie de la letra. Y ser lo más transparente posible. Así nos evitamos líos jurídicos, mientras fortalecemos la confianza de los colaboradores. Por ello, siempre se recalca la importancia de realizar un cálculo liquidación de sueldo, asegurándonos de no omitir ningún ingreso y de aplicar únicamente las deducciones permitidas.

8. Pasos para Calcular una Liquidación de Sueldo

En ese sentido, tenemos que realizar el siguiente procedimiento para calcularla:

Paso 1: Anexar el Sueldo Base

Esta es la remuneración fija y obligatoria que pactamos con el trabajador en el contrato. Según el Artículo 56 del Código del Trabajo, debemos pagarla en periodos iguales, sin que excedan el mes, y nunca puede ser inferior al salario mínimo. Para ir ejemplificando un poco, supongamos que realizaremos cálculo liquidación para un colaborador con sueldo base de $700.000.

Paso 2: Sumar Bonos, Gratificaciones y Demás Remuneraciones

Los trabajadores suelen sumar a su sueldo base otras remuneraciones, que están muy bien definidas en el Artículo 42 del Código del Trabajo:

  • Sobresueldo u horas extras (tenemos que pagarlas con un recargo del 50%).
  • Comisión.
  • Participación.
  • Gratificación (solo se paga en abril). Corresponde a un monto no inferior al 30% de las ganancias obtenidas el año anterior, o equivalente al 25% de lo que el trabajador ganó durante los últimos 12 meses.

Volviendo a nuestro ejemplo, vamos a seguir suponiendo: estamos en abril, por lo que tiene derecho a gratificación, y obtuvo las siguientes remuneraciones:

  • Sobresueldo: $75.000.
  • Comisión: $50.000.
  • Participación: $150.000.
  • Gratificación: $2.100.000.

Al sumar todo esto al sueldo base, obtendríamos unas remuneraciones totales de $2.375.000.

Paso 3: Sumar Más Remuneraciones

Además de las remuneraciones que menciona el Artículo 42 del Código del Trabajo, también podemos sumar en este concepto los bonos y la semana corrida. Como nuestro trabajador gana un sueldo mensual fijo más remuneraciones variables (comisiones, bonos, etc.), tiene derecho al pago de semana corrida. Lo calculamos dividiendo el monto total de la parte variable devengada en la semana por el número de días que debió laborar.

Así las cosas, nuestro trabajador imaginario ganó un bono por rendimiento de $20.000, mientras que sus remuneraciones por semana corrida de todo el mes fueron $56.000.

Paso 4: Determinar el Sueldo Imponible

Este salario es aquel sobre el cual tenemos que aplicar las deducciones de ley. Calcularlo es muy sencillo: solo tenemos que sumar el sueldo base y todas las remuneraciones. En este caso, estaríamos hablando de los siguientes montos: 700.000 + 3.075.000 + 76.000 = $ 3.851.000.

Paso 5: Sumar Asignaciones

Las asignaciones son los pagos que hacemos al trabajador, pero no constituyen remuneración. El Artículo 58 del Código del Trabajo las define:

  • Pérdida de caja y desgaste de herramientas (son de carácter indemnizatorio).
  • Movilización, colación y viáticos (presentan un carácter compensatorio).
  • Indemnizaciones por años de servicio, feriado anual y demás que procedan al extinguirse la relación laboral.

¿Por qué tratamos por aparte estos ingresos al hacer cálculo de una liquidación de sueldo? Al no ser remuneraciones, no están afectas a cotizaciones previsionales, es decir, no las podemos tocar a la hora de hacer las deducciones de ley, pero sí para otros descuentos. En nuestro ejemplo, diremos que nuestro trabajador recibe una asignación de movilización y colación por $75.000.

Paso 6: Aplicar Descuentos Legales y Previsionales Sobre el Salario Imponible

Ahora llega el momento de las deducciones de ley. El artículo 58 del Código del Trabajo nos indica cuáles son los descuentos que debemos hacer obligatoriamente (sin exceder del 30% de su remuneración total).

  • Las cuotas sindicales.
  • Las obligaciones con instituciones de previsión o con organismos públicos.
  • Cuotas de préstamos para compra de vivienda.
  • Cantidades indicadas por el trabajador para ser depositadas en cuenta de ahorro para la vivienda.
  • El 10%, para pensión. Más un porcentaje correspondiente a la comisión de la AFP.
  • El 7%, para salud.
  • El 0.6% de Seguro de Cesantía.
  • El Impuesto Único de Segunda Categoría, que grava los sueldos de los empleados que ganan menos de 13.5 UTM. Para determinar el monto a retener, tenemos que revisar la tabla de porcentajes elaborada por el Servicio de Impuestos Internos (SII).

Siguiendo con nuestro ejemplo, descontaremos del sueldo imponible, es decir, de $3.851.000, los siguientes conceptos:

  • AFP: $462.120 (12%, con la comisión de la administradora).
  • Salud: $269.570
  • Seguro de Cesantía: $23.106.
  • Impuesto único de Segunda Categoría: $302.150.

En total, descontamos $1.056.946, por lo cual quedamos con un salario de $2.794.054, después de las deducciones de ley.

Paso 7: Aplicar Otros Descuentos

El artículo 58 del Código del Trabajo nos dice que podemos descontar, de las remuneraciones totales, otros montos destinados a pagos de cualquier naturaleza, siempre que el trabajador los haya autorizado y sin exceder el 15% de la remuneración total.

Paso 8: Calcular el Sueldo Líquido

El sueldo líquido es la plata que depositaremos en la cuenta del trabajador. O sea, el salario después de las deducciones de ley más las asignaciones. En este caso tenemos: $2.794.054 +76.000. En total, el cálculo liquidación de sueldo nos lleva a pagarle al trabajador $ 2.870.054.

9. Automatización del Proceso de Remuneraciones

También es importante saber que existen opciones que pueden ayudarte a automatizar el proceso completo de remuneraciones. Nuestro módulo Remuneraciones, permite optimizar la gestión de remuneraciones, administrar sueldos, contratos y finiquitos desde una sola plataforma. ¿Quieres saber más de Talana?

10. Estructura de la Liquidación

En la pantalla de la estructura de la liquidación es donde especificamos cómo se componen los sueldos de nuestra empresa. Aquí se detallan los conceptos de sueldos y sus fórmulas de cálculo. Una vez definidos, después se puede especificar para cada trabajador en concreto un valor o fórmula diferente. Esto se puede hacer desde la ficha del trabajador. Los valores que especifica para cada trabajador tienen preferencia sobre los que especifica para toda la empresa.

  • Valores/fórmulas que son comunes a todos los trabajadores, y todos los meses: se especifican en esta pantalla, en la Estructura de las Liquidaciones. Por ejemplo, la fórmula de la Gratificación Legal, Seguro de Cesantía,...
  • Valores/fórmulas que afectan a un trabajador, y todos los meses: se ingresan en la ficha del trabajador, en la composición del sueldo. Por ejemplo, el Sueldo Base (afecta al trabajador todos los meses), o un valor de Movilización específico a este trabajador, o un Anticipo si siempre es igual.
  • Valores que son sólo para un trabajador, y sólo para un mes: se ingresan en la pantalla de Liquidaciones cada mes.

11. Elementos de la Estructura de Liquidación

  • Nombre: el nombre del concepto de sueldo. El nombre es libre, no hay nombre prefijados. Por ejemplo, se puede denominar al Imponible como se quiera, ya que más tarde se dice a Laudus cuales son los tipos de conceptos que él necesita.
  • Orden: el orden en el que figura dentro de su nivel de clasificación. Sirve sólo a efectos de cómo se mostrarán los diferentes conceptos en las liquidaciones y aquí en la estructura.
  • Tipo: el tipo de datos, numérico o carácter. La mayoría son números, pero podemos tener por ejemplo el nombre de la AFP y de la Isapre que son caracteres.
  • Decimales: para los datos numéricos, especificar los decimales que llevan. Es importante porque en función de los decimales se hará el redondeo. La mayoría son datos en pesos sin decimales, redondeados al peso.

12. Cálculo de Vacaciones Pendientes en el Finiquito

Cuando se elabora el finiquito, hay que pagar los días pendientes de vacaciones al trabajador. El cálculo se hace en la ficha del trabajador, en el apartado de Ausencias - Vacaciones. En este cálculo hay que incluir todos los haberes, menos gratificación legal, horas extras, asignación familiar, y otros conceptos de remuneración que sean anuales o esporádicos (por ejemplo los aguinaldos). Y además hay que tener en cuenta de manera diferente los items que son fijos o variables:

  • No Incluir: el concepto de sueldo señalado no se tendrá en cuenta a la hora de calcular la remuneración para pagar las vacaciones en caso de finiquito. Se deberían excluir, por ejemplo, la gratificación legal, horas extras, horas no trabajadas, asignación familiar normal y retroactiva, aguinaldos,...
  • Fijo (incluir como remuneración fija): son aquellos haberes que son siempre iguales, y que suelen estar pactados en el contrato de trabajo. Por ejemplo, sueldo base, movilización, o colación.
  • Variable (incluir como remuneración variable): son aquellos haberes que varían mes a mes. Suelen ser las comisiones o bonos de producción, comerciales, etc. Por ejemplo, si un trabajador trabajó 15 días en el mes anterior al finiquito, y tuvo un sueldo base de 200.000 pesos, entonces se tomarán 400.000 pesos de sueldo base para el cálculo a pagar por días de vacaciones ((200000 / 15) x 30).
  • Se prorratea por días de Ausencia: si el concepto se prorratea en función del número de días no trabajados.
  • Se prorratea por días de Licencia: si el concepto se prorratea en función del número de días de licencia.
  • Bloquear comportamiento predeterminado: si se activa esta casilla, le oculta la fórmula de este concepto, y además no se podrá modificar en la ficha de cada empleado. Es por seguridad, para no sobrescribir accidentalmente las fórmulas básicas del sistema. Cuando se bloquea el comportamiento predeterminado de un concepto, se cambia el icono del árbol a un icono con un candado:
  • Discontinuado: cuando ya no vamos a incluir un concepto en las futuras liquidaciones (por ejemplo dejamos de otorgar un bono en concreto), no podemos borrarlo ya que hay liquidaciones pasadas con este concepto. Lo que debemos hacer es marcarlo como discontinuado para que no figure al escoger los diferentes conceptos de sueldos.
  • Imprimir en Libro de Remuneraciones: si queremos incluir este concepto en el Libro de Remuneraciones. Se pueden incluir hasta 55 conceptos en el Libro de Remuneraciones. Para ver cómo obtener el Libro de Remuneraciones, vea en planillas.
  • Imprimir en las Liquidaciones: si queremos que este concepto se imprima en las liquidaciones. La mayoría de los conceptos irán impresos en la liquidación, pero por ejemplo, no es común imprimir la renta imponible del seguro de cesantía.
  • Imprimir si es cero: indica si hay que imprimir este concepto en la liquidación, aunque sea cero su valor.

13. Fórmulas de Cálculo

Cuando vamos a crear un nuevo registro podremos incluir la fórmula de cálculo que se quiera aplicar. El poder especificar fórmulas libres da al usuario mucha flexibilidad, ya que no hay ningún comportamiento que venga bloqueado por Laudus.

  • Números: se pueden poner expresiones numéricas. No se deben incluir los puntos separadores de los miles.
  • Fechas: las fechas se ponen en el siguiente formato: {^AAAA-MM-DD} (siendo AAAA el año en cuatro dígitos, MM el mes en dígitos y DD el día en dos dígitos). Es difícil encontrar fechas en las fórmulas, pero por ejemplo, en el seguro de cesantía se utiliza para comprobar si la fecha de contratación del empleado es posterior a Octubre del 2002.
  • Operadores y paréntesis: se pueden utilizar los clásicos operadores matemáticos, lógicos, relacionales, así como paréntesis para indicar el orden de cálculo.

14. Funciones Comunes en Fórmulas

  • MIN(valor1, valor2, ..., valorN): devuelve el valor más pequeño de la lista que se le suministra. Se utiliza mucho para establecer cantidades tope. Y así tendremos o el Imponible o UF 60, el valor que resulte menor de los dos, es decir, el Imponible con un tope de UF 60.
  • MAX(valor1, valor2, ..., valorN): devuelve el valor más grande de la lista que se le suministra. Se utiliza para poner cantidades mínimas, por ejemplo en el caso de que no queramos que una cantidad sea menor a cero. ya que si no incluimos la función MAX() podría darse el caso que el 7% del empleado fuese mayor a la cantidad pactada con su Isapre, y nos daría un adicional de Isapre negativo.
  • IIF(condición, valorSiCondiciónEsVerdadera, valorSiCondiciónEsFalsa): se utiliza para devolver un valor que depende de evaluar una condición. Así, si el contrato es indefinido, se paga el 2.4%, y en caso contrario el 3%
  • sueldo("concepto"): devuelve el valor de este concepto de sueldo para el empleado que se está calculando en la liquidación. El nombre del concepto de sueldo tiene que ir encerrado entre comillas (ya que puede contener espacios en blanco).

Como se puede ver, la renta afecta es el Imponible menos los que se paga de AFP, Isapre, Ahorro Previsional Voluntario (APV), y Seguro de Cesantía. Las expresiones que van entre comillas (los conceptos de sueldo) son aquellos que están definidos en la estructura de la liquidación, y por lo tanto tienen los nombres que el usuario les ha asignado. Los conceptos de sueldos tienen que ir escritos exactamente igual que están en la estructura de la liquidación.

15. Conceptos Especiales

En algunos casos especiales, por ejemplo en el caso del cálculo del impuesto único en el que hay mirar en una tabla el valor final, Laudus provee de ciertos conceptos especiales:

  • el sueldo base sin ajustar por el número de días no trabajados.
  • el total de días hábiles en el mes.
  • la cantidad en pesos del plan de la Isapre.
  • la cantidad en pesos del plan de ahorro.
  • la cantidad en pesos del plan de cotizaciones voluntarias.
  • la cantidad en pesos del plan 2 de cotizaciones voluntarias.
  • la cantidad en pesos del plan de depósitos convenidos.
  • el total del importe de los préstamos vigentes del empleado en la fecha de la liquidación.

Tabla Resumen de Deducciones Legales

Deducción Porcentaje/Descripción
AFP 10% + Comisión de la AFP
Salud 7%
Seguro de Cesantía 0.6% (empleado)
Impuesto Único de Segunda Categoría Según tabla del SII

La correcta gestión de las remuneraciones es esencial para asegurar el cumplimiento de las normativas laborales y mantener un ambiente laboral justo y motivado.

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