Si eres un empresario que necesita despedir a uno de tus empleados, seguramente te habrás preguntado cómo hacer la carta de despido y si puedes encargarle esta tarea a tu contador. En este artículo te explicaremos los pasos que debes seguir para redactar una carta de despido correcta y legal, y las razones por las que no es conveniente que delegues esta responsabilidad en tu asesor contable.
¿Qué es una carta de despido y cuál es su importancia?
La carta de despido es el documento oficial que el empleador debe emitir para notificar al trabajador la terminación de su contrato. Este documento es obligatorio en Chile y debe cumplir con las formalidades legales establecidas para evitar sanciones, multas y demandas laborales.
Una carta de despido mal redactada o incompleta puede ser considerada nula, lo que podría generar serios problemas legales y económicos para el empleador.
La carta de despido tiene varias funciones importantes:
- Informar al trabajador de los motivos del despido y sus derechos.
- Acreditar la existencia y la fecha del despido ante la autoridad laboral o judicial.
- Evitar posibles reclamaciones o sanciones por parte del trabajador o de la inspección de trabajo.
- Justificar el despido ante una eventual demanda del trabajador.
Por estas razones, es fundamental que la carta de despido sea redactada con claridad, precisión y rigor jurídico, respetando los plazos y las formalidades establecidas por la ley.
¿Por qué es mala idea delegarlo en el contador?
Aunque pueda parecer una tarea sencilla o rutinaria, hacer la carta de despido no es algo que debas delegar en tu contador o en cualquier otra persona que no tenga los conocimientos jurídicos necesarios para ello. Esto puede traerte graves consecuencias, tales como:
- Cometer errores u omisiones en la redacción de la carta que puedan invalidar el despido o generar dudas sobre su legalidad.
- Incurrir en causales de nulidad del despido por vulneración de derechos fundamentales del trabajador (discriminación, acoso, represalia, etc.).
- Exponerte a reclamaciones o demandas del trabajador por despido injustificado o improcedente, que pueden derivar en el pago de indemnizaciones adicionales o en la reincorporación del trabajador.
- Recibir sanciones administrativas o judiciales por incumplimiento de las normas laborales o tributarias relacionadas con el despido.
Por estas razones, lo más recomendable es que cuentes con el asesoramiento profesional y especializado.
¿Cómo hacer la carta de despido?
Para hacer la carta de despido debes seguir los siguientes pasos:
- Identificar al trabajador y al empleador, con sus respectivos datos personales y laborales (nombre, RUT, domicilio, cargo, fecha de ingreso, etc.).
- Indicar el tipo y la causa del despido, según lo dispuesto en el artículo 159, 160 o 161 del Código del Trabajo. Por ejemplo: despido por necesidades de la empresa, por falta grave, por vencimiento del plazo, etc.
- Explicar los hechos que fundamentan el despido, con detalle y precisión, sin omitir ni agregar información irrelevante o falsa. Por ejemplo: disminución de las ventas, incumplimiento de las obligaciones contractuales, reestructuración organizacional, etc.
- Señalar la fecha en que se hará efectivo el despido, respetando el plazo de aviso previo que corresponda según el tipo y la causa del despido.
Elementos esenciales de una carta de despido
- Causal de despido: Debe incluir la causal legal que fundamenta el término del contrato, mencionando el artículo y numeral del Código del Trabajo. Por ejemplo: “Se aplica el artículo 161, inciso primero, del Código del Trabajo, que establece la necesidad de la empresa como causal de despido”.
- Hechos que justifican la causal: Es obligatorio detallar los hechos específicos que fundamentan la causal invocada. Por ejemplo, si el despido es por necesidad de la empresa, se deben incluir datos como disminución de ventas o reestructuración organizacional. Sin este detalle, el despido puede ser considerado injustificado.
- Estado de pago de cotizaciones previsionales: La carta debe adjuntar los comprobantes que acrediten el pago de las cotizaciones previsionales hasta el último día del mes anterior al despido. Esto incluye pensiones, salud y seguro de cesantía. De no estar al día, el despido no tendrá efecto legal. La nulidad del despido es una sanción establecida para aquellos empleadores que no pagan las cotizaciones de seguridad social (AFP, AFC y salud). De esta manera, el empleador al despedir a un trabajador, deberá informar el estado de pago de las cotizaciones hasta el mes anterior a la desvinculación.
- Forma de entrega del finiquito: Informar al trabajador si el finiquito se entregará de manera presencial o electrónica, dejando claro que la firma es voluntaria y que también puede optar por realizar el trámite ante un ministro de fe.
- Derecho a reserva de derechos: Indicar expresamente que el trabajador tiene derecho a formular reserva de derechos al momento de firmar el finiquito, conforme a la jurisprudencia y legislación vigente. El abogado Espinoza aclaró que cuando la persona demanda menos de 15 sueldos mínimos mensuales, necesariamente se deberá asistir al comparendo.
- Aviso previo o indemnización sustitutiva: Si el despido es por el artículo 161, debe especificarse si se otorgó el aviso previo de 30 días o si se pagará una indemnización sustitutiva equivalente a un mes de remuneración. Despido por necesidades de la empresa o desahucio: el aviso debe darse con una anticipación mínima de 30 días. En caso contrario, el empleador o empleadora tendrá que pagar la indemnización sustitutiva, que equivale a un mes de remuneración.
Plazos para notificar el despido
Despido por las causales del Nº 4 y Nº 5 del artículo Nº 159 o cualquiera de las causales del artículo Nº 160 del Código del Trabajo: tres días hábiles, contados desde la separación del trabajador o trabajadora.
Despido relacionado con caso fortuito o fuerza mayor: seis días hábiles, contados desde la separación del trabajador o trabajadora.
Despido por necesidades de la empresa o desahucio: el aviso debe darse con una anticipación mínima de 30 días. En caso contrario, el empleador o empleadora tendrá que pagar la indemnización sustitutiva, que equivale a un mes de remuneración.
Despido por procedimiento concursal de liquidación: el aviso debe ser dado en un máximo de seis días hábiles desde que se notifica la liquidación.
Consecuencias de una carta de despido mal redactada
- Juicio laboral desfavorable: Si la carta de despido no detalla adecuadamente los hechos que fundamentan la causal, el despido puede ser considerado injustificado, indebido o improcedente.
- Multas: La Inspección del Trabajo puede sancionar al empleador por incumplir con los requisitos legales. La Inspección del Trabajo es un paso administrativo. O sea, ambas partes -trabajador y empleador- serán llamados a un comparendo de conciliación.
- Aumento de indemnizaciones: En caso de demanda, el empleador podría verse obligado a pagar indemnizaciones adicionales al trabajador.
Recomendaciones para redactar una carta de despido
- Evita generalidades: Detalla los hechos concretos que justifican el despido. Evita descripciones genéricas o abstractas que no puedan ser comprobadas.
- Adjunta los documentos necesarios: Incluye los certificados de cotizaciones previsionales y cualquier documento que respalde la causal de despido invocada.
- Consulta con un experto: Redactar una carta de despido es un proceso crítico. Si tienes dudas, busca la asesoría de un abogado laboral con experiencia.
- Respeta los derechos del trabajador: Asegúrate de que la carta cumpla con las disposiciones legales, como informar sobre el derecho a reserva de derechos y las opciones para la entrega del finiquito.
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