¿Te has preguntado por qué algunas oficinas parecen fluir con naturalidad mientras otras resultan caóticas y poco funcionales? ¿Sabías que una correcta distribución del espacio puede incrementar significativamente la productividad, el bienestar laboral y la imagen corporativa? Una organización eficaz no solo responde a una necesidad estética, sino que es una estrategia funcional que optimiza el rendimiento del equipo, fomenta la colaboración y garantiza el bienestar laboral de todos los que allí trabajan.

En este artículo, te explicamos cómo distribuir los espacios de una oficina de forma estratégica y eficiente. Analizaremos desde principios ergonómicos hasta zonas colaborativas, pasando por el uso de lockers, estanterías y mobiliario que optimizan el entorno de trabajo.

Principios Clave para una Distribución Eficaz del Espacio de Trabajo

Elegir el tipo de distribución correcto no solo influye en la imagen corporativa, sino que incide directamente en la productividad, colaboración y confort de los equipos de trabajo.

  • Equilibrio entre espacios abiertos y privados: el debate entre oficinas abiertas y privadas sigue vigente, pero la solución ideal no radica en elegir uno u otro modelo, sino en combinarlos estratégicamente.
  • Integración de luz natural y vegetación: numerosos estudios, como los realizados por el Instituto WELL Building, han demostrado que la luz natural mejora el estado de ánimo, reduce el ausentismo y aumenta el rendimiento cognitivo. Al diseñar tu oficina según las dimensiones del espacio de trabajo, asegúrate de aprovechar al máximo las ventanas, orientaciones y claraboyas disponibles.
  • Ergonomía como eje del bienestar: diseñar una oficina no se trata únicamente de ubicar escritorios y sillas. La ergonomía, entendida como la adecuación del entorno de trabajo al cuerpo humano, es fundamental para prevenir lesiones, mejorar la postura y aumentar la eficiencia.
  • Zonas multifuncionales para distintos momentos de la jornada: una oficina en esta era debe responder a los múltiples ritmos y necesidades que se presentan durante la jornada laboral. Por eso, es recomendable contar con zonas de colaboración, espacios de relajación, salas de reuniones formales e incluso áreas destinadas a actividades informales o recreativas.
  • Flujo de circulación eficiente: una correcta distribución del mobiliario debe garantizar que los desplazamientos dentro de la oficina sean fluidos y lógicos. Esto implica evitar pasillos estrechos, recorridos innecesarios o cruces constantes entre áreas incompatibles (como zonas de descanso y estaciones de trabajo).

Tipos de Distribución de Estaciones de Trabajo

Oficina Abierta

El formato de oficina abierta consiste en un espacio amplio sin divisiones físicas entre estaciones de trabajo, pensado para fomentar la interacción constante entre los miembros del equipo. Esta configuración es ideal para empresas que priorizan la colaboración, como agencias creativas, startups o departamentos de innovación. Permite un mayor aprovechamiento del espacio y facilita la supervisión por parte de los líderes.

Oficina Cerrada

A diferencia del modelo abierto, la distribución de los espacios de trabajo de tipo cerrada se basa en dividir el espacio por medio de muros, tabiques o divisiones modulares, brindando a cada trabajador o equipo su propio entorno aislado. Este tipo de distribución es común en firmas legales, financieras o ejecutivas donde la confidencialidad, el foco y la discreción son prioritarios.

Sistema Benching

Este modelo consiste en grandes superficies de trabajo lineales donde los colaboradores se ubican uno al lado del otro sin divisiones, similar a un banco largo. El sistema benching es útil para fomentar el trabajo en equipo y minimizar los costos de mobiliario, ya que permite compartir recursos como tomas eléctricas, pantallas o materiales. Es una opción muy adoptada en call centers, departamentos comerciales o equipos que trabajan en proyectos de forma simultánea.

Oficinas Modulares

Las oficinas modulares se caracterizan por el uso de muebles, divisiones y estaciones de trabajo que pueden adaptarse, moverse o redistribuirse con facilidad. Este tipo de diseño responde a una filosofía de trabajo ágil, donde los equipos se reorganizan frecuentemente y los espacios deben ajustarse con rapidez a los cambios. Las estanterías metálicas livianas, los escritorios con ruedas o los lockers móviles son ejemplos de elementos clave en este tipo de oficinas.

Oficinas Celulares

Este tipo de distribución de oficinas organiza el espacio en pequeñas unidades de trabajo o “células”, cada una conformada por un grupo de colaboradores que comparten funciones o proyectos. Las estaciones se agrupan alrededor de una mesa común o en disposición circular para facilitar la comunicación inmediata. Es una opción frecuente en áreas de desarrollo, diseño o soporte técnico donde se necesita mantener el enfoque grupal sin perder la individualidad.

Mobiliario Funcional para una Estación de Trabajo Óptima

Los muebles, escritorios y sillas cumplen un rol fundamental para garantizar que el día a día se desarrolle de forma fluida, ordenada y cómoda. Contar con muebles funcionales permite optimizar el uso del espacio, facilitar el acceso a los recursos y mejorar la experiencia de los trabajadores.

  • Lockers: Cada trabajador puede guardar de manera segura sus pertenencias personales como bolsos, laptops o documentos confidenciales, lo que evita la acumulación de objetos en los escritorios. En oficinas compartidas o con modalidad híbrida, este tipo de mobiliario aporta seguridad y privacidad, a la vez que promueve una cultura de respeto por los espacios comunes.
  • Estanterías: Las estanterías permiten clasificar y almacenar documentación, libros técnicos, cajas logísticas u objetos de uso frecuente de forma vertical, aprovechando al máximo el espacio. Su estructura robusta y adaptable a diferentes pesos las convierte en aliadas estratégicas, tanto en zonas administrativas como en bodegas internas.
  • Cajas de almacenamiento: Estos objetos permiten agrupar insumos, elementos de papelería, repuestos tecnológicos o materiales de oficina que no requieren exposición constante. Son livianas, apilables y fáciles de identificar mediante etiquetas o colores, lo que agiliza el manejo del inventario interno.
  • Mobiliario multifuncional: El mobiliario multifuncional, como escritorios con cajones, estantes o superficies elevadas, favorece el orden individual y elimina la necesidad de usar mobiliario adicional. Esta solución es ideal en oficinas donde se busca ahorrar espacio sin comprometer la capacidad de almacenamiento. De igual manera, los escritorios integrados permiten mantener los elementos esenciales al alcance del usuario sin saturar visualmente el entorno, contribuyendo a una atmósfera más limpia y profesional.
  • Archivadores: Son perfectos para almacenar carpetas, manuales, dispositivos electrónicos o cualquier recurso que requiera resguardo prolongado. Gracias a su sistema con cerradura, ayudan a garantizar la confidencialidad de la información o el cuidado de equipos costosos. Este tipo de mobiliario es común en departamentos contables, jurídicos o administrativos donde se manejan documentos físicos a diario.

Oficinas Modernas Abiertas: Un Nuevo Paradigma

A lo largo de los años, el concepto de oficina moderna abierta, dinámica e integrativa ha experimentado un crecimiento significativo. El esquema rígido, lleno de oficinas individuales, está casi extinto, quedando reservado para empresas que, por la naturaleza de su trabajo u otras razones, han preferido mantener un esquema clásico. Un ejemplo aun emblemático de esto suelen ser los estudios de abogados.

El diseño actual de oficinas tipo cubículos, está siendo desplazado por nuevas tendencias. Tienen como rasgo principal, que son más privadas en cuanto al contacto entre sus usuarios, ya que así lo necesitan. En este tipo de diseño de oficinas abiertas la sensación de amplitud y claridad son notorios . También aumenta la productividad, por el uso de tecnología avanzada y adecuada en los procesos de trabajo, mejorando así las tareas diarias y dando paso al smart working.

En todo este período, también han proliferado conceptos, típicamente anglicismos, para caracterizar la tendencia de hoy y el futuro. Así, las caracterizaciones de Open plan, Hot desking, Agile offices / Agile Workplaces y los Hybrid Workplaces han estado presente en cada reunión de diseño entre Office Staging® y nuestros clientes, en el contexto de definir los lineamientos para el diseño o rediseño de sus oficinas.

Conceptos Clave en el Diseño de Oficinas Modernas

Brevemente, queremos aclarar un poco las diferencias y relaciones entre los conceptos descritos. No sólo por un tema de definición técnica, sino porque entender bien cada uno de estos conceptos nos permite tener claridad cuando desarrollamos los lineamientos para el diseño espacial de la oficina.

Agile Offices (Lugares de Trabajo Ágil)

Una Oficina ágil es un tipo de entorno de trabajo diseñado en torno a una flexibilidad total. Un lugar de trabajo ágil alienta a los trabajadores a moverse libremente por la oficina, haciendo uso del espacio que se adapte a sus objetivos en ese momento.

El diseño ágil de oficinas se trata de proporcionar a los trabajadores una variedad de espacios útiles donde puedan sentirse más productivos. Pero ágil también es una forma de hacer el trabajo. Como concepto, el trabajo ágil se trata de elegir dónde y cuándo hacer su mejor trabajo.

Un lugar de trabajo ágil respalda esta idea, impulsando la colaboración, desbloqueando la creatividad al eliminar las barreras físicas entre los equipos y, en última instancia, mejorando la felicidad de los empleados.

Un entorno de trabajo ágil será también propio de la organización y cultura de la empresa, y va más allá de las características físicas del lugar de trabajo. Un entorno de trabajo ágil siempre debe ser:

  • Adaptable: Su entorno de trabajo ágil puede adaptarse a diferentes estilos de trabajo. Piense en muebles, tecnologías y políticas de lugar de trabajo flexibles.
  • Accesible: Su entorno de trabajo ágil permitirá a los empleados utilizar espacios en su lugar de trabajo sin problemas. Las herramientas y tecnologías funcionan juntas a la perfección para mejorar la experiencia de las personas.
  • Múltiple: El espacio de trabajo Ágil privilegia un mix importante de espacios de trabajo individual, colectivo, informal de concentración, de videollamadas y distintos tipos de ambientes que satisfacen la necesidad especifica de cada momento.
  • Flexible: El espacio de trabajo Ágil, a su vez, plantea ciertos espacios con flexibilidad espacial. Así, por ejemplo, emergen grandes salas de reuniones, que pueden reestructurarse como salas de capacitación o con mobiliario reubicable para la realización de algún evento o celebración.
  • Iterativo: Su lugar de trabajo mejora a medida que la gente aprende qué espacios funcionan mejor para ellos. Los datos juegan un papel clave en la comprensión de la utilización del espacio, por lo que los equipos de trabajo necesitan acceso a herramientas que proporcionen datos de uso del espacio reales e históricos.

Open Plan/Space (Oficinas o Plantas Abiertas)

El concepto de oficinas Open Plan u Open Space se refiere a la alocación mayoritariamente de los puestos de trabajo en espacios abiertos, con más ambientes para las áreas comunes y el trabajo en equipo. Espacios además con más luz natural, para hacer más humano el espacio de trabajo.

Más que un diseño de arquitectura, el Open Space es una cultura corporativa que se fomenta desde la compañía. Como su nombre indica, dan preferencia a los ambientes abiertos y colaborativos, que fomenten la innovación, la horizontalidad y el trabajo en equipo. El resultado esperado es una mayor integración de los trabajadores, más comunicación y mejor clima laboral.

Como consecuencia, se espera una mayor productividad, eficiencia y eficacia para la empresa. El Open Plan clásico se caracteriza por ser absolutamente abierto, con nulas o mínimas divisiones sobre los escritorios los que, a su vez, tienden a disponerse como lineales enfrentados (bench) para optimizar el espacio.

Hot Desking

La definición de Hot Desking, corresponde a oficinas donde no existen puestos asignados para el persona, o al menos una parte de este. En este contexto, tienden a no tener cajoneras ni espacios de almacenamiento dedicados. Se trabaja en ellos bajo una política de escritorio limpio, donde cada persona deberá llevarse su notebook, carpetas u otros cuando termine la jornada. Como ir a trabajar a la cafetería favorita.

El Hot Desking, generalmente se da en espacios de trabajos abiertos (Open Plan) pero no necesariamente. En rigor, una empresa que tiene 50 profesionales que requieren un mix de trabajo de concentración y en terreno, podría tener un lugar de trabajo con 25 oficinas privadas para que ingresen a trabajar según su necesidad. Por lo tanto, no es un sinónimo del Open Plan.

Como ilustra el ejemplo anterior, una característica fundamental del Hot Desking es que la cantidad de puestos es menor a la cantidad de trabajadores de la empresa. Variando la proporción según el caso de cada empresa.

Los dos objetivos más importantes del Hot Desking tienden a ser, por un lado, la optimización y disminución de los m2 de oficina para la empresa, con sus ahorros que trae aparejado. Lo otro, estimular a la gente que deba estar en terreno a que efectivamente lo esté. Por ejemplo, personal de ventas, que solo debiera estar en las oficinas en forma esporádica para hacer reportes, procesar información de terreno u otras tareas.

Una última particularidad del Hot Desking es que las áreas funcionales se mezclan físicamente en el lugar de trabajo, pudiendo quedar alguien de Marketing al lado del de ventas y a su vez de operaciones, fomentando positivas interacciones y comunicaciones que quizá en otro ambiente no hubieran ocurrido.

Beneficios y Riesgos de Oficinas Abiertas

Beneficios

  • Las oficinas abiertas fomentan una mejor comunicación dentro de los equipos. Al derribar paredes y agrupar las estaciones de trabajo de los empleados en diseños flexibles, las oficinas abiertas hacen que los miembros del equipo sean más accesibles entre sí. Esto aumenta la comunicación dentro del equipo y entre equipos, lo que a menudo conduce a un mejor desempeño organizacional.
  • Con la mayor parte de la organización trabajando en el mismo espacio, también hay más encuentros casuales entre empleados que conducen a la creatividad, el apoyo y la creación de un sentido de comunidad. Las oficinas abiertas son flexibles y personalizables.
  • Las oficinas de planta abierta son flexibles, por lo que las empresas no tienen que comprometerse con un diseño único. No solo puede acomodar a más empleados en una oficina abierta (en comparación con las oficinas estilo cubículo de tamaño similar), sino que los diseños de planta abierta también se pueden reorganizar fácilmente a medida que crece su equipo.
  • Las oficinas abiertas son más económicas de implementar. Al nivel de construcción, el ahorro de generación de múltiples espacios de trabajo individuales, tipo privados u oficinas, puede generar un ahorro importante en los costos de habilitación o remodelación de una oficina. Este menor costo también se extiende a instalaciones como climatización o extinción y detección de incendios, cuya implementación es más sencilla y económica en espacios abiertos.
  • Tanto o más importante, la cantidad de m2 necesarios de oficina será menor, por lo que el costo per cápita del trabajador será también más bajo.

Riesgos

  • Las oficinas abiertas pueden ser ruidosas y distraer. El mayor inconveniente de las oficinas de planta abierta es que pueden ser muy ruidosas. Trabajar juntos en espacios abiertos también significa que es más fácil distraerse con un colega haciendo una pregunta, otro hablando por teléfono sobre un acuerdo de venta o unos cuantos más conversando en la esquina sobre planes para el fin de semana. Esto es importante de sopesar cuando se realizan labores con mucho teléfono, muchos informes que requieren concentración o en general actividades de valor agregado.
  • En el Informe de distracción en el lugar de trabajo de Udemy de 2018, el 80 % de los empleados mencionaron a los compañeros de trabajo demasiado conversadores y el ruido de la oficina como las principales distracciones.
  • Las oficinas abiertas carecen de privacidad. Con los miembros del equipo trabajando codo a codo todo el día, hay poca o ninguna privacidad en las oficinas de planta abierta. Si bien eso podría mantener a los empleados enfocados en el trabajo, también hay algunas desventajas por la falta de privacidad. Las oficinas abiertas pueden ser intimidantes para los introvertidos de su fuerza laboral, pero a las personas extrovertidas tampoco les gusta que las observen todo el tiempo.
  • Los empleados que sienten que están “en exhibición” en el trabajo también son menos productivos. En un estudio de los trabajadores de una fábrica china llamado “La paradoja de la transparencia: un papel para la privacidad en el aprendizaje organizacional y el control operativo”, los investigadores descubrieron que la productividad se ralentizaba cuando el gerente miraba y se recuperaba cuando los trabajadores no estaban supervisados.
  • Las oficinas abiertas pueden causar ansiedad y estrés. Las oficinas de planta abierta tienen pocas barreras físicas, si las hay, por lo que todos ven a los demás, todo el tiempo. Incluso si los empleados no tienen nada que ocultar, un estado de vigilancia es un estado de ansiedad.

Ajustes Razonables para la Inclusión en el Entorno Laboral

Sin duda, la inclusión y la diversidad son valores fundamentales en cualquier lugar de trabajo moderno y consciente. Y para hacer realidad estos valores, es necesario reconocer que en una sociedad diversa todos necesitamos distintos apoyos para desenvolvernos plenamente. En este sentido, los ajustes razonables son una herramienta clave para garantizar que todas las personas tengan acceso a oportunidades laborales, independientemente de sus capacidades o habilidades específicas.

¿Qué son los Ajustes Razonables?

Los ajustes razonables surgieron por primera vez como obligación en EE. UU, a través de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (En inglés, American with Disabilities Act o ADA). … medidas de adecuación del ambiente físico, social y de actitud a las carencias específicas de las personas con discapacidad que, de forma eficaz y sin que suponga una carga desproporcionada, faciliten la accesibilidad o participación de una persona con discapacidad en igualdad de condiciones que el resto de los ciudadanos.

Si bien la ley chilena no contempla un mecanismo concreto para implementar los ajustes razonables, deja claro que son medios para alcanzar la igualdad de condiciones. Son precisamente ajustes, adecuaciones que se realizan sobre el ambiente sin la necesidad de cambios fundamentales o estructurales. Por ejemplo, cambiar la naturaleza de un puesto de trabajo no cabe dentro de los ajustes razonables; flexibilizar la modalidad y horarios de trabajo, sí.

Puesto que su función es garantizar la igualdad para ejercer nuestros derechos fundamentales, los ajustes razonables no son “privilegios” o “concesiones” hacia los trabajadores con discapacidad, son una condición base para lograr la igualdad de oportunidades. Para que sean razonables, los ajustes requeridos deben ser viables y no perjudicar a otros trabajadores o las funciones mismas de la empresa.

Los ajustes razonables se implementan a partir de una solicitud o requerimiento, y se ajustan a necesidades específicas de una persona o un grupo de personas. Por el contrario, los ajustes razonables se implementan en situaciones concretas. La práctica de diseño universal puede reducir la probabilidad de necesitar ajustes en el futuro, pero no la elimina.

Aunque existen una serie de recomendaciones de posibles ajustes frente a determinados tipos de déficit, es fundamental analizar cada situación concreta para identificar los ajustes necesarios y adecuados a esa persona en particular. Sin embargo, los empleadores también pueden adelantarse a los requerimientos más comunes de las personas con discapacidad, y planificar para ciertos ajustes.

Aquí recopilamos algunas sugerencias de ajustes que implican costos muy bajos o inexistentes. Incluir en el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad la definición del concepto de ajustes razonables.

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