El éxito en un entorno de oficina moderno depende en gran medida de la capacidad de los equipos de trabajo para colaborar de manera efectiva. El sistema Cowork es un método de trabajo colaborativo que promueve el intercambio de ideas, para que cada trabajador pueda realizar sus tareas y proyectos de forma más eficiente, mejorando su rendimiento, resultados e incluso su ánimo y compromiso laboral.

El Impacto del Espacio de Trabajo en la Colaboración

Para hacer posible todo esto, se debe considerar que el espacio influye de manera directa. Ahí no solo hablamos de la decoración y accesorios que complementan una oficina si no, además, de los espacios y superficies donde se realizan las tareas. Tener todos los puestos de trabajo sectorizados y excesivamente cerrados con divisiones que no permitan que las ideas fluyan de persona a persona es contraproducente para lograr que el ingenio vaya enriqueciéndose entre los trabajadores.

Dimensiones Adecuadas del Espacio de Trabajo

Las medidas mínimas que se deben tener en cuenta para hacer un trabajo individual de forma cómoda por parte de un usuario promedio son 120cm de ancho por 60cm de profundidad. Para trabajos colaborativos el espacio de la cubierta para cada individuo debería ser de 140cm por 70cm de profundidad.

El trabajador actual contempla en su pack de herramientas celulares, laptops, tablets y diversos elementos electrónicos, además de cuadernos, carpetas, impresiones, etc. Lo idóneo es que cada objeto pueda estar situado en la cubierta de forma que no provoque problemas de espacio y que no existan choque con cables, cargadores o cualquier elemento que genere una molestia para desarrollar el trabajo.

Para espacios de trabajo grupales, lo mejor son las estaciones de trabajo frontales, también conocidas como estaciones bench y estaciones de trabajo laterales. Para aquellos lugares que son utilizados por diferentes empresas durante el día y no existe un control o un equipo fijo en un solo lugar, la opción de almacenamiento siempre se vuelve un tema complicado.

La mejor solución en estos casos son muebles de almacenamiento con cerradura, asumiendo que no es el caso de una oficina arrendada por horas. Los asientos pasan por un cuestionamiento muy similar, sin embargo, la opción de una silla ergonómica que contemple sistema sincrónico, altura de asiento, espaldar y apoya brazos regulable son las cuatro principales características que cualquier asiento debería tener, asegurando que podrá ser útil a cualquier usuario.

Abusar de los espacios abiertos tampoco es una buena opción. Existen trabajos o tareas que se hacen de mejor forma cuando existe delimitación de ciertos espacios. Si es necesario crear delimitaciones de trabajo siempre es buena opción pensar en paneles divisores de vidrio, los cuales pueden otorgar mayor privacidad sin restar amplitud al espacio. Se pueden considerar tanto como una opción para paredes como para las cubiertas de los escritorios.

Felicidad y Coordinación en el Equipo de Trabajo

Una oficina de trabajo, puede ser un lugar muy agradable, o puede ser un caos. Todos hemos vivido ambos casos, y siempre esperamos tener un buen ambiente en nuestro equipo… pero muchas veces nos sucede que es en realidad muy desordenado y la dinámica que se produce no termina por satisfacernos. Es entonces cuando los días se nos empiezan a hacer más pesados, y sólo queremos que llegue la hora de irnos a nuestras casas. La idea es que no nos pase esto nunca, ¿verdad? En el caso de los equipos de trabajo, lo mejor que podemos hacer para disfrutar y que no sea una tortura pasar esas horas en la oficina, es estar perfectamente coordinados, y comunicados para sacar adelante todos los objetivos propuestos. Lo que hay que hacer, en resumen, es ser un buen equipo de trabajo siempre.

Ahora que sabes que debe haber mucha comunicación, agregaremos un nuevo factor, el que es tan importante como cumplir con los objetivos de la empresa, llevando a cabo una estrategia con tu equipo de trabajo en la oficina. Este punto clave es la felicidad. Claro, porque en un espacio de trabajo, donde no hay funcionamiento como equipo, probablemente nos encontremos con que todos los integrantes estén descontentos.

Puede haber comentarios de pasillo, palabras desagradables en reuniones, y puñaladas por la espalda. ¿Qué pasa entonces adentro de un equipo que tiene buen trabajo en conjunto? ¡No hay nada de esto! Los participantes están contentos, coordinados, orgullosos de sus propias labores, y dispuestos a comunicarse entre todos los integrantes por buscar un objetivo en común.

Esto ocurre porque cuando hay buen trabajo en equipo, ya se ha entendido quién es el encargado de realizar qué tarea, lo que surge de entender las potencialidades y mejores talentos de las personas con las que trabajamos. Los líderes son capaces de comandar al equipo, y cada quién está conforme y orgulloso de su labor.

Distinto es que las tareas se realicen dos o tres veces por falta de coordinación, que un departamento tenga actividades o reuniones que los demás no se enteren por falta de comunicación, que no se avance en un tema en específico por desconocer de un talento oculto de algún integrante del equipo de trabajo, o que se demore en salir una tarea porque se le sigue entregando a la persona que no es capaz de ejecutarla.

Todo lo que acabamos de mencionar, son grandes “usted no lo haga”. Por el contrario, ¡busca lo distinto! Busca mejorar.

Características de un Equipo de Trabajo Exitoso

Entendemos que, a pesar de todo lo que te hemos contado, el tema de la capacitación en trabajo en equipo puede seguir siendo muy confuso. Porque, ¿qué aspectos del trabajo en equipo se pueden trabajar? ¿Cómo puede ser que hasta ahora los hemos pasado por alto? ¿Cómo trabaja realmente un buen equipo de trabajo? Sigue leyendo, pues ahora te contamos qué tiene que tener un grupo humano que se distinga por saber trabajar en equipo.

Te presentamos 12 características que poseen los buenos equipos de trabajo:

  1. Existe una perfecta distinción de los roles de cada uno ¿Quién debía mandar ese correo que finalmente nunca salió de la oficina? ¿Por qué esta persona pareciera ser el líder de un proyecto, cuando el encargado real es otro? ¿A quién debe seguir un empleado cuando las instrucciones se cruzan entre los altos mandos? Estas situaciones no le son indiferentes a nadie y, sin embargo, esperamos que no pasen. Un buen equipo de trabajo, capacitado en sus mejores habilidades, sabe quién debe hacer qué tarea, en qué tiempos, y con qué tipo de liderazgo.
  2. Todos saben para dónde reman Ahí está el objetivo. Lo vemos, apuntamos a él, y ¡pum! La persona encargada de apretar el gatillo, estaba enfocando para el otro lado. Ahí, todos nos agarramos las cabezas y pensamos, “¿Qué pasó?”. A veces suponemos que las metas en nuestro equipo de trabajo están planteadas y definidas, pero podemos equivocarnos. Puede que alguien tenga otra meta en mente, y funcione según sus propias intenciones. En un equipo de trabajo bien organizado, esto no pasa. La misión está clara, y todos los miembros del equipo funcionan para llegar a ella. Se acaban las intenciones individualistas, y nos enfocamos en perseguir los objetivos comunes, donde todos estamos de acuerdo. En una lista similar a la que te estamos presentando, el New York Times, recomienda tener un plan de trabajo, y que todos los tengan claro.
  3. No hay miedo de decir la verdad Uf, qué desagradable es esa sensación en el estómago de que algo no va bien en el trabajo, y sentir que no es posible hablar con sinceridad. Puede ser hablar sobre algún error, plantear situaciones que no estuvieron bien, conversar acerca de ambientes incómodos, dentro de muchas otras opciones. El miedo es que el hablar pueda conllevar infinitas consecuencias, las que muchas veces son impredecibles. Un equipo de trabajo fuerte sabe que la transparencia es vital para funcionar. Por eso, tendrá una política de puerta abierta, donde será posible abordar todas estas temáticas, sin que sea un gran problema. No prometemos que la sensación del estómago desaparecerá por completo, pero al menos nos sentiremos en confianza para siempre poder dar ese importante paso de clarificar y expresar lo que sea necesario.
  4. Hay flexibilidad Los cambios son difíciles para la mayoría de las personas, y lo sabemos. Lo mismo pasa en un equipo de trabajo: puede ser difícil enfrentar una situación nueva. La meta ideal es que un equipo de trabajo bueno pueda adaptarse a los cambios, sin sufrir en el camino. Deben ver estas situaciones como desafíos, y oportunidades para crecer. Y les aseguramos que si aprenden a trabajar de esta manera, siempre saldrán favorecidos. Un equipo que se adapta, es un equipo que tiene futuro.
  5. Saben cuando sentirse orgullosos… y cuándo hacer mea culpa Las felicitaciones y auto-palmadas en la espalda son importantes a la hora de trabajar. Son un motor que nos ayuda darnos energía cuando el trabajo se hace tediosos. Que algo salga bien en la oficina y todos celebremos juntos nos ayuda a hacer más liviana la carga, y nos da ese empuje tan necesario para alcanzar mejores resultados. Ahora, tan importante como este punto, es saber sentarse en equipo y revisar dónde hubo fallas en el proceso, y que cada actor sepa tomar su responsabilidad sin culpar al resto. Cada quien debe saber asumir lo suyo, y el resto debe estar ahí para apoyar y corregir, ya que de ahí saldrán los cambios. No se trata tampoco de echarse cargas sobre los hombres, sino de asumir madura y responsablemente cada acción según su verdadero peso, y como equipo tomar los pasos necesarios para corregir las situaciones. Además, esto ayuda a que ningún miembro de equipo se trague una culpa en soledad. Todos cometemos errores, y es más fácil salir de ellos con el apoyo de los compañeros y compañeras.
  6. Se celebran las diferencias Se acabó lo del compañero raro o callado.Ya no va más lo de la compañera de trabajo freaky, que todas dejan de lado. Esto no sólo pasa en edad escolar, sino que se ve claramente en los adultos. En un equipo de trabajo todos debemos aceptarnos y aceptar lo diferentes que podemos ser para salir adelante. Si un miembro del equipo es más hiperkinético, se mueve todo el día y enerva al resto, ¡denle una misión acorde! Se trata de hacer uso y celebrar eso que hace distintos y distingue a cada uno, no de crear un ejercito de personajes iguales que se comporten todos de la misma manera. Las diferencias nos enriquecen no sólo en la vida, sino que en los equipos de trabajo también.
  7. Los líderes son amigos, pero a la vez son firmes Ya sabes, si das la mano, te pueden tomar el brazo. ¡Eso no tiene nada de malo! Eso sí, no dejes que te tiren hacia ellos. Si te toman el brazo, ¡tráelos a ti! ¿Qué queremos decir con todo eso? El líder muchas veces puede tener miedo a caer mal entre el grupo de trabajo, o puede tener miedo de ser el jefe “mala onda”. Por esto, puede caer en el error de ser constantemente un igual, al que después se le pierde el respeto. Hay que encontrar el punto justo. El líder no tiene porqué ser un ogro. Puede ser una persona que sepa llevar a todos, dar ordenes, y a la vez saber tirar un chiste cada cierto rato. Lo importante es que sepa llevar todo en la medida justa. Los líderes llevan a los equipos de trabajo al éxito, por lo que es importante que sepan dónde está el punto límite, y estén capacitados para mejorar una falla en este punto.
  8. Se explotan los talentos ¿Qué tu compañero de trabajo que está todo el día encerrado en finanzas tiene mucha creatividad para la parte de marketing y no te habías dado cuenta? ¡Suele pasar! Pero pierde cuidado: lo importante es que cuando se encuentre un talento escondido, que puede llevar al equipo de trabajo a crecer y enriquecerse, no lo dejes pasar. Estos talentos pasan muchas veces colados y desapercibidos. ¡No cometas este error! ¡Puede hacer la diferencia entre un buen equipo y un excelente equipo! Si ves un talento, háblalo, descúbrelo, intenta que los demás se enteren y sepan valorarlo.
  9. Se entiende la importancia de ayudar Todos sabemos que el trabajo puede ser increíblemente agobiante, y eso hace que muchas veces nos encerremos en nuestras propias tareas. Se nos olvida que quizás, ofreciendo ayuda a nuestro compañero o compañera, descansaremos la mente un rato, surgirán las ideas, y se completará una tarea más rápido. Además, se nos puede devolver el favor, y crear una gran cadena colaborativa, donde también tendremos el beneficio de estar bien comunicados acerca de qué está haciendo nuestro equipo en su totalidad.
  10. Hay buena comunicación Va en línea con el punto anterior. ¡Y con todos los anteriores! Nos comunicamos en todos los sentidos, y estamos bien como equipo de trabajo. No hay mucho más que decir. Creemos canales, y utilicémoslos bien. La revista Psychology Today, destaca especialmente este punto, declarando que además, esta comunicación debe tener tacto y sensibilidad.
  11. Hay preocupación por el flujo de ideas ¡Seamos creativos! Esto también nos ayudará a tener una mejor experiencia en nuestro trabajo. No nos quedemos sentados en el escritorio, simplemente trabajando como robots. Un equipo de trabajo fuerte se preocupará de darse un tiempo de esparcimiento y creatividad para dejar surgir nuevas ideas y refrescar lo que viene a futuro.
  12. Les gusta su trabajo Un punto obvio, pero que vale la pena tocarlo. No importa si un equipo de trabajo tiene excelentes resultados. Si no podemos decir que sus miembros son felices, entonces no estamos frente a un buen equipo de trabajo. ¡Preocupémonos! Es importante que se cumplan todos los puntos anteriores, y si los mezclamos con vocación, entonces probablemente encontraremos la felicidad.

Tipos de Distribución de Oficinas

Elegir el tipo de distribución correcto no solo influye en la imagen corporativa, sino que incide directamente en la productividad, colaboración y confort de los equipos de trabajo.

  • Oficina Abierta: El formato de oficina abierta consiste en un espacio amplio sin divisiones físicas entre estaciones de trabajo, pensado para fomentar la interacción constante entre los miembros del equipo. Esta configuración es ideal para empresas que priorizan la colaboración, como agencias creativas, startups o departamentos de innovación. Permite un mayor aprovechamiento del espacio y facilita la supervisión por parte de los líderes.
  • Oficina Cerrada: A diferencia del modelo abierto, la distribución de los espacios de trabajo de tipo cerrada se basa en dividir el espacio por medio de muros, tabiques o divisiones modulares, brindando a cada trabajador o equipo su propio entorno aislado. Este tipo de distribución es común en firmas legales, financieras o ejecutivas donde la confidencialidad, el foco y la discreción son prioritarios.
  • Sistema Benching: Este modelo consiste en grandes superficies de trabajo lineales donde los colaboradores se ubican uno al lado del otro sin divisiones, similar a un banco largo. El sistema benching es útil para fomentar el trabajo en equipo y minimizar los costos de mobiliario, ya que permite compartir recursos como tomas eléctricas, pantallas o materiales. Es una opción muy adoptada en call centers, departamentos comerciales o equipos que trabajan en proyectos de forma simultánea.
  • Oficinas Modulares: Las oficinas modulares se caracterizan por el uso de muebles, divisiones y estaciones de trabajo que pueden adaptarse, moverse o redistribuirse con facilidad. Este tipo de diseño responde a una filosofía de trabajo ágil, donde los equipos se reorganizan frecuentemente y los espacios deben ajustarse con rapidez a los cambios. Las estanterías metálicas livianas, los escritorios con ruedas o los lockers móviles son ejemplos de elementos clave en este tipo de oficinas.
  • Oficinas Celulares: Este tipo de distribución de oficinas organiza el espacio en pequeñas unidades de trabajo o “células”, cada una conformada por un grupo de colaboradores que comparten funciones o proyectos. Las estaciones se agrupan alrededor de una mesa común o en disposición circular para facilitar la comunicación inmediata. Es una opción frecuente en áreas de desarrollo, diseño o soporte técnico donde se necesita mantener el enfoque grupal sin perder la individualidad.

Mobiliario Funcional para Optimizar el Espacio de Trabajo

Los muebles, escritorios y sillas cumplen un rol fundamental para garantizar que el día a día se desarrolle de forma fluida, ordenada y cómoda. Contar con muebles funcionales permite optimizar el uso del espacio, facilitar el acceso a los recursos y mejorar la experiencia de los trabajadores.

  • Lockers: Cada trabajador puede guardar de manera segura sus pertenencias personales como bolsos, laptops o documentos confidenciales, lo que evita la acumulación de objetos en los escritorios. En oficinas compartidas o con modalidad híbrida, este tipo de mobiliario aporta seguridad y privacidad, a la vez que promueve una cultura de respeto por los espacios comunes.
  • Estanterías: Las estanterías permiten clasificar y almacenar documentación, libros técnicos, cajas logísticas u objetos de uso frecuente de forma vertical, aprovechando al máximo el espacio. Su estructura robusta y adaptable a diferentes pesos las convierte en aliadas estratégicas, tanto en zonas administrativas como en bodegas internas.
  • Cajas de Almacenamiento: Estos objetos permiten agrupar insumos, elementos de papelería, repuestos tecnológicos o materiales de oficina que no requieren exposición constante. Son livianas, apilables y fáciles de identificar mediante etiquetas o colores, lo que agiliza el manejo del inventario interno.
  • Mobiliario Multifuncional: El mobiliario multifuncional, como escritorios con cajones, estantes o superficies elevadas, favorece el orden individual y elimina la necesidad de usar mobiliario adicional. Esta solución es ideal en oficinas donde se busca ahorrar espacio sin comprometer la capacidad de almacenamiento.
  • Escritorios Integrados: De igual manera, los escritorios integrados permiten mantener los elementos esenciales al alcance del usuario sin saturar visualmente el entorno, contribuyendo a una atmósfera más limpia y profesional.
  • Archivadores con Cerradura: Son perfectos para almacenar carpetas, manuales, dispositivos electrónicos o cualquier recurso que requiera resguardo prolongado. Gracias a su sistema con cerradura, ayudan a garantizar la confidencialidad de la información o el cuidado de equipos costosos. Este tipo de mobiliario es común en departamentos contables, jurídicos o administrativos donde se manejan documentos físicos a diario.

Principios clave para la distribución de oficinas

¿Te has preguntado por qué algunas oficinas parecen fluir con naturalidad mientras otras resultan caóticas y poco funcionales? ¿Sabías que una correcta distribución del espacio puede incrementar significativamente la productividad, el bienestar laboral y la imagen corporativa? Analizaremos desde principios ergonómicos hasta zonas colaborativas, pasando por el uso de lockers, estanterías y mobiliario que optimizan el entorno de trabajo. Una organización eficaz no solo responde a una necesidad estética, sino que es una estrategia funcional que optimiza el rendimiento del equipo, fomenta la colaboración y garantiza el bienestar laboral de todos los que allí trabajan.

  • Equilibrio entre espacios abiertos y privados: el debate entre oficinas abiertas y privadas sigue vigente, pero la solución ideal no radica en elegir uno u otro modelo, sino en combinarlos estratégicamente.
  • Integración de luz natural y vegetación: numerosos estudios han demostrado que la luz natural mejora el estado de ánimo, reduce el ausentismo y aumenta el rendimiento cognitivo. Al diseñar tu oficina según las dimensiones del espacio de trabajo, asegúrate de aprovechar al máximo las ventanas, orientaciones y claraboyas disponibles.
  • Ergonomía como eje del bienestar: diseñar una oficina no se trata únicamente de ubicar escritorios y sillas. La ergonomía, entendida como la adecuación del entorno de trabajo al cuerpo humano, es fundamental para prevenir lesiones, mejorar la postura y aumentar la eficiencia.
  • Zonas multifuncionales para distintos momentos de la jornada: una oficina en esta era debe responder a los múltiples ritmos y necesidades que se presentan durante la jornada laboral. Por eso, es recomendable contar con zonas de colaboración, espacios de relajación, salas de reuniones formales e incluso áreas destinadas a actividades informales o recreativas.
  • Flujo de circulación eficiente: una correcta distribución del mobiliario debe garantizar que los desplazamientos dentro de la oficina sean fluidos y lógicos. Esto implica evitar pasillos estrechos, recorridos innecesarios o cruces constantes entre áreas incompatibles (como zonas de descanso y estaciones de trabajo).

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