El rol de un Asistente Administrativo es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier organización. El propósito principal de este rol es brindar soporte administrativo al área o departamento, apoyando en la eficiencia de los procesos y documentación que se gestiona diariamente.
Funciones Principales
Las funciones de un asistente administrativo pueden variar dependiendo de la empresa, pero generalmente incluyen:
- Redacción y gestión de informes relativos a los procesos administrativos presentes en los activos de la compañía, verificando y corroborando información según avances.
- Redacción y generación de documentos, estableciendo contacto con notarias para la legalización.
- Atención de consultas, investigación y búsqueda de solución a problemas administrativos, apoyándose en el conocimiento de las políticas y procedimientos del departamento.
- Responsable de la comunicación y distribución de información a clientes y equipo de operación, mediante diferentes medios de comunicación.
- Supervisar y asegurar que las tareas realizadas en comunidades sean ejecutadas según la Ley de copropiedad.
- Asistir en la capacitación y respectivos procedimientos de entrenamiento sobre las diferentes plataformas internas de la compañía a equipos de operaciones de edificios.
Requisitos Deseados
Para optar a un puesto de asistente administrativo, es importante cumplir con ciertos requisitos y poseer habilidades específicas. A continuación, se detallan los requisitos más comunes:
Educación y Experiencia
- Estudios nivel superior en administración o carrera afín.
- Desde 2 años de experiencia en gestión administrativa, realizando redacción, control y gestión de informes, excluyente.
- Enseñanza media completa (deseable formación técnica en administración o similar).
Habilidades Técnicas
- Utilización nivel intermedio de herramientas de office, Excel y Word.
- Manejo básico de herramientas de oficina (Word, Excel, correo electrónico).
Habilidades Interpersonales
- Redacción, comprensión lectora y ortografía, comprobable.
- Buena comunicación verbal y escrita.
- Actitud amable, responsable y con orientación al servicio.
Conocimientos Adicionales (Deseables)
- Ideal conocimiento de ley de copropiedad y/o pólizas de seguros.
- Deseable contar con curso de administración de edificios.
- Dominio de inglés, plus.
Ejemplo de Oferta de Empleo
Para ilustrar los requisitos en un contexto real, veamos un ejemplo de una oferta de empleo para Asistente Administrativo/a de Recepción:
Descripción del cargo: Buscamos una persona proactiva, cordial y organizada para desempeñarse como Asistente Administrativo/a de Recepción. Será responsable de la atención presencial y telefónica de clientes y visitas, así como de tareas administrativas básicas que apoyen el funcionamiento diario de la oficina.
Principales funciones:
- Recibir y orientar a visitantes y clientes.
- Gestionar llamadas telefónicas y correos electrónicos.
- Apoyar en la organización de reuniones y coordinación de agendas.
- Mantener el orden y abastecimiento de la recepción.
- Apoyar en tareas administrativas generales.
Requisitos:
- Enseñanza media completa (deseable formación técnica en administración o similar).
- Manejo básico de herramientas de oficina (Word, Excel, correo electrónico).
- Buena comunicación verbal y escrita.
- Actitud amable, responsable y con orientación al servicio.
Valoramos especialmente:
- Experiencia previa en atención al cliente o recepción.
- Conocimiento de inclusión y trato respetuoso hacia la diversidad.
Consideraciones Adicionales
Algunas empresas valoran la disponibilidad para trabajar de forma presencial y el compromiso con la diversidad e inclusión. Por ejemplo, una empresa podría buscar:
- Disponibilidad para trabajar de forma presencial de lunes a viernes en Las Condes (a pasos de Metro Tobalaba).
Es importante destacar que muchas empresas valoran la diversidad y promueven un entorno laboral inclusivo, invitando a postular a todas las personas, sin distinción de género, edad, nacionalidad, orientación sexual, identidad de género, situación de discapacidad o cualquier otra condición.
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