El puesto de secretaria contable es fundamental para la administración y el correcto funcionamiento financiero de una empresa. A continuación, se detallan las responsabilidades, requisitos y habilidades necesarias para desempeñar este rol de manera eficiente.

Responsabilidades Principales

Una secretaria contable tiene una variedad de responsabilidades cruciales, que incluyen:

  • Ingresar la contabilidad rutinaria de las empresas administradas.
  • Conciliar las cuentas bancarias y de ahorro.
  • Calcular remuneraciones.
  • Pagar a proveedores y gestionar la cobranza.
  • Emitir facturas de venta.
  • Registrar facturas de compra y boletas.
  • Mantener los análisis de cuentas contables.
  • Contestar teléfonos, controlar el acceso, distribuir la correspondencia y el correo electrónico.

Tareas Diarias en Contabilidad

Las tareas contables diarias incluyen:

  • Registrar pagos recibidos.
  • Emitir y registrar pagos emitidos.
  • Registrar facturas, notas de crédito y boletas recibidas.
  • Emitir y registrar facturas y notas de crédito.
  • Registrar pagos con tarjetas de crédito recibidas.
  • Gestionar notas de crédito recibidas y emitidas.
  • Revisar facturas rechazadas.

Preparación y Entrega de Documentos

La secretaria contable también debe:

  • Preparar y entregar para revisión independiente, el 12 de cada mes, las Declaraciones Mensuales de Impuestos, junto con el libro de compra y ventas, facturas de compras y de ventas, boletas de honorarios el día 5 de cada mes.
  • Recuperar y archivar, el día 12 de cada mes, toda la información del mes anterior.
  • Solicitar parámetros mensuales UTM, UF, etc.
  • Mantener toda la documentación bien archivada de las empresas (requerimientos SII).

La documentación incluye:

  • Boletas de servicios.
  • Facturas de ventas.
  • Facturas de compras.
  • Guías de despacho.

Además, debe cerrar el mes según una lista de chequeo, subir el Libro de Remuneraciones y mantener los archivos contables timbrados por Impuestos Internos (SII), tales como:

  • Libro diario.
  • Libro Mayor.
  • Balance.
  • Libro de Compras y ventas.
  • Libro de Honorarios.

Recepción y Despacho de Mercadería

Las responsabilidades en esta área comprenden:

  • Recepción y verificación de la mercadería y las facturas de proveedores contra las Órdenes de Compra.
  • Despachar mercadería.
  • Facturar (asegurándose de que los clientes existan en el sistema).
  • Coordinar la entrega y despacho.
  • Custodiar las existencias.

Gestión de Saldo de Caja

Incluye:

  • Llevar saldos de cuentas corrientes, obteniendo diariamente los saldos de las cuentas corrientes.
  • Preparar proyección de caja.
  • Custodia de cheques a fecha.
  • Custodia de cheques en blanco.
  • Administrar cajas chicas.

Administración de Personal

La secretaria contable debe:

  • Preparar y entregar para revisión independiente, 2 días hábiles antes de los pagos, los cálculos de remuneraciones.
  • Considerar UF, UTM, asistencia, anticipos, otros.
  • Verificar y actualizar:
    • Comisiones AFP.
    • Contratos ISAPRES.
    • Comisiones de las AFP (mensual).
  • Gestionar los días de pago: Planes primer día hábil del mes.

Requisitos Esenciales

Para ser una secretaria contable exitosa, se requiere:

  • Buena presencia, vocabulario y dicción.
  • Ser muy confiable, discreta, responsable y disciplinada.
  • Ser inteligente, con capacidad y disposición para aprender.
  • Conocimientos básicos de Contabilidad y capacidad de Análisis.
  • Educación mínima: Educación media C.H.

Ventajas de Trabajar en CDC

Trabajar en una empresa como CDC ofrece diversas ventajas:

  1. CDC es una empresa líder en todas las divisiones en que opera.
  2. CDC premia generosamente el esfuerzo personal, asociando al personal y compartiendo con ellos los resultados comerciales.
  3. CDC premia generosamente el esfuerzo personal, asociando al personal y compartiendo con ellos los resultados comerciales.

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