Para asegurar el funcionamiento óptimo de una comunidad, ya sea un condominio o un edificio, es vital contar con un buen administrador. Esta persona es quien se encargará de mantener a todos los propietarios informados y coordinados, logrando así la mejor convivencia posible. El nombramiento del administrador se produce en la asamblea de copropietarios.
El administrador puede ser una persona natural o jurídica, que administra con las facultades que disponga el reglamento de Copropiedad. Los únicos que no están facultados para ser administrador, son los miembros del comité de administración. Debe constatarse en el acta de la asamblea en que se adoptó el acuerdo y reducirse a escritura pública por la persona autorizada para tal efecto, o por cualquier miembro del comité de administración. Además, hay que guardar una copia autorizada en los archivos que maneje la administración de propiedades del edificio.
Funciones Clave del Administrador
Conocer la Ley de Copropiedad y la legislación laboral es fundamental para poder ejercer su cargo de la forma más correcta posible. La Ley de Copropiedad en su artículo 23° identifica en específico las tareas que por ley debe cumplir el administrador.
Responsabilidades Administrativas
Hacerse cargo de la parte administrativa de la comunidad es una de las tareas principales. Generar todos los contratos y todas las labores de mantención necesarias para que en el condominio o edificio no deje de funcionar ninguna de sus dependencias o instalaciones. Para esto, se requieren mantenciones preventivas.
Seguridad y Mantenimiento
El Administrador es responsable de la seguridad del condominio, así como de la mantención del condominio. Adicionalmente a esto, el administrador debe saber reaccionar ante las eventualidades, por ejemplo, rotura de cañerías, desagües, incendios, terremotos, etc.
Comunicación y Coordinación
Mantener una buena coordinación y comunicación con el comité de administración y los copropietarios, de manera que se puedan recoger correctamente las inquietudes y prioridades que tiene el comité y poder desarrollar su función de acuerdo a esas prioridades. “Pero lejos, lo más importante es la comunicación que el administrador establezca con el comité.
El Rol del Conserje: Un Pilar Fundamental
La guía completa de conserjes en edificios y condominios. Los conserjes son la cara de los edificios, los guardianes de las encomiendas y vigilantes de la noche con los departamentos que tienen la música demasiado alta. Se define al conserje o portero como la persona que tiene las llaves de un edificio, cuida su mantenimiento, asea en algunos casos y se encarga de la supervisión general del funcionamiento y convivencia tranquila en el condominio.
Claro aplicado a la realidad los conserjes hacen muchísimas más cosas porque son figuras fundamentales para el buen funcionamiento de un condominio y convivencia armoniosa entre los residentes, además, conectan a la administración y comité con el día a día de lo que pasa en la comunidad. La existencia de los conserjes en los edificios también representa un respaldo directo con los residentes, teniendo a una persona siempre disponible para apoyar y asesorar a quien lo necesite es parte del servicio y la experiencia de vivir en comunidad.
Funciones y Obligaciones de los Conserjes en Edificios
Estos tienen actividades bien definidas y organizadas durante su día, aunque lo más importante es que nunca dejen su puesto de trabajo, por eso muchos condominios tienen dos o más conserjes simultáneamente, para apoyar en el caso de que uno deba trasladarse a otra sección del edificio. En sí las actividades que desarrolle el conserje son definidas por el comité de administración del condominio, por eso vemos que en algunos edificios los conserjes hacen aseo o vigilan y en otros se dedican solamente a atender a quien llega.
De igual modo, veamos la descripción de cargo para los conserjes de edificios:
- Informa temas generales para residentes y visitantes, sobre cómo reservar espacios comunes, preguntas sobre el edificio, información de cómo llegar o acceder a ciertos lugares del espacio o incluso consultas sobre el reglamento de copropiedad.
- Informa sobre Gastos Comunes del edificio, esto no significa que el conserje deba calcular los gastos, pero si el condominio no utiliza el software de administración ComunidadFeliz y todavía entrega los gastos comunes por medio de una boleta impresa, será labor del conserje promover la entrega de la misma a todos los residentes que pasen por la recepción.
- Recibe paquetes y encomiendas, dado que son los trabajadores que siempre están para atender a quienes ingresan al edificio, los conserjes deben recibir paquetes, delivery y encomienda de los residentes, ubicándolas en el área destinada para eso y siempre llevando un registro de recepción.
- Vela por el cumplimiento del Reglamento de Copropiedad, este es uno de los puntos más importantes y es que el reglamento rige las normas de convivencia dentro del condominio, por lo cual los conserjes deben conocerlo bien. De este modo podrá detectar acciones de residentes que no estén alineadas con el reglamento y hacerlo valer con notificaciones o avisos a cada uno.
- Atiende el teléfono del condominio, ya sea para consultas a través del citófono de cada residente o proveedores y personas externas que tengan una pregunta puntual del edificio.
- Controla el acceso al edificio y espacios comunes, este punto es delicado y hablará más de cómo se adapte el conserje a su día a día.
- Actúa en caso de emergencia, no significa que en caso de un incendio el conserje deba correr a apagar las llamas, pero si debe correr y ser el primero en contactar a los bomberos y ambulancias.
Requisitos para Trabajar como Conserje de Edificios y Condominios
Trabajar en una comunidad conlleva una gran responsabilidad, teniendo eso en cuenta veamos los requisitos para conserjes:
- Contar con el curso O.S 10 de conserjes de edificios: esta importante certificación se realiza a través de la Comisaría de Seguridad Privada y considera la preparación en actividades de guardia y vigilancia. En 90 horas de educación más un examen final se le enseña a los candidatos a conserjes conceptos relevantes y cómo actuar ante situaciones críticas dentro de condominios.
- Referencias laborales: este es un factor ideal porque en condominios se manejan mucho las referencias laborales, tener comentarios positivos de otros condominios con los que hayas trabajado anteriormente le dará un plus a tu postulación.
- Habilidades blandas: los conserjes no deben tener estudios en Oxford ni 3 posgrados necesariamente, sino que el tener sólidas habilidades de comunicación, proactividad, liderazgo, buen trato con las personas y capacidad resolutiva sin duda da puntos extra a cualquier postulación.
¿A quién le reportan los conserjes?
Hay tres figuras en los edificios; los administradores, los miembros del comité y los residentes. ¿Quién gestiona el trabajo del conserje? Aquí dependerá de lo que se haya estipulado en el condominio. Si bien el empleador cuenta como la comunidad, dependerá de la facultad que tenga el administrador.
Los residentes pueden pedirle apoyo a los conserjes con ciertos temas, y según el alcance de sus funciones y Reglamento de Copropiedad estos podrán apoyar sin tener que pedir una autorización de la administración.
No obstante, es la administración quien suele capacitar y contratar a los nuevos conserjes y les enseña cómo funciona todo dentro del condominio, por lo que estos también deben responder ante la administración.
Trabajar de conserje no es una labor fácil, especialmente cuando no se han especificado sus funciones y responsabilidades. Los conserjes son, entre muchas otras cosas, Los primeros en resguardar la seguridad de un inmueble donde viven cientos de familias, y quienes deben atender los requerimientos de copropietarios o arrendatarios durante su turno laboral. Por lo mismo, cabe mencionar cuáles son las funciones de éstos.
El conserje es la primera barrera de seguridad en edificios y condominios ya que muchas de las funciones de los conserjes están relacionadas a tareas de vigilancia. El control de acceso, registro de visitas y el manejo de las cámaras de seguridad son algunas de ellas.
“A toda persona ajena al edificio se le solicitan los datos de identificación, sea peatón o venga en vehículo. “También se hacen paseos de vigilancia en el edificio y cada recorrido dura entre 30 y 40 minutos, aproximadamente. Ahí se revisa la seguridad del edificio, las salidas y los equipos (sala eléctrica o sala de bombas).
Desde el 2006 existe una normativa que obliga a los conserjes hacer un curso de 32 horas para ejercer como tal, el cual debe ser aprobado por el OS10 de Carabineros y se renueva cada 3 años. La credencial que demuestra la aprobación de este curso debe estar siempre a la vista. Incluso podrá ser solicitada por Carabineros si se realiza una inspección. De no contar con el respaldo de la realización del curso, el edificio se arriesga a fuertes multas.
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