Cuando se crea una empresa o negocio en Chile, es indispensable designar un representante legal. Una empresa se constituye en una persona jurídica que necesita de una persona natural que actúe en su nombre. Esa persona es el representante legal.
¿Qué hace un representante legal de una empresa?
El representante legal de la empresa es la persona que puede, en nombre de la empresa, adquirir derechos y contraer compromisos vinculantes para la empresa, así como actuar ante los tribunales y otras autoridades en nombre de la empresa.
El representante legal es quien actúa en nombre de otra persona y que es reconocido por la ley.
Sea cual sea su calidad (socio o tercero), el representante legal de una empresa siempre tiene el mismo rol. Tiene los poderes más amplios para actuar en todas las circunstancias en nombre y en representación de la empresa que representa.
Cuando también es un funcionario de corporativo, su libertad está enmarcada por los estatutos sociales que pueden limitar sus poderes. Además, debe respetar siempre el objeto social.
La misión del representante legal es defender los intereses de la empresa y es el principal tomador de decisiones. Posee el poder de firmar contratos y vincular a la empresa.
También puede verificar y controlar los actos del día a día de la empresa y administrar el patrimonio de la misma.
El representante legal también tiene deberes con respecto a la empresa y los socios. Debe informar sobre su gestión y comunicar toda la información de su gestión a los socios.
Si comete faltas (mala gestión, violación de los estatutos sociales) y estas han causado daños a la empresa, los socios pueden exigir el cumplimiento de su responsabilidad civil. También pueden exigir su responsabilidad penal cuando comete uno o más delitos (abuso de activos corporativos, ventas fraudulentas, malversación de fondos, etc.).
Requisitos para ser Representante Legal en Chile
Sin importar el tipo de sociedad que constituyas, tu empresa debe asumir responsabilidades legales, y por consiguiente es obligatoria la existencia de un representante legal. Todas las empresas que se constituyen en el país deben nombrar por lo menos un representante legal que, además, debe estar registrado en el Servicio de Impuestos Internos (SII).
Los requisitos para ser representante legal de una empresa son:
- Ser mayor de 18 años. En nuestro país esto es, sobre 18 años.
- Ser residente permanente o ciudadano.
- Ser persona natural, una persona jurídica no puede constituirse en representante legal de una empresa.
- Si el propietario de la empresa es extranjero no puede actuar como representante legal hasta que hayan obtenido el estatus de residencia permanente completa.
- Poseer documento formalmente notariado que le otorgue los poderes de representante legal. Las facultades del mandatario deben constar por escrito, suscritas por quien da el poder. Es decir, en la escritura de tu empresa se debe designar claramente quien es el representante, sus facultades (que puede hacer y qué no), y a la vez este documento/escritura debe estar firmado por quienes entregan dichas facultades.
Inversionistas Extranjeros y Representación Legal
En el caso de inversionistas extranjeros que deseen abrir una empresa en Chile, la ley exige que cuenten con un representante legal con cédula chilena. Esto asegura que haya una persona local que pueda responder legalmente en nombre de la empresa.
Los inversionistas extranjeros que deseen iniciar operaciones en Chile necesitan obtener el RUT (Rol Único Tributario). Para ello, deben:
- Nombrar un representante legal con cédula chilena.
- Registrar a la empresa o al inversionista extranjero en el Servicio de Impuestos Internos (SII) para obtener el RUT.
Responsabilidad Legal del Representante Legal
Asumir el papel de representante legal expone a la persona a ciertas responsabilidades legales personales. Si la empresa no paga impuestos el Servicio de Impuestos Internos puede imponer sanciones penales o civiles contra el representante legal directamente.
Si se entabla una demanda civil contra la empresa, el representante legal debe comparecer ante el tribunal. Es por ello que el representante legal debe asumir su posición con seriedad, transparencia y responsabilidad.
Una de las principales responsabilidades del representante legal es garantizar que la empresa cumpla con todas las obligaciones tributarias ante el SII.
La ley chilena es clara en cuanto al debido proceso. Los artículos 98 y 99 del código tributario establecen que, aunque te puedes ver afectado por multas y otras sanciones, esto no es automático. O sea, antes de que te llegue alguna sanción, hay todo un proceso legal que se debe seguir.
Cambio de Representante Legal
Sí se puede realizar el cambio, es decisión de los socios de la empresa. Una vez que se apruebe el cambio deben seguirse los siguientes pasos:
- Realizar la modificación en los estatutos de la empresa o sociedad donde se indique el cambio y se incluya al nuevo representante legal.
- Elaborar un nuevo documento notariado donde se le confieren los poderes al nuevo representante legal.
- Realizar la publicación del extracto de la modificación ante el Registro de Comercio.
- Informar del cambio al Servicio de Impuestos Internos.
- Publicar el cambio de representante legal en el diario oficial.
Si actualmente eres representante legal de una empresa, y quieres dejar de serlo, tienes las siguientes opciones:
- Si eres uno de los socios o accionistas de la empresa, debes solicitar a todos los accionistas o socios de la empresa que firmen una modificación de la sociedad.
- Si eres uno de los socios o accionistas mayoritarios de la empresa, y si a la vez controlas más del 50% de las acciones o participación dentro de la sociedad, podrás realizar el proceso de modificación sin requerir la firma o autorización del resto de los socios.
- Si no eres socio o accionista, deberás hablar con los socios o accionistas de la empresa, para que ellos realicen el proceso de modificación de la misma.
Una vez que hayas realizado el proceso de modificación de la empresa, que corresponde a la documentación legal, uno tiene la obligación de informar al Servicio de Impuestos Internos.
Actualmente el proceso se realiza directamente desde la página web del SII, siguiendo la siguiente ruta: Servicios Online >Actualización de Información > Actualizar datos de identificación. Aquí deberás completar la información que el SII nos solicita al respecto.
Aspectos a Considerar para el Nombramiento
Al redactar los estatutos sociales o cualquier contrato relacionado con los poderes del representante legal, debes asegurarte de que los poderes otorgados al representante legal estén debidamente restringidos.
Es importante incluir dentro de dicho documento que es necesario una firma autorizada de los socios o accionistas para la venta de cualquier activo inmobiliario. También es recomendable restringir la cantidad de dinero que el representante legal puede transferir sin autorización.
Sin embargo, las restricciones no deben ser tan limitantes que el representante legal no pueda cumplir adecuadamente con sus funciones.
Es conveniente encontrar un equilibrio entre los poderes necesarios para que el representante legal ejecute eficientemente el mandato que se le ha encomendado y las restricciones necesarias para proteger al propietario, los socios y los accionistas de la empresa.
Nombrar un representante legal para tu empresa es una tarea importante e implica una gran confianza con quien elija designar. Para algunas empresas, esto significa buscar y nombrar a un tercero.
Tabla Resumen de Requisitos
| Requisito | Descripción |
|---|---|
| Edad | Ser mayor de 18 años. |
| Residencia | Ser residente permanente o ciudadano chileno. |
| Persona Natural | Debe ser una persona natural, no una persona jurídica. |
| Documento Notariado | Poseer un documento formalmente notariado que le otorgue los poderes de representante legal. |
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