Elaborar un buen CV claro y bien organizado no es tan fácil, sobre todo si buscas un nuevo trabajo como asistente administrativo. Quieres quedar bien con tu nuevo empleador, con un currículum vitae bueno y bien diseñado con el que te distingas de otros candidatos. ¿Qué estás agregando en él? ¿Qué elementos son importantes y qué deberías dejar fuera de tu CV? A continuación te lo explicamos, ¡para que puedas conseguir ese nuevo trabajo!

Partes esenciales de un currículum administrativo

Sin duda, una serie de cosas no deberían faltar en su currículum vitae. Para empezar, piensa en:

  • Datos de contacto: Suena obvio, pero al menos debes asegurarte de que no contenga ningún error. No da una buena impresión si, por ejemplo, hay un error en tu nombre o dirección. Además, utiliza una dirección de correo electrónico profesional (con tu nombre real, no un apodo) y un número de teléfono móvil para que el empleador pueda contactarte fácilmente. ¡Asegúrate de ser fácilmente accesible a través de estos datos de contacto!
  • Experiencia laboral: Por supuesto, es muy importante mencionar tu experiencia laboral. Por lo general, la experiencia laboral se enumerará por encima de la educación, ya que es más relevante para tu solicitud. Indique para cada puesto cuáles responsabilidades tuviste y cuáles has desarrollado.
  • Formación académica: Cuanta más experiencia laboral tengas, menos relevante será tu educación. Por eso todavía los nombras, pero los ubicas bajo tu experiencia laboral. ¿Aún no tienes tanta experiencia laboral (relevante)? Entonces, en realidad puede ayudarte a explicar tu educación con más detalle, por ejemplo, ciertas competencias, especializaciones o proyectos.

Elementos adicionales para destacar

Los elementos anteriores aparecen en cada currículum. ¿Te gustaría tener una ventaja sobre tu competencia? Entonces harías bien en agregar también uno o más de los siguientes componentes:

  • Perfil personal: Un currículum moderno contiene un perfil personal. Esa es una breve introducción/resumen del CV en unas pocas oraciones.
  • Idiomas: ¿Hablas varios idiomas? Eso te puede dar una ventaja en muchas empresas, ¡nombra los idiomas y el nivel!
  • Habilidades y competencias: Durante tus estudios y trabajo adquieres ciertas habilidades que también te serán útiles en tu nuevo trabajo. Piensa en trabajar con ciertos programas, por ejemplo. Además, naturalmente también puede tener ciertas cualidades o competencias que resultan útiles, como la colaboración o las habilidades de comunicación, por ejemplo.
  • Cursos y formación: ¿Has realizado algún curso o formación? Indica el año y, en su caso, el título o certificado. Estos pueden ayudarte con el desempeño de tu nuevo puesto e indicar que estás dispuesto a continuar desarrollándote.
  • Actividades secundarias: Actividades que además del trabajo y la educación te ayudan a demostrar ciertas habilidades o características personales. Por ejemplo, ayudar en la gestión de una asociación puede ayudar a enfatizar las habilidades organizativas.
  • Intereses y hobbies: Esto le da al empleador una imagen algo más personal de ti como persona. Asegúrate de preguntarte de antes si realmente agregarías algo. En ocasiones, un pasatiempo en particular también puede generar dudas, así que es mejor dejarlo fuera.

Cómo escribir un perfil personal efectivo

Es bueno agregar un perfil personal. En un párrafo breve y claro de unas 5 líneas; indicas quién eres, qué estás buscando, cuáles son tus ambiciones, cuáles son tus ideales y en qué te destacas. Asegúrate de presentar esta información de una manera interesante. No es un resumen seco de lo que puedes y no puedes hacer, sino una introducción breve y concisa. ¡Asegúrate de hacer coincidir tu perfil personal con el texto de la vacante del puesto que estás solicitando!

El aspecto de un puesto de asistente administrativo es diferente dentro de cada empresa. En tu perfil personal, debes indicar claramente qué te gusta y en qué eres bueno. Por ejemplo, ¿te gusta trabajar con otros departamentos o eres alguien que prefiere trabajar de forma completamente independiente? ¿Prefieres sumergirte en los números todo el día o también te gusta tener contacto con el cliente? Al describir adecuadamente este tipo de asuntos, un empleador puede determinar si eres el candidato adecuado para el puesto.

Ejemplos de perfiles personales para empleados administrativos

Para ayudarlo a escribir su perfil personal, hemos enumerado algunos ejemplos a continuación:

  • Ejemplo de perfil - empleado administrativo inicial: Iniciador ambicioso en el mercado laboral en busca de un primer empleador para desarrollarme. Busco un puesto administrativo/secretario variado, con una función de apoyo para otros departamentos. Soy un verdadero jugador de equipo y me satisface ayudar a colegas o clientes. Soy sociable por naturaleza y soy hábil en la comunicación verbal.
  • Ejemplo de perfil - Asistente administrativo en busca de un nuevo desafío: Soy una trabajadora administrativa con experiencia, ansiosa por regresar después de una breve interrupción de su carrera después del embarazo. Combino un amplio conocimiento de la industria con la finalización reciente de un curso de Excel. Anteriormente, trabajé para administraciones más grandes como X e Y. Ahora enfocada en brindar un rendimiento comparable con un entorno desafiante y una nueva función, en su compañía.
  • Perfil de ejemplo - administrador sénior con experiencia: Soy un empleado administrativo independiente apasionado por trabajar con cifras. Usando software como Visma, NMBRS y Excel, construyo informes financieros claros que ayudan a la gerencia a tomar las decisiones estratégicas correctas. Estoy buscando un trabajo desafiante en el que pueda tener la libertad de organizar los procesos administrativos de manera más eficiente.
  • Perfil de ejemplo - Gerente administrativo: Amplia experiencia como gerente administrativo, especialmente en el sector financiero para el procesamiento de facturas, elaboración de informes, gestión de acreedores y deudores y administración de salarios. Soy hábil para números, trabajo con precisión, y soy bueno para mantener la comunicación tanto interna como externa.

Habilidades clave para un asistente administrativo

Hay una gran cantidad de tareas que debes dominar si quieres iniciarte como asistente administrativo. Esto incluye preparar informes, archivar, crear o verificar formularios y realizar actividades administrativas. Debes tener conocimiento de lo que implica una buena administración y cómo prepararla. Es importante que sepas cuáles son tus prioridades y que sepas lo que se necesita al hacer un plan. También se requiere conocimiento de MS Office, buena comunicación escrita y capacidad de análisis de la información.

Presentación de la experiencia laboral

Si vas a hacer un currículum vitae, es importante que muestres claramente lo que puedes hacer y qué experiencia tienes. La presentación es muy importante. La gente no quiere ver una lista aburrida que sale de Word por defecto.

El hecho de que un currículum tenga un aspecto profesional y claro no significa que tenga que parecer aburrido. Una foto en CV nunca es obligatoria, tú decides si quieres usar una foto, nuestras plantillas de CV se adaptan automáticamente. El ejemplo anterior es de un empleado administrativo y no necesariamente necesita llevar una fotografía.

Es importante que para la empresa sea fácil comunicarse con los candidatos que consideran idóneos. Para evitar que esto pase, lo mejor es incluir más de un número de teléfono y correo electrónico.

Consejos adicionales para un currículum efectivo

El consenso general es que se debe evitar información que, por una parte, no es esencial para el cargo, y que además podría dar lugar a sesgos durante la selección. Muchas empresas utilizan software ATS (Applicant Tracking Software) para filtrar automáticamente los currículums que son compatibles con un cargo. ¿Cómo hacer un buen currículum capaz de aprobar este filtro? Para ello, se debe optimizar el currículum incluyendo palabras clave que los ATS buscan.

El Perfil Profesional

La primera impresión cuenta (¡y mucho!) cuando buscas una nueva oportunidad laboral. Por ello, no está de más incluir en tu currículum una breve descripción de tu perfil profesional. El perfil del currículum profesional es una sección breve y concisa que proporciona una descripción general de sus habilidades, experiencia y competencias.

Un perfil profesional eficaz debe ser una síntesis de su trayectoria profesional, habilidades y objetivos profesionales, personalizado para el puesto deseado. Concisión y claridad: el perfil debe ser breve y directo, y generalmente no debe exceder de 3 a 5 oraciones. Céntrese en el valor: resalte cómo puede agregar valor a la empresa.

Para redactar un perfil profesional eficaz para su currículum, comience presentándose brevemente, indicando su puesto actual o área de especialización y cuántos años de experiencia tiene en la industria. Luego, enumera tus habilidades y competencias más relevantes, enfocándote en aquellas que están directamente relacionadas con el puesto que estás solicitando. Incluya habilidades tanto técnicas como interpersonales, demostrando que no solo comprende el trabajo técnico, sino que también sabe cómo trabajar bien en equipo y afrontar desafíos interpersonales.

Termine el párrafo con una declaración concisa sobre sus objetivos profesionales y lo que busca en un puesto. Por último, mantenga un tono positivo y profesional y revise el texto cuidadosamente para eliminar errores gramaticales o tipográficos.

Ejemplos de Perfiles Profesionales

  • Administrador enfocado en Finanzas y más de 10 años de experiencia en planificación estratégica y gestión financiera. Especializados en optimizar procesos, reducir costos y maximizar la eficiencia operativa.
  • Consultor senior en estrategia y gestión del cambio para grandes empresas, especializado en transformación digital e innovación. Trabajo en estrecha colaboración con líderes empresariales para catalizar la eficiencia y el crecimiento sostenibles.
  • Gerente de Proyectos PMP certificado con 12 años de experiencia en proyectos TI complejos, con fuertes habilidades analíticas.

Carta de Presentación para Administrativos

La organización es la clave del éxito para los profesionales de la administración, así que demuestra tu talento con una carta de presentación bien redactada. Aunque estas secciones son estándar, lo que escribes en ellas no lo es.

Antes de empezar, analiza cada una de las empresas a las que piensas presentar tu solicitud. Infórmate sobre su cultura y su misión. Averigua, si es posible, con cuántas personas trabajarás.

Encabezado de la carta de presentación

Aprovecha al máximo el único elemento de diseño que contiene tu carta de presentación administrativa. Los administrativos tienen que dar siempre una imagen fresca. Un encabezado limpio y atractivo te ayuda a establecer esa imagen a primera vista.

Esta sección debe contener su nombre, correo electrónico y el mejor número de teléfono para contactarte, en letra legible.

Saludo de carta de presentación

El saludo de tu carta de presentación administrativa consta de unas pocas palabras, pero tienen peso. Por eso debes empezar usando el nombre del gerente de contratación o, si puedes averiguarlo, el nombre de tu posible jefe. A menos que sepas con certeza que un comienzo informal como "hola" es apropiado, quédate con el más formal: "Estimado Sr./Sra./Sra. Apellido" y comprueba tres veces que tienes la ortografía y el calificativo correctos.

Si no puedes descubrir el nombre de la persona responsable de contratación, " a quien pueda interesar" está bien. "Estimado personal de _____" es aceptable si sabes que encaja con la cultura de la empresa.

Introducción de la carta de presentación

Una buena carta de presentación para administrativos aprovecha la introducción para destacar lo que tú puedes hacer y que la IA no puede. El seguimiento de los clientes, las habilidades de programación, el trato con las personalidades y prioridades de la oficina e incluso la interpretación de los datos que el computador procesa son habilidades que la IA no puede hacer.

Cuerpo de la carta de presentación para administrativos

Explícales por qué quieres este trabajo en particular y, a continuación, utiliza los éxitos de tu carrera para mostrar exactamente cómo no solo mantendrás la oficina funcionando sin problemas, sino que mejorarás los procesos y asumirás nuevas tareas.

A medida que compile tus logros profesionales, asegúrate de que ilustren momentos en los que 25 tareas tenían que completarse en los siguientes 5 minutos o la oficina explotaría. Bueno, puede que sea una exageración (o puede que no), pero lo que quieres es demostrar que eres capaz de manejar las situaciones más difíciles con aplomo. Intenta que se note tu personalidad tanto con las historias que elijas como con el lenguaje que utilices.

Cómo cerrar una carta de presentación de un administrativo

Una carta de presentación memorable para un puesto administrativo se cierra con un broche de oro que no deje ninguna duda en la mente del encargado de selección de que te mereces esa entrevista. Demuestra confianza en que tendrás la oficina bajo control y facilitarás la vida laboral de todas las personas a las que prestes apoyo.

Repite las razones por las que encajarías perfectamente en el puesto. A continuación, añade un toque más personal. Detalla por qué quieres trabajar en la empresa (no está de más halagar un poco, pero sin caer en la adulación), o expresa la satisfacción que te produce el trabajo bien hecho.

Ejemplo de habilidades adicionales

  • Interpretación de planos.
  • Trabajo en altura: techumbres, andamios y plataformas elevadoras.
  • Manejando el impacto en la salud mental en tiempos de COVID-19.
  • Persona competente en inspección de EPP.

Información de contacto

  • Formación: 08/2016 - 05/2020, Bachiller en Comunicaciones, Universidad Libre de Valparaíso, Valparaíso; 03/2012 - 12/2015, Enseñanza Media, Centro Educacional Laura Hurtado, Santiago
  • Idiomas: Español, Inglés
  • Habilidades: Capacidad de comunicación, Capacidad de organización, Gestión eficaz del tiempo, Capacidad para trabajar bajo presión, Atención al detalle, Adaptabilidad

Ejemplo de sumario

Oficinista administrativa dinámica y motivada, en busca de poner mis talentos al servicio de una meta significativa. Hábil en desempeño multitarea, organización, programación, y en el manejo de diversas tareas administrativas.

Ejemplo de experiencia laboral

Presté apoyo a una oficina de 7 abogados y 20 asistentes jurídicos, programando reuniones y comparecencias ante los tribunales, y realizando el seguimiento y archivado de todos los documentos del bufete.

Ejemplo de un currículum de gerente

Gerente con experiencia y dinamismo con entusiasmo por dirigir equipos hacia el éxito. Con capacidad demostrada en motivar a los empleados y delegar tareas eficientemente para garantizar los más altos niveles de productividad.

Información de contacto (Gerente)

  • Formación: 03/2009 - 08/2013, Licenciatura en Administración de Empresas, Universidad Andrés Bello, Santiago
  • Idiomas: Español, Inglés
  • Habilidades: Marketing, Reclutamiento de Personal, Capacidad de gestión, Resolución de problemas complejos, Relaciones laborales, Atención al cliente

Habilidades adicionales (Gerente)

Con capacidad demostrada en motivar a los empleados y delegar tareas eficientemente para garantizar los más altos niveles de productividad.

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