En Clay, si tienes activado nuestro módulo contable, puedes realizar los asientos correspondientes a remuneraciones en nuestra plataforma. Si eres cliente de servicio de contabilidad con Clay, recuerda que la creación del asiento de remuneraciones está a cargo de tu contador/a de Clay. El asiento de centralización de remuneraciones es como una cuarta columna que soporta la gestión contable y está relacionada con los pagos de nóminas y salarios. Además, el asiento de centralización de remuneraciones ordena los números.
El procedimiento para realizarlos dependerá de si tienes integración con alguna plataforma de RRHH tales como: Talana o Buk o si realizas el proceso a través de un asiento libre.
Consideraciones Previas
Antes de continuar, debes tener algunas consideraciones en cuenta:
- Para crear correctamente el asiento de centralización de remuneraciones, las cuentas contables como AFP por pagar, Isapres por pagar, etc deben estar con la "P" activada en tu Plan de Cuentas. Esto es necesario para que se creen las obligaciones de pago de estos ítems automáticamente.
- Además de lo anterior, las cuentas contables utilizadas deben tener su respectiva clasificación a Nivel 4. Para mas información visita nuestra ayuda: Plan de Cuentas.
- Si deseas agregar Centros de Costo a tu asiento de remuneraciones (tengas o no una plataforma de RR.HH conectada), el procedimiento es el mismo indicado dentro del siguiente artículo: Asientos Libres.
Realización del Asiento de Remuneraciones
Veremos a continuación cómo realizar este asiento de remuneraciones en ambos casos:
Si tienes integradas plataformas de RR.HH
Para integrar plataformas de RR.HH revisa las siguientes ayudas:
- Si tienes Talana, revisa este enlace.
- Si tienes BUK, revisa este enlace.
- Si tienes HCM Front revisa este enlace.
En este caso, podrás hacerlo dentro de tu plataforma Clay en el módulo Gestión del Negocio, pestaña Remuneraciones.
Una vez ingreses allí verás dos botones asociados a cada mes:
| Descripción |
|---|
| Carga la propuesta del asiento de remuneraciones |
| Descarga en tu computador un archivo Excel con los datos de remuneraciones del mes. |
Para crear el asiento de remuneraciones, debes hacer click en el botón indicado con el número 1. Verás una ventana como esta:
Allí podrás seleccionar las cuentas contables que estimes necesarias para utilizar en tu asiento de remuneraciones, aprovechando la propuesta cargada desde tu plataforma de RR.HH. Una vez finalizado, haz click en “Proponer Asiento”.
Con esto en mente, sigamos con el procedimiento:
Ahora verás la pantalla en donde se creará el asiento propiamente tal:
Podrás ingresar una glosa al asiento. La fecha de contabilización quedará para el último día del mes respectivo (cualquiera de estos datos los puedes editar).
Es clave verificar que el check de asiento de remuneraciones esté marcado, esto permitirá crear las obligaciones con las conciliarás posteriormente los pagos de sueldos, AFP, etc.
Recuerda: Si deseas agregar Centros de Costo a tu asiento de remuneraciones, el procedimiento es el mismo indicado dentro del siguiente artículo: Asientos Libres.
Una vez verificado que el asiento está correcto, haz click en el botón guardar.
Importante: Una vez realices el pago de las obligaciones generadas por el asiento, debes ir a “Buscar match” en el movimiento bancario y no “Crear Obligación”, esto ya que se duplicarían las obligaciones.
Encontrarás las obligaciones de pago de remuneraciones en la sección “Sueldos y Leyes Sociales”.
Selecciona las respectivas obligaciones y realiza el match.
Si no tienes integración con plataformas de RR.HH
En este caso no tendrás cargada una propuesta del asiento de remuneraciones, pero podrás realizarlo mediante un Asiento Libre.
Para realizarlo, haz click en el botón de tres puntos en la zona superior derecha y selecciona “Hacer un asiento libre”.
Se desplegará un menú donde podrás crear el asiento:
Recuerda: Si deseas agregar Centros de Costo a tu asiento de remuneraciones, el procedimiento es el mismo indicado dentro del siguiente artículo: Asientos Libres.
Ingresa una glosa adecuada al siento, activa el check en asiento de remuneraciones y selecciona las cuentas contables con sus respectivos montos al debe y al haber.
Beneficios de la Centralización de Remuneraciones
Cuando haces una centralización de remuneraciones, no solo estás llevando todos los movimientos del pago de nómina a un solo lugar. ¿Y a ti? ¿Te gustaría saber todo lo que gana tu empresa si tienes un sistema de remuneraciones centralizado? Es un registro contable que agrupa todos los movimientos financieros de la nómina y los asienta en un solo informe.
Por todo esto, cuando llevas un asiento de centralización de remuneraciones exitoso, puedes encajar las piezas claves entre la gestión de la contabilidad y RR.HH. La principal ventaja es que te deja llevar un control del sistema de remuneraciones, así como de otras actividades.
Sí. Por ejemplo, la centralización de remuneraciones estimula el trabajo en equipo entre las áreas de contabilidad y RR.HH. Ya que responde con rapidez a las demandas de tu empresa.
Marco Legal
En primer lugar, la centralización de remuneraciones tiene un marco legal que determina el qué y cómo hacerlo.
- Artículo 62: acá se obliga a llevar un libro auxiliar para el sistema de remuneraciones en empresas con más de cinco trabajadores.
- Normativa del Servicio de Impuesto Internos: en ella conoces los pasos para declarar los gastos de nómina, con base en los datos de la centralización de remuneraciones.
- Ley 19.799: regula la expedición de documentos y firmas electrónicas.
El Código del Trabajo, indica que todo negocio con más de cinco trabajadores tiene que llevar un libro auxiliar de remuneraciones. También, deberá ser timbrado a través del Servicio de Impuestos Internos. Además, al establecer la centralización de remuneraciones, y legalizar su libro, el Estado solo reconocerá ese cálculo como único egreso.
Uso de Software
Existen programas que pueden realizar el asiento de centralización de remuneraciones por ti. Pero, si tu empresa es chica, puedes implantar tu sistema de remuneraciones en una hoja de Excel. Usar un software para la centralización de remuneraciones es una sabia elección. Porque, ya conoces los términos y procesos de la centralización del sistema de remuneraciones.
Sin duda. Porque un buen software hará en poco tiempo lo que pudiera llevarte días. Estas herramientas ayudan a organizar las cuentas, o llenar en cada casilla los datos numéricos para realizar la centralización de remuneraciones de forma automática.
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