En algunos casos, se asocia la protección de datos personales en el ámbito laboral exclusivamente con plataformas digitales, aplicaciones tecnológicas y el comercio electrónico. Sin embargo, esto es un error. Si bien es cierto que estos entornos suelen ser más vulnerables a filtraciones de datos y, por lo tanto, requieren mayores medidas de seguridad, el adecuado tratamiento de datos personales es una preocupación que debe trascender estos ámbitos y ser prioritaria para todas las empresas, independientemente de su vinculación con el comercio electrónico.
Lo anterior se sostiene porque, al vincular los datos personales con las relaciones laborales, el principio general es que toda empresa recolecta y trata (o "almacena") datos personales de sus trabajadores. Se entiende por dato personal toda aquella información que puede ser atribuible a una persona, como el nombre, RUT, domicilio, correo electrónico, información que se recopila desde el proceso de selección para incorporar a un nuevo trabajador a la empresa, cuando se solicita su currículum vitae, y que continúa durante la relación laboral e incluso después de que finaliza el vínculo contractual.
Nuestro legislador consagró en el artículo 154 bis del Código del Trabajo la obligación del empleador de guardar reserva de toda la información y datos privados del trabajador a los que tiene acceso con ocasión de la relación laboral. Junto con ello, el artículo 19 Nº 4 de la Constitución Política de la República otorga a los datos personales el carácter de derecho fundamental.
Modelo de Prevención para la Protección de Datos Personales
La interrogante sobre cómo proteger los datos personales se responde adoptando un modelo de prevención. Esto se manifiesta al establecer en los documentos internos de la empresa, como el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad y los contratos de trabajo, la protección y resguardo de los datos personales. Tal como sostiene la profesora Macarena Gática, en tales documentos debiese establecerse la obligación de todos los trabajadores de cumplir con las políticas de privacidad, protocolos y demás procesos relacionados con el tratamiento de datos personales en la empresa, consagrándose que una infracción a ello podría constituir causal de término del contrato de trabajo por incumplimiento grave (artículo 160 Nº 7 del Código del Trabajo).
Asimismo, dicho modelo de prevención debe contemplar capacitaciones a los trabajadores sobre cómo se protegen los datos personales, cuáles son los riesgos a los que pueden verse expuestos y cómo se mitigan. Con el modelo de prevención antes expuesto tendré menos riesgos de que los datos personales de mis trabajadores(as) sean tratados indebidamente o filtrados a terceros ya que todo aquel dependiente de la compañía sabe a los riesgos que se expone, al punto que incluso podría darle término a la relación laboral.
Seguidamente, en el caso que lamentablemente ocurra una filtración de datos hacia terceros si tengo el modelo de prevención instaurado , internamente podré aplicar medidas sancionatorios como una amonestación y/o un despido y aquella decisión será difícil de cuestionar.
Valga en este punto la precisión que no debemos pensar en la filtración de datos como una cuestión exclusiva de hackers o de atentados a la ciberseguridad de una empresa, sino que en algo mucho más sencillo, como por ejemplo que un trabajador no autorizado ingrese al “sistema SAP” de la empresa y divulgue con terceros información de los trabajadores como sus días de feriado legal, domicilio, correo electrónico personal, sus antecedentes de salud, etc.
En base a lo explicado de nada servirá ante una filtración de datos o el conocimiento de datos de un trabajador por una persona no autorizada que yo explique ante un tribunal que tenía una inversión importante en ciberseguridad y sistemas informáticos robustos que detectan filtración, si internamente desde el punto de vista laboral no tenía ningún modelo de prevención para cumplir con el artículo 154 bis del Código del Trabajo, ya que allí perfectamente una respuesta posible será que la obligación de reserva se ve infringida en la medida que los dependientes de la compañía en ningún momento tuvieron conocimiento sobre como debían tratarse los datos, al punto que por ejemplo la palabra dato personal ni siquiera era mencionada ni en los contratos de trabajo ni en el Reglamento Interno.
He ahí la importancia que los contratos de trabajo, el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad y en general exista una política interna de prevención para el debido resguardo de los datos personales, a través de capacitaciones e información periódica.
Mantener al día los datos personales y laborales
Mantener al día tus datos personales y laborales es muy importante. Al tener tus datos actualizados podrás recibir información oportuna y estarás seguro de que tu contrato se encuentre al día.
Para realizar este cambio, ingresa a tu Sucursal Virtual y haz click en la pestaña «Mis Datos». Si estás pagando un monto similar a tu 7% y recibes un aumento en tu renta, comenzarás a generar excedentes que podrías utilizar en mejorar tu plan. Si estás pagando un monto adicional por tu plan de salud, ya no será necesario que lo sigas haciendo, porque tu nueva cotización alcanzará para cubrir el valor del plan. Si por el contrario, tu renta disminuye a raíz de un cambio de situación laboral, el monto de tu cotización pactada seguirá siendo el mismo y el no pago de ésta podría generar una deuda.
Si necesitas agregar un nuevo empleador, puedes hacer este trámite rápidamente en tu Sucursal Virtual (Menú Plan-> Cambio de Empleador) o visitar cualquiera de nuestras sucursales. Puedes agregar tu nuevo empleador desde tu Sucursal Virtual (Menú Plan-> Cambio de Empleador) o dirigirte a una de nuestras sucursales.
Elimina tu empleador desde tu Sucursal Virtual o acércate a una de nuestras sucursales con una copia legalizada del finiquito o una carta de despido o renuncia debidamente notificada. No olvides que la demora en entregar estos datos puede significar una discontinuidad en el pago de tus cotizaciones y generación de deuda.
Otros trámites relacionados con los datos laborales
- Consulta de rezagos por aclarar: en caso que se hayan generado rezagos por diferencias entre el RUT y el nombre del trabajador o por el pago de cotizaciones no correspondientes al tipo de contrato registrado, deberá rectificarlo en el menú “Rezagos”.
- Regularización de mora presunta o reconocimiento de la deuda: puede revisar el detalle de la deuda y aclararla informando las fechas que correspondan si es por movimiento de personal u otro motivo. También puede regularizar una cotización que ya fue pagada, indicando la fecha y canal por el cual se realizó el pago.
- Solicitud para aclarar boletín: en caso que tenga una deuda que haya sido informada al boletín laboral, podrá ingresar una solicitud adjuntando los documentos que acrediten el pago en la entidad respectiva.
- Planilla de saldo de remuneraciones: usted puede cargar los datos de aquellos trabajadores a los cuales les debe saldos o en el caso del pago de cotizaciones especiales de trabajadores temporeros. Una vez registrada la información puede pagar en BancoEstado.
