La labor de los secretarios y secretarias es reconocida. Todos saben que sin estas personas a cargo de las agendas ejecutivas y funciones administrativas clave, el mundo empresarial no podría funcionar.

Las actividades secretariales pueden variar según la organización en la que se trabaje, desde responder mensajes, atender la central telefónica, recibir visitantes y organizar reuniones, hasta gestionar relaciones con clientes y proveedores, atender labores administrativas y hacer seguimiento de compras o pagos.

Sin importar tu nivel de experiencia en este rol, al momento de redactar tu CV de secretaria debes demostrar al reclutador que TÚ eres la persona adecuada. Lee muy bien la descripción del puesto de trabajo y resalta aquellas habilidades duras o blandas de secretaria que poseas y que se ajusten a lo que la empresa necesita.

¿Qué incluir en un CV de secretaria?

Independientemente del perfil de secretario que solicite una empresa, a cualquier reclutador le interesa saber un poco más de ti en el plano profesional, cuál es tu experiencia en el área, qué formación profesional relevante tienes y cuáles de las competencias necesarias para el puesto posees.

Te recomendamos empezar tu CV de secretaria haciendo un esquema con las siguientes secciones:

  • Datos personales: Aquí vas a incluir tu información de contacto. Es suficiente con tu nombre completo, número de teléfono, dirección de correo electrónico, redes sociales profesionales y sitio web (si es que tienes estos últimos).
  • Perfil personal: Debajo de tus datos, incluye un párrafo breve con un resumen de tu experiencia, habilidades y metas a mediano y largo plazo. Aprovecha este espacio porque es lo primero que el reclutador verá. Esta sección debe darle una idea de lo que le espera al leer el resto de tu CV de secretario.
  • Educación: En esta sección, incluye la formación profesional que te capacita para el puesto de secretario o secretario.
  • Experiencia: Enlista tus trabajos anteriores en orden progresivo descendente, es decir, empezando por el más reciente.
  • Habilidades: En la sección de habilidades para el currículum puedes enlistar todos los conocimientos técnicos (como manejo de software y equipo de oficina) y las habilidades interpersonales (como comunicación, escucha activa, liderazgo) que te convierten en un secretario o secretaria competente.

¿Cómo escribir un perfil personal de secretaria para el CV?

Como ya adelantamos, el perfil personal, también conocido como objetivo o resumen, es una oportunidad para hablar más de tus capacidades y causar una buena primera impresión. Aprovecha este párrafo porque es lo primero que el reclutador verá.

No es por presionarte, pero considera que el perfil personal tiene que ser lo suficientemente bueno como para que el reclutador decida si quiere saber más de ti o si descarta tu candidatura de una vez.

¿Cómo llamar su atención?

En primer lugar, sé breve y ve al grano. No hables solo de ti, sino de cómo tus habilidades pueden resolver las necesidades de su organización. Sobre todo, explica por qué eres la persona adecuada para el puesto.

La mejor manera de hacer esto, como ya dijimos, es leer muy bien el anuncio de empleo y lo que está buscando la empresa. Pero no solo eso; investiga a la empresa y su cultura empresarial, su misión y visión. Indica de qué manera sus metas se alinean a tus objetivos de carrera.

He aquí algunos ejemplos de currículum vitae de secretaria en la sección de perfil personal:

Perfil personal de secretaria ejecutiva

Secretaria ejecutiva con más de cuatro años de experiencia en el área de tesorería y cobranzas. Me he destacado por tener excelentes habilidades organizativas y precisión al momento de apoyar con labores contables. Estoy convencida de que mi enfoque orientado a los detalles, capacidad de comunicación, gestión de información confidencial y apoyo en la coordinación de proyectos complejos me permitirán cumplir con las exigencias de este puesto de trabajo.

Perfil personal de secretario sin experiencia

Recién egresado como técnico en Secretariado Ejecutivo. Durante mi formación me destaqué por la capacidad de cumplir con varias tareas simultáneamente y cumplir con las fechas de entrega. Esto, gracias a mi capacidad para organizar mi agenda y mis tiempos. Conocimientos en software de oficina y una actitud proactiva para adaptarme a nuevas responsabilidades. Estoy listo para colaborar con entusiasmo para alcanzar los objetivos empresariales.

Perfil personal de secretario administrativo

Secretario administrativo eficaz y diligente con 5 años de experiencia, especializado en apoyar al equipo de finanzas y administración. Experto en coordinación de agenda, manejo de comunicaciones internas y en agilizar procesos. En mis empleos anteriores me he destacado por mis habilidades organizativas, orientación al detalle y capacidad de trabajo eficiente aún en situaciones de alto estrés.

Perfil personal de secretaria en el área educativa

He sido secretaria desde hace cuatro años. Aunque mi carrera se ha desarrollado en el ámbito empresarial, este puesto de trabajo llamó mi atención porque los valores y visión de su honorable institución coinciden con los míos. Tengo vocación de servicio y me interesa brindar un trato humano y eficiente a todas las personas. Estoy dispuesta a dar lo mejor de mí como profesional y como ser humano, para brindar apoyo eficiente en todas las tareas que se me asignen.

¿Cómo enlistar las habilidades en un CV de secretaria?

¿Qué te convierte en un secretario o secretaria competente? Esta sección es clave para distinguirte de los demás candidatos. Te recomendamos que dividas tus competencias en dos secciones: habilidades duras y habilidades blandas.

Las habilidades duras son todos esos conocimientos técnicos y destrezas que necesitas para poder hacer tu trabajo. Se adquieren ya sea por formación profesional o por experiencia ejerciendo tus funciones. Estas habilidades son medibles, por ejemplo, o sabes inglés a nivel principiante, intermedio bajo, intermedio alto o avanzado, o no sabes. Otro ejemplo sería conocer el uso de un software de hoja de cálculo.

Por otra parte, están las habilidades blandas. Estas son cualidades, si bien pueden aprenderse y perfeccionarse, están más relacionadas con rasgos de carácter y no son medibles. Generalmente estas habilidades blandas tienen que ver con las relaciones entre personas, es decir, ayudan a relacionarse efectivamente con colegas, clientes, superiores y otras personas.

A continuación, te presentamos una lista de habilidades para secretaria.

Habilidades duras Habilidades blandas
Llamadas telefónicas Organización
Programación de citas Multitarea
Manejo de agendas Atención al detalle
Software de oficina Servicio al cliente
Equipo de oficina Redacción
CMS Escucha activa
Estados financieros Comunicación asertiva
Recepción Seguimiento de instrucciones
Idiomas Proactividad
Trámite de oficina

¿Cómo hablar del historial educativo en el CV de secretaria?

Para obtener un puesto secretarial es importante contar con una formación en el área. Puede ser una carrera profesional en administración o un campo relacionado o por lo menos algún curso de secretario ejecutivo. En esta sección no es necesario incluir tus estudios básicos, basta con hablar de la formación específica para el rol.

Incluye el nombre del curso, la institución en donde lo estudiaste y las fechas de inicio y finalización. Por ejemplo:

  • Técnico en Secretariado EjecutivoInstituto Politécnico de SantiagoSantiagoMayo 2022 - enero 2024
  • Curso de Capacitación en SecretariadoCapacita Chile OnlineModalidad en líneaMarzo 2021 - octubre 2021

¿Qué cursos o certificaciones pueden incluirse?

En un currículum de secretario es recomendable incluir cualquier tipo de formación adicional que contribuya al mejor desempeño de las actividades. Puede estar directamente relacionado, por ejemplo, cursos de manejo de software o contabilidad básica, o puede ser otro tipo de aprendizajes que contribuyan con habilidades blandas útiles para este rol. Por ejemplo, un curso de oratoria, de ortografía y redacción o incluso un taller de meditación en el que se trabaje el manejo del estrés, etc.

Por otra parte, hay algunas certificaciones que podrían ser un punto a favor al momento de buscar empleo como secretario o secretaria:

  • Certificaciones en inglés
  • Certificación en gestión Agile
  • Gestión de proyectos
  • Técnicas para el trabajo en equipo
  • Seguridad en el trabajo
  • Técnicas de protocolo empresarial

Consejos clave

Para concluir, repasemos los puntos clave que deberías considerar al momento de redactar tu CV de secretario:

  • Datos de contacto: Incluye solo la información para que el reclutador se ponga en contacto contigo. Tu dirección postal no es necesaria a menos que vayan a enviarte correspondencia. No desaproveches la sección más visible del CV con información innecesaria. Mejor úsalo para incluir un buen perfil personal.
  • Perfil personal: En este apartado cada palabra debe aportar algo. Trata de que sea lo más conciso, relevante y honesto posible.
  • Experiencia y formación: Únicamente incluye lo que sea importante para el puesto de trabajo. Deja a un lado tu educación básica o empleos que no tengan nada que ver con las labores de secretario.
  • Habilidades: Identifica y separa tus habilidades técnicas o duras de las habilidades blandas.

Preguntas frecuentes

1. ¿En qué formato entregar un CV de secretaria?

Si haces tu escrito en un procesador de texto o usando alguna de nuestras plantillas de currículum vitae, lo ideal es guardar el curriculum vitae de secretaria PDF, sobre todo si lo estás enviando por correo electrónico. El formato PDF es menos propenso a ser detectado como spam. Un documento de Word, por otra parte, podría terminar en la bandeja de correo no deseado del reclutador.

2. ¿Es necesario incluir una fotografía en mi CV de secretaria?

Incluir una foto en un currículum es completamente opcional, a menos que el empleador lo especifique. En el caso de un CV de atención al público, como podría ser el puesto de secretario, probablemente es una buena idea incluir una fotografía que demuestre tu buena presentación. Es muy importante que esta imagen hable a tu favor y no en tu contra. Evita usar selfies, fotografías de baja calidad o en eventos sociales. Busca una foto profesional, con ropa de negocios, accesorios y maquillaje discreto, un fondo neutro o con pocos elementos alrededor de tu cara.

3. ¿Cuál es el mejor formato para un CV de secretaria?

Usa un diseño de currículum con el que te identifiques, con una combinación de colores y un diseño que se ajusten a tu personalidad. Pero procura no cometer los siguientes errores comunes: la saturación de elementos gráficos, el uso de muchas tipografías distintas o poco legibles, los bloques de texto, el diseño desordenado. Para garantizar un diseño atractivo, limpio y estructurado (y para ahorrar tiempo), te recomendamos guiarte con una de nuestras plantillas de CV. Cada una de ellas están diseñadas para resaltar lo más importante de tus habilidades e historial.

4. ¿Tengo que hacer un CV distinto cada vez que postule a un puesto de secretario?

Lo ideal es hacer un currículum maestro con todas las secciones que ya mencionamos. Este será un CV que no irá dirigido a nadie en particular.

El mejor formato para una carta de presentación de administrativo

La organización es la clave del éxito para los profesionales de la administración, así que demuestra tu talento con una carta de presentación bien redactada. Aunque estas secciones son estándar, lo que escribes en ellas no lo es. Antes de empezar, analiza cada una de las empresas a las que piensas presentar tu solicitud. Infórmate sobre su cultura y su misión. Averigua, si es posible, con cuántas personas trabajarás. ¿Qué queremos decir con esto? En realidad no va a crear una carta, sino muchas variantes de ella. ¿Por qué?

Encabezado de la carta de presentación

Aprovecha al máximo el único elemento de diseño que contiene tu carta de presentación administrativa. Los administrativos tienen que dar siempre una imagen fresca como una lechuga. Una encabezado limpio y atractivo te ayuda a establecer esa imagen a primera vista.

Esa es una ventaja adicional del encabezado, cuya finalidad principal es mostrar tu información de contacto. Esta sección debe contener su nombre, correo electrónico y el mejor número de teléfono para contactarte, en letra legible. Aunque quieras crear una imagen memorable con tu encabezado, asegúrate sobre todo de que sea legible. No querrás poner ningún obstáculo en el camino hacia tu objetivo. Estás escribiendo esta carta para conseguir una entrevista, así que pónselo fácil a los encargados de la selección de personal para que programen una cita contigo.

Consejo de experto: muéstrate abierto a una entrevista de preselección telefónica o a una reunión por vídeo. Prepárate de la misma manera que para una entrevista en persona.

Objetivo de esta sección: sentar las bases de tu imagen como profesional organizado y asegurarte de que tu información de contacto está en primer plano.

Saludo de carta de presentación

El saludo de tu carta de presentación administrativa consta de unas pocas palabras, pero tienen peso. ¿Por qué? La gente responde mejor si se les llama por su nombre. "El nombre de una persona es para ella el sonido más importante y dulce de cualquier idioma", dijo una vez Dale Carnegie, el gurú de la superación personal y la formación empresarial.

Por eso debes empezar usando el nombre del gerente de contratación o, si puedes averiguarlo, el nombre de tu posible jefe. A menos que sepas con certeza que un comienzo informal como "hola" es apropiado, quédate con el más formal: "Estimado Sr./Sra./Sra. Apellido" y comprueba tres veces que tienes la ortografía y el calificativo correctos. Si no puedes descubrir el nombre de la persona responsable de contratación, " a quien pueda interesar" está bien. "Estimado personal de _____" es aceptable si sabes que encaja con la cultura de la empresa.

En el ejemplo de carta de presentación que figura a continuación se utiliza "Estimado Sr./Sra./Sra. Apellido", porque es difícil equivocarse con ese saludo tradicional.

Objetivo de la carta de presentación: Hacer un esfuerzo adicional para atraer la atención del gerente de contratación aprendiendo su nombre y utilizarlo para captar su atención.

Introducción de la carta de presentación

El papel del personal administrativo cambia constantemente. Los asistentes de Inteligencia Artificial (IA) pueden hacer parte del trabajo que antes se hacía a mano. Una buena carta de presentación para administrativos aprovecha la introducción para destacar lo que tú puedes hacer y que la IA no puede.

El seguimiento de los clientes, las habilidades de programación, el trato con las personalidades y prioridades de la oficina e incluso la interpretación de los datos que el computador procesa son habilidades que la IA no puede hacer, señala FastFuture. Centra tu introducción en estas tareas de alto nivel y muestra cómo estás aprendiendo y evolucionando hacia el perfil del futuro.

Parte central (cuerpo) de la carta de presentación para administrativos

Ya los has impresionado con tu mensaje principal, ahora tienes espacio para respaldarlo con ejemplos destacados de tu trayectoria profesional. Explícales por qué quieres este trabajo en particular y, a continuación, utiliza los éxitos de tu carrera para mostrar exactamente cómo no solo mantendrás la oficina funcionando sin problemas, sino que mejorarás los procesos y asumirás nuevas tareas.

A medida que compile tus logros profesionales, asegúrate de que ilustren momentos en los que 25 tareas tenían que completarse en los siguientes 5 minutos o la oficina explotaría. Bueno, puede que sea una exageración (o puede que no), pero lo que quieres es demostrar que eres capaz de manejar las situaciones más difíciles con aplomo. Intenta que se note tu personalidad tanto con las historias que elijas como con el lenguaje que utilices. Recuerda también que el cuerpo de la carta te da espacio para añadir detalles y datos que no cabían en tu currículum.

Objetivo del cuerpo de tu carta de presentación: Cimentar la impresión que el encargado de contratación tiene de ti como persona multitarea que mantiene la calma bajo presión, y revelar un poco de tu personalidad.

Cómo cerrar una carta de presentación de un administrativo (conclusión y firma)

Una carta de presentación memorable para un puesto administrativo se cierra con un broche de oro que no deje ninguna duda en la mente del encargado de selección de que te mereces esa entrevista. Demuestra confianza en que tendrás la oficina bajo control y facilitarás la vida laboral de todas las personas a las que prestes apoyo.

Repite las razones por las que encajarías perfectamente en el puesto. A continuación, añade un toque más personal. Detalla por qué quieres trabajar en la empresa (no está de más halagar un poco, pero sin caer en la adulación), o expresa la satisfacción que te produce el trabajo bien hecho. Deja algo sin decir que podría ser una buena pregunta para la entrevista.

Termina con una respetuosa petición de entrevista y firma con un "Atentamente" o "Saludos cordiales".

El objetivo de esta parte: Recordar al encargado de contratación por qué eres un candidato excelente, y solicitar una entrevista.

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