En el dinámico mundo de la logística y la gestión de la cadena de suministro, el rol del bodeguero emerge como una pieza fundamental. Los negocios enfrentan el reto de entregar más pedidos de forma rápida y personalizada, convirtiendo las bodegas en un componente esencial para la cadena de suministro. Un técnico en administración de bodegas es una figura crucial para llevar a cabo una logística organizada y competitiva.
Gestión y Supervisión de la Bodega
La gestión de bodega consiste en supervisar las actividades que se realizan a diario. El jefe de bodega es la persona encargada de supervisar todo lo que ocurre en un bodega. Su misión es planificar, dirigir y coordinar las actividades de abastecimiento, reposición, almacenamiento y distribución de los materiales y productos de la compañía.
Es un cargo de alta responsabilidad, pues su cometido está estrechamente relacionado con la sostenibilidad y el rendimiento de todo el negocio. El almacenamiento es uno de los eslabones principales de la cadena de suministro. Por ello, el jefe de bodega trabaja de forma directa con el jefe de producción y debe asimismo participar en las etapas de producción de los artículos, desde la concepción y materialización hasta su distribución y entrega en los puntos de venta.
Funciones Clave del Jefe de Bodega
- Planificar la estrategia logística: Se trata de asegurar el buen funcionamiento de todas las actividades de la bodega.
- Dirigir el equipo: Debe supervisar, orientar y asignar responsabilidades a los profesionales de la bodega (tareas de almacenaje, preparación de pedidos, limpieza…).
- Priorizar la seguridad: Una de las funciones primordiales del jefe de bodega es la de desarrollar un plan de prevención de riesgos acorde con las tareas y la naturaleza de su instalación. Este plan contempla la realización de una inspección técnica anual del estado de las estanterías (recogida en la norma europea EN 15635, de obligado cumplimiento).
- Liderar la recepción y expedición: El jefe de bodega debe planificar qué pasos seguir y asegurar su cumplimiento.
- Control del inventario: Significa hacer un seguimiento de la mercadería, tanto del producto terminado como de las materias primas. No cabe duda de que el principio básico de la logística es el disponer siempre de la mercadería cuando se necesita.
- Optimizar el espacio: La falta de espacio es una de las mayores preocupaciones a la hora de gestionar una bodega. Por esa razón, una de las funciones del jefe de bodega es distribuir el espacio (el layout de la bodega) de modo lógico y eficiente.
Procesos y Control de Calidad en la Bodega
El primer paso comienza con el análisis exhaustivo de los productos que se reciben en el centro. Las mercaderías recibidas pueden ser de diferentes formas, tamaños y pesos. Con este albarán, el personal que reciba la mercadería debe hacer un muestreo selectivo, abriendo algún envase -si es necesario- y comprobando su contenido.
Un segundo aspecto del que debe ocuparse el control de calidad es el de la comprobación de que el envase es lo suficientemente resistente como para soportar el tiempo y las condiciones previstas de almacenamiento. En este punto es cuando se procede, si así se requiere, a la modificación del embalaje para adaptarlo a las características de la bodega. Inmediatamente después del control de calidad se procede a un recuento de los productos y una vez efectuado este (nunca antes) se introducen los datos en el ordenador central.
Gestión de la Mercadería y el Inventario
Durante el proceso de despacho de las mercaderías se debe efectuar la operación inversa, informando al ordenador central de la baja o salida de las unidades correspondientes. De otro modo, podría ocurrir que el sistema diese por libre la posición y que se la asignase a una nueva carga. Para evitarlo, el ordenador no da la ubicación por vacía hasta que el operario recoge la unidad y se lo comunica al sistema.
Las bodegas centrales deben disponer de los medios mecánicos suficientes y necesarios para la realización de un alojamiento correcto de las mercaderías. Si por el contrario la mercadería es recibida a granel, es necesario no sólo que se disponga de los medios requeridos para su movimiento, sino que en ocasiones también es preciso que se cuente con las herramientas o máquinas para proceder a su envasado.
Preparación de Pedidos y Despacho
Como se ha indicado al principio de esta página, una de las misiones fundamentales de una bodega central es la de servir de reserva de los centros regionales o locales, por lo que una función primordial que debe cumplir es la de la preparación de los pedidos que éstos le soliciten. Normalmente, la preparación de pedidos en una bodega central debe ser efectuada en el suelo o mediante sistemas automáticos o semiautomáticos; al menos, así debería proyectarse. Por otra parte, la preparación de pedidos mediante sistemas automatizados o semiautomatizados reduce los tiempos empleados.
Para lograr el mayor rendimiento posible es necesario que los pedidos se programen adecuadamente, para lo que es muy importante que se realicen, a ser posible, por unidades de carga completas. La comunicación entre el comercio y la bodega reguladora se produce en línea. El enlace entre la bodega reguladora y el selector de pedidos se realiza de operador a ordenador, mediante un escáner que se comunica por ondas de radio. El tiempo en el despacho de pedidos es fundamental para evitar demoras y rupturas de las cadenas de distribución.
Tecnología y Herramientas para la Gestión de Bodegas
Desde hace unos años, la tecnología ha transformado por completo la logística hasta el punto de convertirse en uno de los pilares para una mayor competitividad empresarial. Así pues, en su día a día, el jefe de bodega no solo debe sentirse cómodo con las últimas tecnologías, sino que ha de saber explotarlas para conocer todos los entresijos de la bodega y sacar provecho de ello en términos de rentabilidad.
Con este software se pueden comprobar distintos indicadores sobre la situación de la bodega, conocer en profundidad el estado del negocio y medir el rendimiento de todos los procesos.
Con el objetivo de perfeccionar las operativas de la bodega, este software se emplea para monitorizar las actividades de los operarios con vistas a incrementar su eficiencia. Su funcionamiento es muy claro: se encarga de registrar los tiempos reales invertidos en la realización de las tareas y compararlos con los tiempos estándar estimados para cada una de ellas.
Formación y Desarrollo Profesional
La formación es indispensable para cubrir una posición tan exigente como esta. Un técnico en administración de bodegas e inventarios está la de gestionar los reclamos y devoluciones de productos. Una de las formas de incursionar en el área de administración de bodegas es mediante un curso como el que ofrece Educación Continua Santo Tomás.
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