Un espacio de trabajo organizado no solo mejora tu productividad, sino que también influye en tu bienestar y estado de ánimo. Un espacio de trabajo organizado no solo es un reflejo de tu estilo, sino también una herramienta poderosa para alcanzar tus objetivos diarios.
Organización del Espacio de Trabajo
Mantén tu escritorio ordenado
El primer paso para la organización es despejar tu escritorio. Clasifica todo lo que tienes y guarda solo lo esencial y asigna un lugar fijo para cada cosa. Usa organizadores o bandejas para papeles.
Implementa un sistema de organización
Usa archivadores, carpetas o cajas etiquetadas para almacenar documentos y materiales de trabajo.
Divide tu espacio en zonas
Divide tu espacio en zonas: Una para tu computadora, otra para escribir y una más para materiales de oficina.
Ergonomía y Comodidad
Elige un escritorio ergonómico
Tu comodidad es clave: Un escritorio ergonómico no solo optimiza tu postura, sino que también evita problemas de salud como dolores de espalda. Combina este escritorio con una silla ergonómica ajustable para mayor comodidad. El escritorio Derek es una expresión de estilo industrial y funcionalidad moderna.
Mobiliario y Accesorios Ergonómicos
Invierte en muebles ergonómicos que fomenten una postura saludable y reduzcan el cansancio. Incorpora accesorios ergonómicos como un soporte lumbar o un apoya pies. Estos complementos te ayudarán a descansar diferentes zonas de tu cuerpo, reduciendo su fatiga. Si tienes dudas sobre cómo elegir una silla ergonómica, revisa “¿Cómo elegir la silla de oficina perfecta?
Personalización y Ambiente
Personaliza tu espacio
Dale un toque personal a tu oficina con elementos decorativos que te inspiren, como una planta pequeña, fotos o una lámpara de diseño.
Iluminación Adecuada
Utiliza iluminación artificial distribuida de manera eficiente por todo el espacio para reducir la fatiga visual. Se aconseja que para trabajos de oficina o Home Office uses luz blanca, por sobre la luz amarilla, ya que fomenta la concentración y hace que se puedan apreciar más los detalles.
Delimita las áreas de llamadas telefónicas o reuniones, que son acciones que requieren conversación.
¡Crear una oficina agradable y productiva puede ser muy fácil!
Consejos Adicionales para la Productividad
En la oficina real, son tus colegas los que a menudo evitan que puedas hacer bien tu trabajo instalándose en tu escritorio, conversando contigo o invitándote a almorzar. Sin embargo, en casa, tú mismo puedes convertirte en tu peor enemigo. Cuando no tienes colegas cerca, las inhibiciones desaparecen (al igual que los pantalones, en ocasiones).
Rutina y Horarios
Si trabajas en una oficina, el viaje al trabajo puede ayudar a despabilarte y sentirte listo y productivo cuando llegas a tu escritorio. Aunque te resulte difícil de creer, una manera de mejorar tu productividad cuando trabajas en casa es poner manos a la obra apenas te despiertas. Comenzar un proyecto apenas te levantas de la cama puede ser clave para progresar más rápidamente durante el día.
Cuando trabajas desde casa, sigue la rutina que seguirías si fueras a una oficina: programa la alarma del despertador, prepárate café y vístete bien. Los navegadores de Internet como Google Chrome incluso te permiten configurar múltiples cuentas con distintas barras de herramientas en la parte superior.
Para mantener una organización, divide tus tareas del día y en qué momento las llevarás a cabo. Si tienes un calendario en línea, crea eventos personales y recordatorios para pasar de una tarea a otra.
Que no trabajes en una oficina no significa que no puedas tener tu oficina propia.
¿Trabajar desde casa no te resulta práctico? Entonces sal.
Minimizar Distracciones
Para evitar acceder fácilmente a las redes sociales sociales durante el horario laboral, quita los atajos del navegador y, según Fast Company, cierra la sesión en cada cuenta. También puedes considerar la idea de trabajar en una ventana privada o, si usas Chrome, una ventana «de incógnito». De esta manera, no iniciarás sesión en ninguna de tus cuentas y cada búsqueda web que hagas no completará automáticamente las palabras que escribes.
Gestión del Tiempo
Los proyectos siempre llevan más tiempo del estimado inicialmente, por lo que a menudo logramos hacer menos de lo planeado. Al igual que debemos exagerar un poco el tiempo que dedicaremos a una actividad, también debemos sobreestimar el número de tareas que llevaremos a cabo durante el día.
Nadie mantiene la productividad constante durante todo el día. Es normal que tu nivel de motivación varíe. Si quieres aprovechar al máximo tus períodos de mayor productividad, guarda las tareas más difíciles para cuando sepas que tendrás la cabeza en ellas al 100%.
A veces me siento tan cansado por la mañana que no quiero ni escuchar el sonido de mi propia voz, mucho menos tener que hablar con otros. Si te cuesta organizar una rutina razonable para ti cuando trabajas desde casa, comienza el día con las tareas que debes llevar a cabo tú solo.
Es extraño, pero una de las reglas de la productividad es que cuanto más ocupado estás, más productivo eres. Es como la ley de la inercia de Newton: todo cuerpo en movimiento tiende a seguir en movimiento. Si no te mueves, seguirás así. Desafortunadamente, es difícil hallar tareas que te ayuden a alcanzar ese nivel de productividad cuando trabajas desde casa. Tu motivación puede cambiar de un momento a otro. Pam Vaugham, directora de marketing de HubSpot, recomienda centrarse en una actividad que te permita mantener un cierto ritmo.
Dedicar demasiado tiempo a definir lo que harás durante el día puede evitar que llegues a hacer esas tareas. Cambiar lo que necesites en tu agenda es importante, pero también lo es respetar las actividades programadas para el día. Trata de consolidar las actividades en tu agenda el día anterior.
Trabajar desde casa puede ayudarte a centrarte en tu trabajo en el corto plazo, pero también puede hacerte sentir desconectado de lo que sucede en la oficina.
Descansos y Bienestar
Es tan fácil distraerse cuando trabajas desde casa que puede tentarte la idea de no tomar nunca un descanso para evitar esta situación. No permitas que la culpa de trabajar desde la comodidad de tu hogar te evite tomar pequeños descansos. En lugar de simplemente abrir YouTube y ver algunos videos, aprovecha tus descansos para alejarte del escritorio.
Estás trabajando desde casa, no desde la luna. Interactuar con otras formas de vida durante el día está permitido, incluso si no son colegas de trabajo.
Cuando estás en tu casa, puede resultar tentador dedicar tiempo a prepararte un buen desayuno o almuerzo, con todo lo que eso implica.
Quizá pienses que trabajar desde casa te permitirá equilibrar mejor tu vida personal y laboral, pero ten cuidado. En la oficina, son tus colegas quienes te recuerdan que es hora de irte a casa. En casa, puedes programar una alarma que señalice el fin de tu día laboral.
Ambiente de Trabajo en Oficinas
El ambiente de trabajo en oficinas es uno de los aspectos más importantes a nivel de productividad en el trabajo. Además de jugar un papel protagónico en el estado psicológico de las personas que desarrollan actividades en la oficina.
Uno de los aspectos que suele generar tensión en el ambiente de trabajo en oficinas son los horarios. Ya que muchas veces las personas no saben cómo podrán administrar su tiempo entre el trabajo y el resto de sus actividades. En nuestros días modernos cada vez es más común encontrar horarios flexibles dentro de las oficinas. Lo cual permite que los empleados hagan uso de su tiempo de forma eficiente y estén mejor dispuestos para el trabajo.
La comunicación es la clave principal para crear un ambiente de trabajo en oficinas sano y lleno de confianza. Tener una comunicación interna hace que los empleados se sientan mucho más cómodos y evita que se creen rumores.
Un aspecto de gran importancia es dejar claras las responsabilidades de cada puesto y darle una compensación adecuada. Ya que de esta manera estaremos evitando que se creen sobrecargas de trabajo sobre algunos empleados.
Aunque esto parezca trivial, la limpieza en la oficina es menester para crear un ambiente de trabajo serio y proactivo. Esto no solo dispone mucho mejor a los empleados sino que también reduce el riesgo de enfermedades.
Ofrecer un futuro dentro de las empresas es un aspecto que impulsa considerablemente a cada compañero en la oficina. Pues es una manera de ofrecer un desarrollo profesional y retener el talento al mismo tiempo que se aumenta el bienestar de los mismos.
Fomentar la colaboración y las relaciones entre los compañeros de oficina es ideal para crear un buen ambiente de trabajo en las oficinas. Para lograrlo puedes crear espacios que permitan el trabajo conjunto de los compañeros.
Tomar en cuenta las opiniones y sugerencias de los empleados hace que estos estén conscientes que se les presta atención. La libre expresión dentro de la oficina fomenta la toma de decisiones entre los empleados. En este aspecto podemos fomentar la formación de mandos y técnicas de liderazgo dentro de la oficina. Además de permitir canales para la comunicación de inquietudes y consultas respecto al trabajo.
Los trabajadores dentro de la oficina serán mucho más productivos y motivados si gozan de buena salud. Por lo cual si queremos un buen ambiente de trabajo en oficinas debemos asegurarnos de preservar la salud de todos.
Si la oficina no cuenta con los espacios adecuados para el desarrollo de las actividades esto genera mucha frustración en el personal. Lo cual a la larga genera un ambiente laboral con discusiones y problemas.
La contribución de la empresa por el mejoramiento de la sociedad y el crecimiento de la economía es muy importante para un buen ambiente laboral. Ya que los que allí trabajan se sentirán mucho más motivados y dispuestos si tienen un compromiso con los objetivos positivos de la empresa.
Adaptación de la Oficina en Casa
En los últimos años, el trabajo en casa se ha vuelto cada vez más común y muchas empresas han optado por enviar a sus trabajadores a espacios propios para realizar sus labores diarias. Teniendo en cuenta todo lo anterior, la siguiente nota tiene el propósito de brindar una serie de tips para todas aquellas personas que están trabajando en modalidad virtual o híbrida y quieran saber cómo adecuar una oficina de la mejor manera posible.
Escoge el área de trabajo
Lo primero que debes hacer y tener en cuenta para poner tu oficina en casa, es seleccionar un lugar dentro de tu hogar que pueda transformarse para ser tu oficina. Por otro lado, también es de suma importancia que el espacio que escojas te proporcione el área suficiente para poder poner un escritorio y una silla cómoda.
Distribuye bien tu espacio
Una vez hayas seleccionado el punto ideal en tu casa, debes tener en cuenta la buena distribución de tus pertenencias. Recomendamos separar artículos personales como camas o televisores de tu oficina, ya que podrían ser una distracción al momento de intentar concentrarse.
Ten en cuenta la posición de tu mobiliario
Es crucial que tanto tu escritorio como tu silla estén ubicados de forma correcta. En segundo lugar, debes recordar que tu escritorio debe estar en una posición en la que puedas ubicar el monitor justo a la altura de los ojos y además puedas apoyar codos y antebrazos.
Escoge artículos ergonómicos
Un requerimiento básico al momento de adecuar tu espacio, debe ser la ergonomía de tu mobiliario de oficina.
Personaliza el lugar
Teniendo en consideración que gran parte de tu tiempo estarás en la oficina, es fundamental que puedas entrar en ella y sentirte cómodo, motivado e inspirado por el espacio. Considera colores, artículos, texturas y materiales que te gusten y dale un toque personal al lugar.
Recuerda mantener el orden
Finalmente, la mejor manera de estar siempre saludable física y mentalmente, es garantizando que tus espacios de trabajo estén limpios. Recomendamos que limpies tu escritorio diariamente y que mantengas tus pertenencias, documentos y demás artículos de oficina organizados. Si sigues estos tips con cuidado y te interesas por tener una oficina personalizada, limpia y bien pensada, lo más probable es que disfrutes más de tu jornada laboral y seas mucho más productivo.
Optimización del Espacio en Oficinas Pequeñas
Mantener un espacio de oficina organizado y eficiente puede ser un desafío, especialmente cuando el área es limitada. Sin embargo, con algunas estrategias inteligentes, puedes transformar tu oficina en un lugar de trabajo ordenado y productivo.
Uso frecuente vs. Rutina de fin de día
Dedica unos minutos al final de cada jornada laboral para ordenar tu escritorio.
Menos es más
Mantén solo lo esencial sobre tu escritorio.
Gestión de cables
Utiliza clips, bridas o tubos para agrupar y ordenar los cables.
Escritorios con almacenamiento integrado
Opta por escritorios que tengan cajones o estantes incorporados.
Estanterías en paredes
Instala estanterías en las paredes para almacenar libros, documentos y decoraciones.
Optimizar el espacio de tu oficina no solo te ayudará a mantener un entorno de trabajo limpio y ordenado, sino que también mejorará tu productividad y bienestar general. Al organizar tus suministros de oficina, mantener un escritorio limpio y adoptar soluciones de almacenamiento eficientes, puedes crear un espacio que sea funcional y agradable.
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