El COVID-19 ha impulsado a las empresas al mundo digital, donde el teletrabajo y el comercio electrónico han asegurado la continuidad operativa y el flujo de efectivo. Estos cambios podrían derivar en una nueva forma de vida. Analistas señalan que estos cambios permanecerán más allá de esta contingencia.

Para iniciar un ecommerce o convertir un negocio tradicional en uno online, “recomendamos contratar un servicio que tenga una baja inversión inicial, que se pueda pagar de forma mensual y que permita ir creciendo de acuerdo a la madurez del negocio” dice Tristán Riquelme, gerente de Marketing y Productos de Entel Empresas.

Por su parte Daniel Kiefer, Associated Partner especialista en Commerce Platforms de IBM señala que antes de comenzar el viaje digital, es necesario hacer un buen análisis para conocer el viaje del cliente. “Es incorrecto suponer que el cliente en el mundo físico sería el mismo que el cliente online.

Los Desafíos del Trabajo Remoto

El trabajo mixto supone un esfuerzo porque, al no laborar siempre desde la oficina, es fácil caer en la tentación de procrastinar. Este método puede convertirse en un caos perjudicando la productividad y el bienestar laboral. Para evitarlo, es necesario que se gestionen recursos y herramientas de un modo efectivo. Así, será más sencillo adaptarse al cambio que supone el teletrabajo.

Cada persona de una organización que debe realizar teletrabajo desde la casa, se da cuenta que hay factores que influyen en su rendimiento con los cuales deben lidiar:

  • Espacio de trabajo: Hoy en día, no todas las viviendas están adaptadas para realizar teletrabajo. En este sentido, los estudios indican que al menos un 90% de quienes lo realizan utilizan espacios comunes como el living o comedor. Esto conlleva a un alto grado de adaptabilidad, debido al tránsito de otros familiares, ruidos o modificar el espacio para horarios de merienda.
  • Familia: La atención y concentración que requieren familiares (especialmente niños y adultos mayores), genera el desgaste de un nivel mayor de energía que no se utilizaba en espacios laborales de oficina. La adecuada comunicación y establecimiento de compromisos y responsabilidades se hace necesario para generar rutinas de trabajo cómo si fuera una oficina.
  • Tecnologías de Comunicación: Adaptarse a la comunicación a distancia no es igual para todos, más si las tecnologías o instrumentos no son los adecuados. En una comunicación efectiva por teletrabajo se deben escoger en relación a la cantidad de participantes, asegurando la adecuada conexión al punto de red, eliminando en lo posible los ruidos, verificando las mejores herramientas de software para los hardwares relacionados (computador, cámara, cintillo auricular, micrófono entre otros).

Posibilidades del Trabajo Remoto

Para quienes han logrado resolver los dilemas del trabajo a distancia y además han desarrollado las competencias necesarias , el trabajo remoto otorga beneficios como los siguientes:

  • Aumento de Productividad en el teletrabajo: Al generar estrategias de gestión personal eficiente, han desarrollado mecanismos más productivos que trabajando en una oficina. Esto porque no pierden tiempos de desplazamientos, reuniones innecesarias, recepción de proveedores, entre otras. Además, logran combinar las herramientas tecnológicas necesarias de seguimiento de tareas diarias, semanales y mensuales.
  • Beneficio de Calidad de Vida en el trabajo remoto: Permite evitar tiempos de traslado (que en promedio son 1,5 hrs por día). Facilita estar cerca de los seres queridos, evitar posibles contagios y desempeñarse con todas las comodidades del hogar.
  • Nuevos desafíos - Nuevas competencias: Facilita el desarrollo de nuevos sistemas de trabajo, habilidades, conocimientos y actitudes para un buen desempeño. En este sentido, las personas que generar un alto rendimiento en el trabajo desde la casa, cuentan con alto desarrollo de; autonomía, organización y planificación, gestión de herramientas informáticas, reuniones efectivas, comunicación efectiva y proactividad.

Es fundamental formar una nueva cultura organizacional de trabajo a distancia apoyado en herramientas efectivas, procesos simples, desarrollo de competencias y motivación constante para que la adaptabilidad de los trabajadores sea rápida y genere rendimientos adecuados.

Las Claves para una Cultura del Teletrabajo Exitosa

El cambio desde el trabajo de oficina al teletrabajo en casa, requiere un proceso de adaptación natural (que muchas veces no es tan rápido). Al mismo tiempo que generar normas y procesos de gestión humana para hacer más eficiente el día a día. Es por ello que a continuación, se indican las claves para una cultura del teletrabajo exitosa:

Incorporación de Nuevos Empleados

Cuando algunas empresas realizan reclutamiento y selección de personal para una vacante de un cargo específica, se omite evaluar las competencias laborales necesarias para el trabajo a distancia, quedándose sólo en lo buenos que son técnicamente o la experiencia que tiene el candidato. Esto último puede ocasionar que no demuestren su desempeño laboral real por baja capacidad de la competencia de trabajo remoto. Para mitigar este problema, una buena práctica es contar con nuestros servicios de reclutamiento y selección experta y Head Hunting Ejecutivo donde evaluamos tanto la personalidad, el perfil psicolaboral, las competencias y sobre todo la adaptación al contexto actual. Por otra parte, cuando el candidato ya seleccionado inicia su trabajo a distancia (sin un proceso adecuado de inducción corporativa) desconoce la cultura organizacional de la empresa y la forma de trabajo que se le requiere cometiendo errores por desconocimiento.

Normas del Trabajo Remoto

Al iniciar el trabajo remoto con un grupo de colaboradores, es importante que el líder indique lo indispensable en términos de:

  • Vestimenta: Indicar si se requiere uso formal o no.
  • Puntualidad: Solicitar puntualidad al iniciar una reunión con el funcionamiento de la comunicación ya verificada.
  • Comida - Merienda: Dejar claro la posibilidad de comer o beber líquidos durante una teleconferencia.
  • Preparar reunión: Indicar qué espera de cada miembro antes de una reunión.
  • Turno para comunicarse: Ser cordial y pedir la palabra con señas antes de hablar, para que la comunicación sea fluida.
  • Utilizar medios demostrativos: Mostrar presentación o planilla de datos compartida para que se entienda lo que se explica.
  • Canales de comunicación: Indicar los canales abiertos de comunicación y su posible uso (correos, mensajería instantánea o video conferencia).
  • Minuta y seguimiento: Generar una minuta con los temas más importantes y tarea de cada miembro. Además el tiempo en que se hará seguimiento.

Reuniones Motivacionales - Interacción Positiva

Se recomienda que de forma periódica el Líder genere reuniones motivacionales con el equipo para sentir el clima laboral en sus respectivas funciones y cómo él/ella los puede ayudar. Por otro lado, sirve para interiorizarse de la realidad específica de cada contexto que incide en el desempeño laboral. Por último, sirve para celebrar actividades importantes como los cumpleaños. Una buena práctica concreta es enviar un regalo y que lo abra en videollamada con todos los compañeros. El diagnostico de clima laboral y posterior intervención es la clave para mantener un equipo motivado.

Gestión del Desempeño Laboral

Antes de la pandemia del coronavirus en Chile, muchos trabajadores no habían podido realizar trabajo a distancia. Por ende, para algunos le es más difícil adaptarse a esta nueva modalidad, careciendo de autogestión adecuada o manejo de herramientas eficaces.

Por ello, se recomienda que una vez al mes se realice una videoconferencia. Para comprobar su nivel de cumplimiento, felicitarlo y/o sugerirle ciertas acciones de mejoras. En este punto es esencial conocer la realidad detrás de cada persona. Ya que el contexto familiar, doméstico o de recursos (como la cantidad de computadores en el hogar) inciden en la gestión del desempeño. Para ello, se requiere que el perfil del cargo por competencias esté correctamente diseñado y conocido tanto por el líder como por el trabajador a cargo. Si no tienes los perfiles del cargo por competencias, podemos ayudarte. Por otra parte, una buena ayuda para la gestión del desempeño empresarial es el coaching ejecutivo laboral para potenciar a cada líder en el cumplimiento de sus metas.

Capacitaciones de Competencias para el Trabajo a Distancia

Las competencias son las actitudes, habilidades o conocimientos para un óptimo desempeño de un cargo específico. Éstas varían de acuerdo al cargo, el objetivo a alcanzar y la forma de trabajo. En este sentido, el teletrabajo requiere que líderes y colaboradores puedan desarrollar rápidamente competencias que los permitan auto gestionarse, como las siguientes:

  • Autonomía: La capacidad de trabajar de forma independiente sin supervisión directa, conservando la motivación, responsabilidad y compromiso acorde al cargo.
  • Planificación y Organización: La habilidad de ordenar su agenda diaria y semanal cumpliendo las tareas encomendadas. Hacer eficiente el uso de los recursos y su tiempo propio.
  • Proactividad: Implica la actitud de anticiparse a posibles problemas o trabajos que se deban hacer. Además, proponer ejecución de tareas que traerán mayor eficiencia o eliminarán posibles errores.
  • Compromiso Organizacional: Aceptar los objetivos de la empresa como propio y dar lo máximo de sí para alcanzarlos. Esto quiere decir no sólo preocuparse de hacer las tareas encomendadas, sino de dar un valor agregado al funcionamiento de la organización.
  • Emprendimiento: Implica la capacidad de crear nuevas vías de acción y encontrar soluciones innovadoras a problemas con recursos limitados. Un ejemplo de ésta, es una empresa de telas deja de fabricar poleras a fabricar mascarillas para adaptarse a los cambios del entorno.

Para el desarrollo efectivo de estas competencias, Tomic Consultores cuenta con cursos de capacitación a distancia y talleres de capacitación online realizado tanto para empresas medianas y grandes a nivel nacional. Éstos destacan por ser práctico experienciales y utilizar técnicas de neurociencias y coaching para desarrollar las competencias, si deseas conocer algunos de nuestros cursos, haz click aquí.

En suma, la nueva forma de trabajar a distancia requiere otra forma de liderar de forma más positiva y generando un acompañamiento no sólo del cumplimiento de las tareas de los colaboradores sino proporcionar instancias del desarrollo de competencias necesarias para que sean completamente eficaces demostrando buen desempeño.

Para ello, es importante generar anualmente un diagnóstico de necesidades de capacitación lo cual proporcionará específicamente los conocimientos, actitudes o habilidades que deben ser potenciados en cada uno para un excelente desempeño.

Consejos Prácticos para el Teletrabajo

  1. Vístete como si fueras a trabajar: La experiencia muestra que a vestirse al comienzo del día, hace que la oficina en la casa se parezca más a una oficina real y ayuda a construir una rutina.
  2. Haz una lista de tareas: Establecer objetivos diarios ayuda a mantenerse enfocado en cualquier trabajo, aún más para permanecer en la tarea de forma remota.
  3. Haz breaks frecuentes: Levántate, estira y camina.
  4. Sé estricto con tus horas de trabajo: Aunque hay flexibilidad en el horario, establecer horas de trabajo y reuniones lo harás más efectivo.
  5. Mantén los cables en orden: Los cables de computadora y cargadores telefónicos pueden enredarse y causar riesgos de tropiezos.
  6. Haz chequeos con tus compañeros y supervisor frecuentemente: Mantén abierta la línea de comunicación y asegúrate de compartir los resultados con colegas o supervisores de manera oportuna.
  7. Combate la despensa con snacks saludables: Trabajar en la casa hace que estés cerca de la cocina. Busca snacks saludables (frutas y verduras) en lugar de paquetes de comida.
  8. Levántate para atender llamadas: Párate o camina cuando atiendas llamadas de trabajo. Esta es una táctica para estimular el cuerpo y la mente y con frecuencia se sugiere como una buena práctica.
  9. Cambia tu tiempo de traslado a la oficina por tiempo de hacer ejercicios: Usa el tiempo ahorrado de los desplazamientos en ejercicios. Ya sea que se trate de una caminata rápida a comprar, un pequeño ejercicio tiene beneficios físicos y psicológicos.
  10. Dedica un espacio específico para trabajar: Si es posible, separa el espacio de tu hogar como un espacio de trabajo dedicado, preferiblemente un espacio con una puerta para limitar el ruido exterior o las interrupciones. Evita trabajar en la mesa de tu cocina.

Soluciones para el Teletrabajo

"Este cambio fue tan veloz, que ante este nuevo escenario, algunas compañías no alcanzaron a delinear estrategias o a planificar con una mirada de largo plazo sus mecanismos de trabajo a distancia", apunta Francisco Guzmán, director de Claro empresas, una compañía que tiene un portafolio de soluciones de teletrabajo.

"Por ello observamos distintos grados de improvisación", agrega Guzmán," por lo que hay equipos de trabajo que nos solicitan ayuda para encontrar las mejores alternativas para estar conectados y ordenar su jornada laboral. Desde Claro empresas hemos acompañado desde hace varios años a organizaciones de todo tamaño en este proceso, observando que aquellas que implementaron estrategias de Cloud, colaboración a distancia y seguridad, han hecho del teletrabajo su 'nuevo normal' de manera fluida, sin ver afectada su productividad".

¿Qué soluciones hay disponibles? Aquí te presentamos cinco:

  • Office 365: Accede a tu negocio en cualquier momento y lugar. Además, conecta a tu equipo a través de TEAMS, herramienta que permite realizar reuniones en línea desde el Plan Bussines. Para conocer más detalles, puedes acceder aquí.
  • Colabora Cloud: Servicio administrado de colaboración y telefonía en la nube. Permite interconectar telefónicamente tus sucursales y brinda a tus usuarios acceder desde múltiples dispositivos móviles a sus herramientas de comunicación corporativa.
  • G-Suite: Suite de productividad, basada en la nube, que permite a tu empresa trabajar de manera efectiva y colaborativa. Permite realizar reuniones remotas, a través de Meet, aplicación disponible en sus planes Básico y Bussines.
  • Conferencia Web/Webex: Permite hacer reuniones virtuales de audio y video en línea con tus trabajadores, clientes y socios de negocios, independientemente de la ubicación y con la mayor interacción posible.
  • Claro Drive Negocio: Guarda documentos, videos, fotografías y, en general, cualquier archivo de trabajo.

Es importante tratar de lograr una vida equilibrada entre el teletrabajo y el hogar. Crea un patrón de horarios para ayudar a mantenerte efectivo durante el día. Aunque cueste, es importante mantener las horas de sueño e incorporar ejercicios en el día a día si es posible. Arma un ambiente de trabajo en algún lugar de la casa que facilite la tarea. Ya sea en la mesa del comedor, el sillón u otro lugar de preferencia, es importante salir de la cama en las horas de trabajo y crear la sensación de “ir a trabajar” para mantenerse enfocado y alerta.

No todas las personas son amigas de las cámaras cuando se trata de teletrabajo y las videollamadas. Sin embargo, la comunicación corporal ayuda a tener mejor empatía con el otro y tener más comprensión del mensaje, haciendo que comunicarse con el equipo sea más fácil. Esto no significa necesariamente vestirse con ropa de trabajo, pero tampoco es bueno quedarse en pijama. A propósito de videollamadas, es bueno considerar un momento dentro de la semana o una vez al mes para hacer un “café virtual”. Disfrutar con tus compañeros de forma más relajada ayuda a mantener las relaciones entre el equipo cuando se está trabajando de forma remota.

Si bien estar en la casa puede ser más cómodo, estas no están hechas para trabajar. Intenta algunos de estos trucos para hacer el teletrabajo más llevadero. ¿Hay mucho ruido en el ambiente? Prueba con unos audífonos con cancelación de ruido para aislar mejor el ruido ambiente. ¿No estás cómodo en la silla? Intenta agregar un apoyo lumbar para la espalda. ¿El computador se te hace muy pequeño? ¿Partiste trabajando y de golpe ya está oscureciendo? Puede ser fácil perder la noción del tiempo cuando se está todo el día sentado. La falta de energía es uno de los efectos que aparecen al estar tanto tiempo en el hogar. Aunque es tentador quedarse en la cama o en el sillón, es bueno mover el cuerpo por unos minutos, ya sea con algún tipo de estiramiento, rutina de ejercicio o unos minutos de baile.

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