El teletrabajo es un término tan extendido y popularizado que ya nos suena natural y cotidiano. En medio de la pandemia de Coronavirus que afecta al país, una de las recomendaciones que se ha hecho para disminuir la propagación del virus es fomentar el trabajo desde la casa, o teletrabajo, en aquellas empresas y rubros en los que sea posible.

En este contexto, un 48% de las empresas en Chile impulsó el teletrabajo entre sus trabajadores -según mediciones de la consultora Randstad- producto de las protestas. En Central IP te invitamos a seguir las órdenes de las autoridades sanitarias y tener un cambio de mentalidad para que el teletrabajo se masifique en Chile.

Las herramientas para trabajar en remoto incluyen una combinación de diferentes tipos de soluciones necesarias para que los profesionales sean eficientes y eficaces en su función fuera de un espacio de oficina. La colaboración y la comunicación en equipo son vitales para que los profesionales del trabajo a distancia sean productivos y exitosos.

Herramientas Clave para el Teletrabajo

Esto es posible gracias a herramientas como Zoom, Google Meet y Hangouts. Son aplicaciones que permiten realizar videoconferencias en tiempo real con muchas personas. Para ello, existen varias herramientas digitales que ayudan a mantener la comunicación entre los equipos y continuar avanzando en los proyectos a distancia.

El teletrabajo es posible gracias a las diversas herramientas que permiten la comunicación en tiempo real entre personas sin importar el lugar donde estén. El trabajo remoto y la colaboración en equipo se han convertido en prácticas fundamentales en el mundo laboral actual. La tecnología ha evolucionado para facilitar la comunicación y la productividad, permitiendo que los equipos trabajen de manera efectiva, sin importar su ubicación física.

Comunicación y Colaboración

Algunas opciones conocidas para compartir documentos con otros usuarios son Drive de Google, Onedrive de Microsoft y Dropbox. Pero además, existen otras herramientas que facilitan el trabajo colaborativo.

  • Microsoft Teams: Microsoft Teams es una solución integral de comunicación y colaboración.
  • Slack: Slack es conocido por su interfaz intuitiva y su capacidad para organizar conversaciones por canales temáticos. La aplicación permite a las empresas dividir la comunicación en “canales”, en los que los miembros pueden compartir mensajes, herramientas y archivos. Estos canales sirven para organizar los mensajes por equipo, proyecto o cualquier otra categoría que sea relevante para la compañía.
  • Zoom: Zoom se ha convertido en una herramienta clave para las videoconferencias. Una de las plataformas más utilizadas por empresas que ya han implementado el “home office” es Zoom. La aplicación permite realizar videoconferencias, entrevistar clientes y tener reuniones a distancia de hasta 100 personas. Entre las razones de su popularidad está que ofrece opciones versátiles, como por ejemplo: programar y grabar reuniones, compartir pantalla entre las personas conectadas y utilizar una pizarra virtual que puede ser vista y editada por todos.
  • Google Meet: Una aplicación similar es Meet. Esta herramienta es la versión empresarial de Hangouts de Google y es ideal para reuniones informales de hasta 30 personas.

Gestión de Proyectos y Tareas

Para que el trabajo en equipo fluya se necesita más que solo la comunicación.

  • Trello: Trello es una herramienta de gestión de proyectos basada en tarjetas. Para la organización de tareas, una alternativa es Trello. La herramienta está basada en el método japonés Kanban que busca controlar el avance del trabajo y funciona con un tablero principal que contiene listas separadas por temática. El objetivo es que los miembros de un equipo puedan ver en un mismo espacio las tareas asociadas a un proyecto, quién se está haciendo cargo de ellas y cuál es el estado de avance. Para ello, los usuarios pueden crear listas y tarjetas con tareas que se pueden ordenar por urgencia, editar añadiendo comentarios y clasificar por colores.
  • Asana: Asana es ideal para la gestión de proyectos más detallada.
  • Basecamp: Basecamp es una herramienta todo en uno para la gestión de proyectos, comunicación y colaboración.
  • Jira: Jira es esencial para equipos de desarrollo de software.

Almacenamiento e Intercambio de Archivos

Además de almacenar una gran cantidad de información, podrás compartirla y editarla. Una barrera común son aquellos archivos demasiado pesados para ser compartidos por correo electrónico. La solución está en herramientas como WeTransfer.

  • Dropbox: Dropbox es una solución de almacenamiento en la nube que facilita compartir archivos y colaborar en documentos.

Herramientas Adicionales

  • Figma: Los equipos encargados de crear contenido visual cuentan con Figma, una herramienta que permite crear prototipos wireframes que luego pueden ser compartidos para todos los integrantes.
  • MindMeister: Con MindMeister puedes capturar, desarrollar y compartir ideas en un formato visual. Funciona de manera similar a una red social, donde hay un muro donde se despliegan noticias relevantes.
  • Mural y Whiteboard: Mural y Whiteboard son dos aplicaciones que ofrecen al usuario una “pizarra virtual”. La primera funciona a través de murales digitales en los que se pueden compartir todo tipo de archivos multimedia, la segunda consiste en un lienzo virtual en el que las personas pueden intercambiar ideas, textos y dibujos en tiempo real.
  • Kanbanize: Otra aplicación para organizar el trabajo basada en el sistema Kanban, es Kanbanize. La herramienta funciona de forma similar a Trello pero cuenta con opciones adicionales, como la posibilidad de que cada tarjeta puede contener a su vez una lista de tareas propia, la opción de revisar el tiempo que ha tomado completar cada tarea y la visualización de estadísticas para revisar cómo fue el avance de cada proyecto particular.

Requerimientos Técnicos

Conexión a Internet: Este es un requerimiento fundamental para el teletrabajo en general. Requerimientos técnicos: Las herramientas de las que hablamos no necesitan de máquinas demasiado potentes para correr. Con una PC de 4 GB de RAM debería ser suficiente para navegar con fluidez en alguna de ellas.

Consideraciones Finales

Algunas de estas aplicaciones requieren de cierto conocimiento técnico para sacarles provecho. Otras son lo suficientemente intuitivas para que cualquier usuario primerizo entienda su funcionamiento.

Estas herramientas son esenciales para maximizar la productividad y mantener la colaboración efectiva en entornos de trabajo remoto. Evalúa las necesidades de tu equipo y elige las que mejor se adapten a tus objetivos.

Consejos Adicionales

  1. Dúchate y vístete como si fueras al trabajo.
  2. Haz sprints de FOCO en una tarea de 30-45 min.

Si tu compañía está buscando implementar el trabajo remoto, asegúrate que tus colaboradores se sienten cómodos utilizando diferentes hardwares y softwares.

No hay que confundir el teletrabajo con ir a descansar a la casa, ni mucho menos dedicar la jornada laboral al cuidado del hogar.

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