El pago de nómina es un punto de sumo cuidado para toda empresa. No importa si es pequeña o grande, siempre es necesario darle la debida importancia al momento de hacer los cálculos y liquidaciones de sueldo. En virtud de lo anterior, en este artículo te hablaremos en profundidad sobre las nóminas y compartiremos buenas prácticas que te ayudarán a efectuar el pago de nómina sin ningún problema.

¿Qué es la Nómina?

La nómina es un registro que una empresa mantiene para organizar y procesar los pagos de salarios a sus empleados. Para los trabajadores es de gran valor que no te atrases en los pagos de sus sueldos y salarios. En este aspecto, varias empresas pactan con su personal la forma en la que será pagada su nómina, la cual puede ser mensual, quincenal o semanal.

Componentes Clave de la Remuneración

Dentro de la Gestión de Talento Humano existe la función de recompensar a las personas por su trabajo de forma monetaria. Esto quiere decir que, toda remuneración consta de una compensación salarial, la cual se define como el paquete cuantificable, que una persona recibe a cambio por su trabajo. La Remuneración Base es la remuneración pactada, a la que se le incorporan otras prestaciones.

  • Deben existir estudios y análisis de salarios que estén acorde al mercado.
  • Los incentivos son una remuneración variable.
  • El sueldo varía dependiendo de sus cargos, el mercado, desempeño a largo plazo y las competencias.

Se debe indicar cómo será la forma en que la persona va a recibir la gratificación legal, "tipo de remuneración que corresponde a la parte de las utilidades con que el empleador beneficia el sueldo del trabajador" en el caso que corresponda. Por último, en este primer paso se debe indicar si recibirán asignaciones de colación, movilización entre otros.

Haberes Tributables

Es el monto sobre el cual se calcula el impuesto de segunda categoría. Es importante mencionar la Centralización de las Remuneraciones en la contabilidad.

Elementos Ineludibles en el Contrato de Trabajo

Según la DT, las remuneraciones son uno de los elementos ineludibles que existen en el contrato de trabajo.

1. ¿Imponible o no imponible?

Es importante tener muy claro qué es el sueldo imponible y qué elementos de la remuneración son imponibles y qué elementos no lo son. No son imponibles: La asignación por movilización, los viáticos, las asignaciones familiares, la asignación de colación, la indemnización por años de servicios (establecida en el artículo 163).

2. Gratificación Legal

Si bien existen distintos tipos de gratificación, la gratificación legal es parte de las utilidades que obtuvo el empleador en el año comercial.

Cálculo de la Remuneración en Chile

Lo primero que debes saber es que para hacer ese cálculo es importante conocer los elementos que la componen:

Haberes Imponibles

Corresponden a todos los ingresos que recibe un trabajador durante un tiempo fijo como pago por su trabajo. Sobre estos se aplican los descuentos correspondientes a las cotizaciones previsionales obligatorias o voluntarias. Por ejemplo:

  • Sueldo base: es el monto fijo que pagas en el tiempo que especifica el contrato que hiciste con tu colaborador por la prestación de sus servicios en una jornada laboral.
  • Sobresueldo: corresponde al pago de horas extras de trabajo.
  • Comisiones: generalmente aplica si tienes un equipo comercial y corresponde a un porcentaje sobre una meta de ventas o compras que logra tu colaborador.
  • Participación: corresponde a una parte de las utilidades de la empresa.
  • Gratificación: corresponde a una parte de las utilidades con que recompensas a tu colaborador.

Haberes No Imponibles

Corresponden a todos los ingresos que no están sujetos a los descuentos de las cotizaciones previsionales, pues no son considerados parte de la remuneración. Por ejemplo:

  • Colación
  • Subsidio de transporte
  • Indemnización
  • Viáticos
  • Otros

Conceptos Clave

  • Sueldo líquido: es el dinero final que recibirá el trabajador después de haber hecho los descuentos de ley.
  • Sueldo bruto: es el dinero que recibirá el trabajador sin haber contemplado los descuentos previsionales. Para saberlo debes sumar todos los haberes (imponibles y no imponibles) y así establecer el monto sobre el que se descontarán las cotizaciones previsionales.

Descuentos Provisionales

Estos son los descuentos que se aplican a la remuneración imponible:

  • Cotización Previsional AFP (Pensión): corresponde a un porcentaje de la remuneración imponible y puede variar según la administradora elegida.
  • Cotización del Plan de Salud: corresponde a un porcentaje de la remuneración imponible. El trabajador puede elegir a Fonasa (Público) o a una Isapre (Privada).
  • Cuenta de Ahorro Voluntario o Cuenta dos: tiene como objetivo ser una fuente de ahorro extra para el trabajador si así lo quiere.
  • Ahorro Previsional Voluntario o APV: ayuda al trabajador a aumentar el monto de la pensión o compensar períodos no cotizados si así lo quiere. No puede superar un porcentaje de su sueldo.
  • Seguro de Cesantía (AFC): sirve para proteger al trabajador en caso de desempleo y equivale a un porcentaje de la base imponible.
  • Impuesto único sobre la renta: para trabajadores que ganan más de un monto determinado y se aplica después de descontadas las cotizaciones de AFP, Salud e ingresos “no remunerables”.

Estas son las principales deducciones establecidas en la ley y que debes tener en cuenta para el pago de nómina.

  • Seguro de cesantía: Correspondiente a un porcentaje aplicado igualmente al sueldo imponible.

Fórmula para Calcular la Liquidación de Sueldo

Ahora que ya sabes todos los conceptos simplemente debes aplicar la siguiente fórmula:

Sueldo líquido = (Haberes imponibles + no imponibles) - Descuentos legales - Otros descuentos

Software de Pago de Nómina

El software de pago de nómina elimina gran parte del trabajo manual involucrado en el cálculo de salarios y deducciones. Con la capacidad de integrar automáticamente las variables de tiempo trabajado, ausencias, horas extras y otros factores, estos sistemas reducen significativamente el riesgo de errores humanos. Un aspecto clave de estos softwares es su capacidad para ahorrar tiempo. Los softwares de nómina modernos ofrecen plataformas seguras y centralizadas para almacenar y acceder a los datos de nómina. Con las leyes y regulaciones fiscales y laborales en constante cambio, mantenerse actualizado puede ser un desafío. Estas herramientas suelen ofrecer opciones de personalización y la capacidad de integrarse con otros sistemas empresariales, como la gestión de recursos humanos y la contabilidad. Adoptar un software de pago de nómina es una decisión estratégica que puede llevar la gestión de nóminas de una empresa a un nuevo nivel de eficiencia, precisión y conformidad.

Buenas Prácticas para el Pago de Nómina

  1. Ahórrate los errores de cálculo al realizar las estimaciones en el pago de nómina. ¿Cómo? El sueldo puede ser variable o fijo dependiendo de lo acordado. Por esta razón, analiza cada caso cuidadosamente y no asumas que todos conllevan los mismos detalles.
  2. La ley establece ciertas normas a seguir para el pago de nómina, tanto en temas laborales como en las deducciones obligatorias -de tributación y seguridad social- que se encuentran establecidas dentro del respectivo marco legal del país.

Documento de Liquidación de Sueldo

Este documento puede ser firmado tanto por el empleador como por el trabajador -si está de acuerdo y así lo desea- para confirmar que se le pagó íntegramente el sueldo mensual que le correspondía.

Datos Clave para Calcular Liquidaciones de Sueldo

Para calcular liquidaciones de sueldo es importante que siempre tengas a mano datos claves.

  • Ficha del trabajador: Debe incluir todos sus datos personales y laborales, así como también su AFP. En el caso de estar en Isapre, es importante que también sepas cuál es su monto pactado actualizado.
  • Bonos: Ten claridad respecto a qué bonos recibe cada trabajador y cuál es su periodicidad.

Periodicidad y Forma de Pago

El Código del Trabajo en su artículo 55 indica que la periodicidad del pago debe quedar estipulada en el tipo de contrato, pero que aun así, los períodos convenidos no pueden ser mayores a un mes. Por otro lado, el artículo 56 indica que las remuneraciones deben ser pagadas en día hábil (es decir de lunes a viernes).

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