Los proyectos son realizados por personas que se organizan en un equipo de trabajo. El trabajo del equipo de proyecto determina en gran medida el éxito o fracaso del mismo. Un equipo de proyecto que desarrolla sus habilidades y competencias toma mejores decisiones que le permiten generar antes valor, reducir los tiempos del cronograma y reducir los costos.

En este artículo, veremos principios y dominios de desempeño que se deben considerar para lograr que el equipo alcance madurez adecuada para ejecutar proyectos de alta complejidad. También trataremos aspectos relacionados al trabajo realizado por el director de proyecto y los líderes dentro del equipo de un proyecto. Este contenido se basa en el Estándar para la Dirección de Proyectos y la Guía del PMBOK® 7h edition y en ediciones anteriores.

Principios Clave para el Éxito del Equipo

Los principios son una declaración que proporciona parámetros dentro de los cuales el equipo de proyecto puede operar y mantenerse alineado con el espíritu de dichos principios. Sirven para definir estrategias, tomar decisiones, resolver problemas durante la ejecución y guiar a las personas relacionadas con el proyecto.

Equipo

En este principio se establecen los lineamientos para crear un entorno colaborativo del equipo de proyecto. El equipo de proyecto se compone de personas con diferentes habilidades, conocimiento y experiencia. Trabajan en colaboración para lograr los objetivos del proyecto. Los siguientes son los factores que influyen en el desempeño del equipo:

Estructuras Organizacionales

Las estructuras organizacionales ayudan a los equipos de proyecto a coordinar sus acciones. Establecen roles de un proyecto, funciones y responsabilidades. Estas estructuras pueden ser definidas por alguna jefatura tal como el director de proyecto o bien por consenso de los miembros del equipo.

Acuerdos del Equipo

Son definiciones que toma el director de proyecto o los miembros del equipo con la finalidad de optimizar su trabajo logrando paulatinamente mejorar en su desempeño. Estas definiciones se establecen durante toda la ejecución del proyecto y permiten al director de proyecto y los miembros del equipo coordinarse y establecer criterios para determinar la forma en que se deben ejecutar las tareas del proyecto. Estos acuerdos deben ser conocidos y aceptados por los miembros del equipo de proyecto.

Procesos

Los procesos establecen las reglas que se deben cumplir para lograr un entregable o resultado. Un ejemplo puede ser realizar la visualización del trabajo mediante un tablero Kanban.

Delegación de Trabajo en un Proyecto

Por otra parte, es importante distinguir cómo se delegan los trabajos y tareas que se deben ejecutar por un equipo de proyecto. Esto incluye:

  • Autoridad: Es la facultad para tomar decisiones, establecer procesos, procedimientos, asignar recursos, realizar gastos u otorgar aprobaciones. La autoridad se confiere explícita o implícitamente.
  • Rendición de cuentas: Condición de ser responsable de un resultado (entregable que tiene valor para un interesado).
  • Responsabilidad: Condición de estar obligado a realizar o cumplir con una tarea o proceso. En el caso de equipos colaborativos asumen colectivamente la responsabilidad sobre los resultados del proyecto.

Liderazgo

En este principio se entregan los lineamientos para lograr demostrar comportamientos de liderazgo. El liderazgo promueve el éxito del proyecto y sus resultados. El director de proyecto y todos los miembros del equipo de proyecto pueden ejercer liderazgo. Líder no es lo mismo que jefatura o director. Los líderes observan constantemente el grado de motivación de los miembros del equipo de proyecto. Cuidan que sus comportamientos sean honestos, íntegros y éticos.

En las operaciones normales de una organización se observan estructuras jerarquizadas de autoridad para el desempeño de sus procesos. En los proyectos es frecuente que interactúen estructuras organizacionales distintas y se requiere de capacidades de influencia desarrolladas para lograr coordinar las tareas de todos los involucrados en el proyecto.

Liderazgo versus Autoridad

La motivación, el estímulo, la creatividad, la visión, el entusiasmo son características que están asociadas a los líderes al servicio de un proyecto. Se requiere madurez, actitud, talento y carácter para lograr influir en las personas vinculadas a un proyecto. Los equipos de alto desempeño suelen contar con varias personas con condiciones de liderazgo. Estas personas adoptan el rol de líder cuando se les requiere y siempre respetando a los demás miembros del equipo de proyecto.

La autoridad es distinta al liderazgo. La autoridad da derecho a ejercer el poder. Por ejemplo, el director de proyecto es una autoridad que toma decisiones que afectan a individuos que participan en el proyecto. Es responsable de las actividades para lo cual se le nombró. La autoridad no es suficiente, se requiere además liderazgo para lograr que un equipo de proyecto se alinee en torno a los objetivos del proyecto.

Existen diferentes tipos de liderazgo: autocrático, directivo, democrático, participativo, de consenso, entre otros. Cada situación requiere distintos tipos de liderazgo:

  • Caos - Liderazgo directivo
  • Equipo altamente competente - Delegación empoderada

El carácter es importante en un líder. Debe ser un modelo ante sus pares en ámbitos como la honestidad, la integridad y la conducta ética. Son transparentes y coherentes en sus acciones. El liderazgo efectivo busca el éxito del proyecto, Los miembros del equipo se involucran fuertemente cuando son bien dirigidos. Cuando el liderazgo es compartido por más de una persona favorece la responsabilidad común.

Dominios de Desempeño del Equipo

Este dominio de desempeño entrega recomendaciones de las actividades que se deben efectuar para lograr un equipo de proyecto de alto rendimiento.

Definiciones

  • Director de proyecto: Responsable definido por la organización para alcanzar los objetivos del proyecto.
  • Equipo de dirección de proyecto: Miembros del equipo del proyecto que tienen responsabilidades en la dirección del mismo.
  • Equipo de proyecto: Personas que trabajan en el proyecto con el fin de lograr sus objetivos.

Dirección y Liderazgo del Equipo de Proyecto

Dirección de proyecto centralizada

En este caso el director de proyecto debe contar con los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas necesarias que le permitan cumplir con los objetivos del proyecto. Debe contar con procesos eficaces para planificar, coordinar, medir y supervisar el trabajo. Además debe contar con habilidades de liderazgo para trabajar con personas que le permitan influir, motivar, escuchar y resolver conflictos durante la ejecución del proyecto. El director de proyecto es el encargado de la rendición de cuentas (responsable del resultado del proyecto). Con estas atribuciones, el director de proyecto, está autorizado a conformar un equipo de proyecto. Normalmente, esto está establecido en el acta de constitución del proyecto.

Dirección y liderazgo distribuido

En ocasiones las labores de dirección de proyecto son asumidas por un equipo de dirección y el equipo de proyecto asume la responsabilidad de ejecutar las tareas del proyecto. También en otras ocasiones, el equipo se auto-organiza para completar el trabajo del proyecto. En estos casos una persona asume la tarea de facilitar la colaboración, comunicación, e involucramiento de los miembros del equipo. Algunos equipos rotan el puesto de facilitador, el que está al servicio del equipo (no da órdenes). El liderazgo al servicio del equipo pone énfasis en el crecimiento de los miembros del equipo de proyecto.

También el liderazgo al servicio del equipo incluye:

  • Eliminación de obstáculos: El líder al servicio del equipo intenta eliminar todo aquello que impide la generación de valor por parte del equipo de proyecto.
  • Protección del equipo: Los líderes al servicio del equipo protegen al mismo de desviaciones internas o externas que los alejan de los objetivos del proyecto. Esta forma mantiene al equipo enfocado y productivo.
  • Oportunidades de estímulo y desarrollo: Un líder al servicio del equipo mantiene a los miembros satisfechos y productivos. Observa lo que mantiene motivados a los miembros del equipo y busca formas de estimularlos.

Cultura del Equipo de Proyecto

Cada equipo de proyecto establece una cultura que le es propia. El director de proyecto es quién se encarga de establecer y mantener el entorno de trabajo seguro y un ambiente de respeto. Para esto promueve los siguientes comportamientos: Transparencia, integridad, respeto, lenguaje positivo, apoyo, coraje y celebración de los éxitos.

Equipo de Proyecto de Alto Rendimiento

Los líderes al servicio del equipo de proyecto intentan convertirlo en uno de alto rendimiento. Para ello, promueven principalmente los siguientes comportamientos: comunicación abierta, entendimiento compartido, propiedad compartida, confianza, colaboración, adaptabilidad, resiliencia, empoderamiento y reconocimiento.

Habilidades de Liderazgo

Estás habilidades pueden ser empleadas por cualquier miembro del equipo de proyecto ya sea que se esté trabajando en torno a una autoridad centralizada o en un entorno de de liderazgo compartido. Las principales actividades asociadas con el liderazgo comprenden:

  • Establecer y mantener la visión del proyecto
  • Cultivar el pensamiento crítico
  • Efectuar la motivación de los miembros del equipo
  • Desarrollar las habilidades interpersonales tales como: Inteligencia Emocional, Proceso de toma de decisiones, Gestión de conflictos

Adaptación de Estilos de Liderazgo

Los estilos de Liderazgo son adaptados para satisfacer las necesidades del proyecto y los interesados. Los siguientes son factores que inciden en la adaptación de los estilos de Liderazgo:

  • Experiencia con el tipo de proyecto
  • Madurez del equipo de proyecto
  • Estructuras de gobierno de la organización
  • Distribución de los equipos de proyecto

Roles en un Equipo de Proyecto

¿Cómo podrían ser los roles en un equipo de proyecto?

Comité de Dirección de Proyecto

Estructura organizacional en la que participan generalmente ejecutivos y es la encargada de la dirección del proyecto. Entre sus responsabilidades se encuentran las siguientes:

  • Fijar el marco estratégico del proyecto
  • Definir estrategia general para lograr los objetivos del proyecto
  • Efectuar un seguimiento periódico del grado de cumplimiento de los objetivos del proyecto y evaluar los resultados obtenidos
  • Proponer acciones correctivas en el caso de producirse desviaciones importantes entre los resultados y los objetivos establecidos
  • Realizar propuestas de mejora y inversiones
  • Aceptar o rechazar los resultados del proyecto

Patrocinador del Proyecto

El patrocinador de un proyecto, es una persona o grupo de personas con un nivel directivo superior. Son los responsables a nivel directivo del éxito de un proyecto y quienes ofrecen la orientación y los recursos necesarios al equipo y al director de proyecto. Entre sus responsabilidades están:

  • Comunicar la visión, las metas y las expectativas al equipo
  • Trabajar para el éxito del proyecto y el desarrollo del equipo
  • Apoyar las decisiones a nivel ejecutivo
  • Cooperar para la obtención de los recursos del proyecto
  • Resguardar el alineamiento con los objetivos del proyecto
  • Eliminar los obstáculos qué se presenten en el proyecto
  • Atender los problemas que quedan fuera del alcance de los miembros del equipo
  • Monitorear los resultados del proyecto para garantizar que se materialicen los beneficios de negocio esperados

Coach del Proyecto

El Coach del equipo es un profesional que apoya al director de proyecto y a los demás miembros con la finalidad de que estos logren sus objetivos. El Coach trabaja realizando preguntas efectivas y utilizando técnicas e instrumentos que le permiten realizar una conversación tendiente a que las personas puedan reflexionar sobre su quehacer y descubran formas más efectivas de lograr sus objetivos.

Director del Proyecto

El director del equipo es la persona nombrada por la organización ejecutante para liderar al equipo de proyecto y alcanzar los objetivos del mismo. Las siguientes son las funciones que realiza el director del proyecto:

  • Proporcionar supervisión y coordinación
  • Presentar objetivos y retroalimentación
  • Facilitar y apoyar
  • Realizar el trabajo y aportar ideas
  • Aplicar conocimientos especializados
  • Proporcionar orientación e información empresarial
  • Proporcionar recursos dirección y dirección
  • Mantener la gobernanza

Miembro del Equipo del Proyecto

Los miembros del equipo de proyecto son las personas encargadas de ejecutar las tareas necesarias para lograr los objetivos del proyecto. Son profesionales con diferentes especialidades que trabajan en forma colaborativa para conformar un equipo de alto rendimiento. Ejemplos de miembros del equipo de proyecto son los siguientes:

  • Analista de riesgo
  • Encargado de adquisiciones
  • Analista de negocios
  • Encargado de pruebas
  • Diseñadores
  • Constructores

Staff del Proyecto

Son profesionales que prestan servicios de apoyo al proyecto. Habitualmente trabajan en jornadas parciales. Ejemplos de staff del proyecto son:

  • Abogados
  • Tributaristas
  • Contadores
  • Especialistas en reclutamiento y selección de personal

Etapas de Desarrollo de un Equipo

Un equipo transita por diferentes etapas, antes de ser realmente eficaz o de alto rendimiento. Son personas organizadas, que trabajan juntas para lograr un meta en común. Existen autores que abordan las etapas de un equipo de diferentes ángulos, uno que formuló un modelo que he usado con muchos equipos y líderes de diferentes industrias es el de Bruce Tuckman. Bruce menciona que las etapas de desarrollo de un equipo son cinco: Formación, Agitación, Normalización, Realización y Terminación.

  1. Formación: Es la primera etapa de un equipo de trabajo, se inician las reuniones, se conocen los participantes, hay emoción, incertidumbre, muchas preguntas y expectativas. Aunque pueden mostrar un buen comportamiento, aún no conforman un equipo. El líder en este punto necesita conocer muy bien por lo que está pasando su equipo, la experiencia es necesaria, ya que requerirán orientación y dirección. Que cada miembro conozca el plan, sus funciones, responsabilidades y lo que se espera de él o ella. En definir las normas del equipo. Apoyar a la forma que se trabajará conjuntamente. Estructurar las reuniones. Centrar discusiones. Aclarar tareas. Estimular el aprendizaje.
  2. Agitación: En esta fase los integrantes del equipo notan que tienen por delante una mayor carga de trabajo y con un nivel de complicación superior de lo esperado. Puede haber más tensión, especialmente si antes no habían trabajado juntos. Es una etapa difícil. Existe posibilidad que se produzca el aislamientos de algunos, produciéndose silos y que se sientan negativamente hacia el líder. Aprender a escuchar y respetar las diferencias, será uno de los enfoques del líder que buscará que su equipo desarrolle. Se puede incluir capacitaciones en temas como asertividad, escucha activa, trabajo en equipo, resolución de conflictos entre otras. Incluso quizás sería el momento de incorporar un proceso de coaching para algunos integrantes del equipo o para el propio líder. Para no ser arrastrado y desgastado por los conflictos. Equilibrar las conversaciones no significa anularlas, es importa estimular la expresión de ideas y respeto por ellas. Si el avance del equipo se detiene, el líder interviene para impulsar su progreso.
  3. Normalización:
  4. Realización: En esta etapa el equipo alcanza los resultados esperados e incluso sobresalientes, pero puede haber equipos que no lleguen a este nivel. Se sienten ganadores, son eficaces y eficiente, dirigen sus procesos, se preguntan constantemente ¿Cómo alcanzar las metas? Esta es una etapa donde el líder aprecia el esfuerzo que colocó en las etapas anteriores, porque ya no necesita supervisarlos diariamente. Revisa los avances con mayor independencia, ha delegado y empoderado a los miembros del equipo. Cuando hay que escalar los resultados o impulsar las ideas del equipo, el líder lo hará frente a las otras áreas o a sus propios líderes. Es importante tener presente que este avance no es perpetuo, se puede volver a fase de agitación.
  5. Terminación: Es cuando el equipo ha logrado finalizar su proyecto, cumplió con su objetivo y se disuelve. Es el momento de celebrar, pero también de despedirse.

Preguntas Frecuentes (FAQs)

  • ¿Qué determina el éxito o fracaso de un proyecto? El trabajo del equipo de proyectos determina en gran medida el éxito o fracaso del mismo.
  • ¿Qué aspectos se deben considerar para lograr que el equipo alcance madurez adecuada para ejecutar proyectos de alta complejidad? Se deben considerar principios y dominios de desempeño para lograr que el equipo alcance madurez adecuada para ejecutar proyectos de alta complejidad.
  • ¿Cuáles son los roles en un equipo de proyecto? Los roles en un equipo de proyecto pueden variar dependiendo de la estructura organizacional, los acuerdos del equipo y los procesos establecidos. Pueden incluir al director de proyecto, líderes del equipo y miembros del equipo con diferentes habilidades, conocimiento y experiencia.
  • ¿Qué influye en el desempeño de un equipo? Los factores que influyen en el desempeño del equipo incluyen estructuras organizacionales, acuerdos del equipo y procesos establecidos.
  • ¿Qué es la delegación de trabajo en un proyecto? La delegación de trabajo en un proyecto es la asignación de tareas y responsabilidades entre los miembros del equipo. Incluye la autoridad para tomar decisiones, establecer procesos y procedimientos, asignar recursos y realizar gastos. Los miembros del equipo asumen colectivamente la responsabilidad por los resultados del proyecto.

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