Desde el 1 de octubre de 2021 entró en vigencia la ley 21.327, la cual incorpora un nuevo art. 9 bis al Código del Trabajo, dando origen a una actualización al registro de los trabajadores, teniendo como fin que los empleadores mantengan los datos y la documentación de los empleados en el sistema.
Esto quiere decir que estos datos y documentos (contratos de trabajo, los términos de contrato, entre otros) deben estar en línea desde el 28 de diciembre del 2021. Es importante destacar que este proceso es gratuito y obligatorio para todos los empleadores tengan al menos un contrato de trabajo con un trabajador chileno o extranjero.
¿En qué consiste el Registro Electrónico Laboral?
Antes de entrar en vigencia esta actualización los empleadores debían cumplir con la escrituración del contrato de trabajo en un plazo de 15 o 5 días desde la incorporación del trabajador, esto dependiendo de la duración del contrato y las labores que se cumplían.
Con la incorporación de este art. 9 bis, se obliga al empleador a registrar en el sitio web de la Dirección del Trabajo los contratos de trabajo, en un plazo de 15 días desde la celebración de este, la incorporación del contrato de trabajo a la dirección del trabajo no tiene costo asociado.
Documentación Necesaria para el Registro del Contrato de Trabajo
El documento que se debe cargar a la Dirección del Trabajo debe incluir:
- La identificación de las partes.
- Función de las prestaciones.
- Lugar en el cual se llevarán a cabo dichas labores.
- Remuneración acordada.
- Duración de la jornada y toda información que estimen conveniente escriturar.
Al realizar dicho trámite se debe llevar a cabo con minuciosidad porque si se incurre en algún error en las estipulaciones del contrato, estas no pueden ser modificadas, sino que se debe eliminar el registro que se acaba de subir a la Dirección del Trabajo e ingresarlo nuevamente.
Requisitos para el Registro Electrónico
Para poder llevar a cabo esta obligación en la página web de la Dirección del trabajo el empleador debe contar con los siguientes elementos:
- Contrato de trabajo firmado por ambas partes.
- Clave única.
- Empleadores constituidos como personas jurídicas, deben tener habilitado uno o más representantes laborales electrónicos en el portal de la mi DT.
¿Cómo hacer el registro electrónico laboral del contrato de trabajo?
Es necesario ingresar a la web de la Dirección del Trabajo y luego seguir los siguientes pasos:
- Ingresar con Clave Única, de no contar con aquella debe solicitarla.
- Al estar en su perfil debe ir a “Registro electrónico laboral”
- Ir a registro de contrato de trabajo
- Se deben completar las cuatro etapas que allí se detallan.
Una vez que se cumpla con todo estos puntos, el empleador podrá descargar de la Dirección del Trabajo el comprobante de que cumplió con dicho trámite.
Registro electrónico del término de contrato
Como bien mencionamos anteriormente, es obligatorio registrar en Dirección del trabajo todos los términos de relación laboral desde el 28 de diciembre del 2021.
El plazo que se tiene para realizar dicho trámite irá variando de acuerdo a la causal de término de contrato.
Plazos para el Registro del Término de Contrato según Causal
A continuación, se detallan los plazos según la causal de término de contrato:
- En caso que se ponga término al contrato por las causales N° 1, 2 y 3 del art. 159 del código de trabajo, se tienen 10 días hábiles siguientes a la terminación del contrato.
- En caso que se ponga término al contrato por las causales N° 4 y 5 del art. 159 o cualquiera de las causales del art. 160 del código de trabajo, se tienen 3 días hábiles siguientes a la terminación del contrato.
- En caso que se ponga término al contrato por las causales N° 6 del art. 159 del código de trabajo, se tienen 6 días hábiles siguientes a la terminación del contrato.
- En caso que se dicte resolución de liquidación en virtud del art 163 bis del código del trabajo, se debe hacer dentro de los 6 días hábiles siguientes a la resolución.
- Si el término es en virtud del art. 161, el registro se debe hacer de forma simultánea con la carta de aviso.
El plazo para registrar los datos mencionados es dentro de los 15 días hábiles posteriores a la suscripción del contrato de trabajo.
En este último caso, el plazo para registrar la documentación será de 3 días posteriores a la separación en el caso de despido (causal 4 y 5 del art. 59 o art. 160 del Cód. del Trabajo), 6 días hábiles en despido por fuerza mayor o caso fortuito, 30 días antes de término por necesidad empresaria o desahucio o 3 días después si asume indemnización sustitutiva de aviso previo, y 10 días hábiles si se trata de 1, 2 y 3 del art. 159 del Cód.
Para hacer lo antes mencionado, el empleador tiene 15 días hábiles desde la elección de los representantes.
Respecto a la protección de datos, el REL puede usar la información obtenida para conciliaciones, fiscalizaciones, ratificación de finiquitos y mediaciones, etc.
Por último, si el empleador no cumple con la obligación de registrar lo antes mencionado en el Registro Electrónico Laboral según lo establecido, puede someterse a sanciones.
