El teletrabajo se instaló inesperadamente y el coronavirus está obligando a muchos a sumergirse en el mundo del trabajo a distancia. En medio de la pandemia de Coronavirus que afecta al país, una de las recomendaciones que se ha hecho para disminuir la propagación del virus es fomentar el trabajo desde la casa, o teletrabajo, en aquellas empresas y rubros en los que sea posible.

Plataformas de Comunicación y Colaboración

Para ello, existen varias herramientas digitales que ayudan a mantener la comunicación entre los equipos y continuar avanzando en los proyectos a distancia. Una de las plataformas más utilizadas por empresas que ya han implementado el “home office” es Zoom. La aplicación permite realizar videoconferencias, entrevistar clientes y tener reuniones a distancia de hasta 100 personas.

Entre las razones de su popularidad está que ofrece opciones versátiles, como por ejemplo: programar y grabar reuniones, compartir pantalla entre las personas conectadas y utilizar una pizarra virtual que puede ser vista y editada por todos. Una aplicación similar es Meet. Esta herramienta es la versión empresarial de Hangouts de Google y es ideal para reuniones informales de hasta 30 personas.

Para mensajería instantánea, una buena opción es Slack. La aplicación permite a las empresas dividir la comunicación en “canales”, en los que los miembros pueden compartir mensajes, herramientas y archivos. Estos canales sirven para organizar los mensajes por equipo, proyecto o cualquier otra categoría que sea relevante para la compañía.

El trabajo en equipo en línea debe realizarse de forma eficiente para poder incrementar la motivación e implicación de los trabajadores, además de para aumentar la productividad. Videoconferencias y chats online son una forma rápida y eficiente de cambiar impresiones sin tener que recurrir a otros canales.

Las herramientas para trabajar online que fomentan la colaboración entre los distintos miembros de los equipos de trabajo son esenciales. Microsoft Team es un auténtico entorno de trabajo de Microsoft dirigido a potenciar el trabajo en equipo en las empresas. Se integra con Office 365, cuenta con servicio de chat online, permite intercambiar archivos y crear espacios de trabajo personalizado.

Algunas plataformas y aplicaciones tecnológicas son:

  • Webex: Solución que ofrece un conjunto de herramientas de software y video que brindan una experiencia de colaboración segura, confiable y por demanda en la web. Disponible para iOS y Android.
  • GoToMeeting: Paquete de software de reunión en línea, uso compartido de escritorio y videoconferencia que permite al usuario reunirse con otros usuarios de computadoras, clientes, clientes o colegas a través de Internet en tiempo real. Disponible para iOS y Android.
  • Skype: Llamadas online gratis, mensajes, llamadas internacionales, etc. Sin embargo, es gratuita y alberga hasta 50 usuarios de manera simultánea.
  • Zoom: Es gratuita y permite reuniones grupales de hasta 100 usuarios con una duración máxima de 40 minutos.
  • FaceTime: Una de las aplicaciones populares para realizar videollamadas. Podrás invitar hasta 32 personas a unirse a una llamada grupal. Cuando se recibe una invitación, las personas pueden optar por unirse usando audio o video desde iPhone, iPad y Mac.

Organización e Intercambio de Archivos

Algunas opciones conocidas para compartir documentos con otros usuarios son Drive de Google, Onedrive de Microsoft y Dropbox. Pero además, existen otras herramientas que facilitan el trabajo colaborativo. Mural y Whiteboard son dos aplicaciones que ofrecen al usuario una “pizarra virtual”. La primera funciona a través de murales digitales en los que se pueden compartir todo tipo de archivos multimedia, la segunda consiste en un lienzo virtual en el que las personas pueden intercambiar ideas, textos y dibujos en tiempo real.

Para la organización de tareas, una alternativa es Trello. La herramienta está basada en el método japonés Kanban que busca controlar el avance del trabajo y funciona con un tablero principal que contiene listas separadas por temática. El objetivo es que los miembros de un equipo puedan ver en un mismo espacio las tareas asociadas a un proyecto, quién se está haciendo cargo de ellas y cuál es el estado de avance.

Para ello, los usuarios pueden crear listas y tarjetas con tareas que se pueden ordenar por urgencia, editar añadiendo comentarios y clasificar por colores. Otra aplicación para organizar el trabajo basada en el sistema Kanban, es Kanbanize. La herramienta funciona de forma similar a Trello pero cuenta con opciones adicionales, como la posibilidad de que cada tarjeta puede contener a su vez una lista de tareas propia, la opción de revisar el tiempo que ha tomado completar cada tarea y la visualización de estadísticas para revisar cómo fue el avance de cada proyecto particular.

Google Docs y Sheets son dos herramientas ofimáticas de Google (procesador de texto y hoja de cálculos online) utilizan Google Drive para guardar la información y cuentan con opciones para trabajar sobre el mismo documento de forma colaborativa. Microsoft 365 ofrece todas las herramientas propias de Office de forma online, es decir, con acceso desde cualquier dispositivo a través de internet. Se podrán utilizar todas las aplicaciones de manera colaborativa, trabajando varios usuarios en el mismo documento.

Trello es una herramienta colaborativa centrada en el control de tareas que utiliza un sistema de listas y tarjetas para facilitar que cada miembro de los equipos de trabajo tenga acceso a sus tareas. Es una aplicación que agiliza el trabajo en equipo online, permitiendo fijar objetivos y hacer seguimientos precisos de cada proceso.

Contar con un espacio virtual para almacenar y compartir información facilita el intercambio de información, así como el acceso a datos importantes. Un software para trabajo en grupo ideal debe ser una herramienta que integre todas las funciones de comunicación y colaborativas en una única plataforma.

Gadgets, Equipos y Comodidad

El modelo híbrido de trabajo se ha mantenido durante la pandemia. Las casas ya se encuentran equipadas para tener un mejor y más cómodo desempeño laboral. Incluso, cumpliendo en muchas ocasiones con estándares de oficina. Según un estudio de WeWork y la empresa de educación corporativa HSM, el 88% de las personas prefiere el modelo con presencialidad parcial. En este panorama y ya en el tercer año de pandemia, elementos como las “sillas gamer”, así como cámaras y audífonos más preparados para un uso frecuente de videoconferencias comienzan a evolucionar en las tendencias de compra.

Por otro lado, según los registros de Mercado Libre, el alza importante en la venta de sillas “gamer”, demuestra que hay una necesidad de acondicionar la estación de trabajo, buscando ergonomía y comodidad. Desde PC Factory, indican que lo más vendido en este año han sido los computadores, similar tendencia en Mercado Libre, donde se destacan los notebook y dispositivos periféricos de salida (audífonos, mouse, teclados, micrófonos, cámaras).

“El computador es el núcleo o motor del trabajo remoto” Así lo señala Javier Salazar, product manager área de tecnología de PC Factory, donde los “ultralivianos” son las preferencias, ya que " nos hacen la vida más sencilla en cuanto a si transporte. Además, muchas personas están tendiendo a acercarse a procesadores con más alto rendimiento, y mejores condiciones de almacenamiento, tales como los discos SSD y equipos con baterías de larga duración”, comenta.

Aunque la gran mayoría de los dispositivos integran cámaras web, sus ópticas no brindan una imagen satisfactoria, por lo que hoy en día se han buscado complementos especialmente para las reuniones por videoconferencia, buscando una mayor resolución. “Con tecnologías para reducir la luminosidad ambiental o el ruido de la imagen”, agrega Salazar. Algunos modelos son Logitech BRIO, Microsoft LifeCam Studio y Papalook, algunas incluso, tienen anillo de luz y trípode.

En el caso de los audífonos los más buscados son aquellos que tienen cancelación de ruido. “Las personas buscan poder aislar el sonido externo y escuchar con la mejor claridad posible”, agrega el ejecutivo. Además, se pueden encontrar inalámbricos con micrófono integrado y cancelación de llamadas. Algunos ejemplos son Sony WH-100XM5, Bose 700, JBL Club One, Xiaomi Mi True Wireless Earbuds Basic 2 y Jabra Evolve.

Para Andrés Morales, gerente de productos móviles de Samsung Chile, la clave está en la integración. Por ejemplo, desde la compañía coreana, cuentan con dispositivos de larga duración como el Galaxy Book2, Galaxy Z Fold3 o Galaxy s22, que puede interconectarse con otros productos de la marca sin problemas. Morales agrega que, “lo que más se está usando son smartphones con capacidad multitarea. Es decir, que permitan acceder y trabajar documentos en aplicaciones como Excel o bien, en alguna nube, mientras puedes seguir en una pantalla secundaria en el mismo dispositivo, contestando correos o coordinando con tu equipo de trabajo en un chat”.

Salazar indica también la necesidad de mejorar la calidad de la señal de internet en los hogares. “Los routers también han evolucionado bastante, y nos están ofreciendo cada vez mejores condiciones de conexión. Una de las tendencias más claras hoy es la tecnología Mesh, que permite abarcar más superficie de cobertura y mejorar los lugares de baja conexión a internet inalámbrica que existan en nuestros hogares”.

Software y Aplicaciones para el Teletrabajo

Las herramientas clave que tuvieron un auge durante la pandemia son aquellas que permiten el trabajo colaborativo y la comunicación entre equipos, que hoy, con el modelo híbrido permanecen. Teams (de Microsoft), Meet ( Google), Zoom o Webex son algunas de las más utilizadas. Algunos programas que se usan para organizar tareas de los equipos y de manera colaborativa son Trello, SharePoint y Evernote.

El almacenamiento virtual ha sido fundamental en el modelo híbrido. El trabajo en la nube ha facilitado el desempeño de los trabajadores, la implementación de los escritorios virtuales, un sistema informático que se puede acceder desde cualquier dispositivo a través de un software, cuyo procesamiento no se encuentra en la “maquina” que se accede, sino que “vive” en un servidor. Ejemplos de ello son Amazon Web Services (AWS), Google Cloud y Microsoft Azure.

Ciberseguridad en el Teletrabajo

Los escritorios virtuales con la debida ciberseguridad son una tendencia que también permite un ahorro en hardware. Para Claudio Ordóñez, director de ciberseguridad de Accenture, Chile, las empresas tienen que tener incorporado el concepto de Zero Trust (confianza cero) y adicionalmente, “aumentar el nivel de seguridad por medio de herramientas como antivirus de forma básica o EDR (Endpoint Detection and Response o monitorización y análisis continuo) que permite un nivel mayor de protección. Adicionalmente, las aplicaciones de negocio que la compañía entrega a sus trabajadores deben ser por medio de sistemas seguros (VPN, SSL) y autentificados, idealmente con MFA (Multifactor Authentication o capa de protección de accesos).”

Coincide Marcelo Díaz, CEO de la empresa de cibersegurdad Makros, agregando que “desde la perspectiva del usuario existen varias consideraciones para realizar un teletrabajo más seguro. Contar con un software antivirus, EDR o XDR (tecnologías de ciberseguridad más avanzada que los antivirus), que tenga la capacidad de identificar malware en todos los medios posibles, así como también generar un entorno seguro de navegación, tener VPN para acceder a las aplicaciones corporativas y por último tener software para la gestión de contraseñas y usar algún complemento de autenticación adicional.”

El Metaverso y los Gemelos Digitales

En cuanto a las tendencias, el metaverso se está acercando cada vez más, a medida que los espacios de internet evolucionan e interconectan entre sí. No se ve tan lejano experimentar de manera virtual con avatares en tiempo real. Es el caso de la consultora Accenture que creó un mundo metaverso para sus colaboradores. Se trata de un campus virtual donde se podrá conectar con otros profesionales de la organización. Para que puedan participar se invirtió en Oculus, unos lentes de realidad virtual que antes eran considerados con fines recreativos. Hoy pueden ser parte de una herramienta de interacción y aprendizajes. Una experiencia 360º, pero virtual.

Otra herramienta a nivel de software que se está utilizando son los “gemelos digitales” (digital twins), programas que ofrecen la posibilidad de hacer un modelo virtual idéntico al real. Esto se utiliza bastante en los rubros de la construcción, grandes obras de ingeniería y minería, donde se puede trabajar de manera colaborativa en la réplica digital, de manera de tomar mejores decisiones y comprender los impactos ante cualquier escenario.

Según estudio de Accenture, Technology Vision 2022, 55% de las empresas chilenas ya está en la etapa de pilotaje de esta tecnología, la cifra más alta de la región (Argentina, 31%; Colombia, 34%; México, 29%; y Brasil, 36%).

Plataformas para encontrar Trabajo Remoto

La pandemia no solo trajo consigo la aceleración y transformación digital de las marcas, sino que también extendió una modalidad de trabajo que no era tan popular ni tenía tantos adeptos: el trabajo remoto. Hoy en día muchas personas, especialmente las más jóvenes, prefieren la libertad a la estabilidad y no les interesa pasar de 8 a 10 horas en una oficina.

Existen varias maneras de trabajar en remoto: puedes estar contratado directamente por una empresa, anotarte en una agencia que haga de intermediaria entre el trabajador y las empresas, o ir buscando trabajos específicos a través de distintas plataformas de oferta y demanda.

Algunas plataformas para encontrar trabajo remoto son:

  • Fiverr.com: Esta plataforma se especializa en trabajo remoto para personas con o sin experiencia y con o sin estudios superiores.
  • Flexjobs: Fundada en 2007, FlexJobs es la plataforma más grande y popular de los Estados Unidos.
  • Infojobs: Esta es una bolsa de empleo privada que actúa como intermediario para que profesionales y empresas se encuentren y acuerden una entrevista laboral.
  • Remote.co: Esta página ofrece muchas opciones de trabajo remoto para profesionales.
  • RemoteOk: Gracias a su gran variedad de ofertas y los buenos planes de compensación, esta resulta una de las plataformas más recomendadas por los nómadas digitales.
  • Remoters: A diferencia de las dos páginas anteriores, Remoters es una empresa outsourcing, es decir, una intermediaria entre los empleados y los empleadores.
  • Skip the drive: Es una plataforma muy sencilla de usar. No necesitas registrarte y permite configurar alertas para recibir notificaciones cada vez que aparezcan nuevos trabajos coincidan con tu interés.
  • Trabajar por el mundo: En esta plataforma vas a encontrar oportunidades laborales de todo tipo, tanto nacionales como en el extranjero.
  • Working Nomads: Es una de las plataformas favoritas de los nómadas digitales, donde se encuentran una infinidad de oportunidades de empleo de diversas áreas como Desarrollo, Marketing, administración, diseño, ventas, escritura, entre otros.

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