El expediente laboral de un empleado o trabajador es un archivo que contiene datos y documentos relevantes. Esto sirve para facilitar su relaci贸n con la empresa. Por otro lado, tiene un aspecto que se refiere a las obligaciones y responsabilidades que establecen las leyes para con las instituciones del Estado.
Un expediente laboral sirve como soporte y agrupaci贸n de informaci贸n y documentos en copia u original, seg煤n se requiera de cada empleado. Cada empresa puede incluir o excluir el contenido que considere relevante.
El Expediente Laboral Digital
Actualmente, y con el desarrollo de softwares con esta funcionalidad, ha aparecido el gestor documental digital. Debido a la aparici贸n de softwares de recursos humanos, que ofrecen esta funcionalidad, las empresas ya optan por este sistema con m谩s frecuencia. El expediente digital est谩 sustituyendo cada vez m谩s el expediente f铆sico.
Beneficios del Expediente Laboral Digital
Y, es que, un expediente laboral digital ofrece numerosos beneficios. Al mantener organizado y actualizado el expediente laboral de los trabajadores, la empresa cuenta con un recurso inmediato de evaluaci贸n de desempe帽o. Adicionalmente, el expediente le permite responder correctamente ante cualquier inspecci贸n laboral.
Importancia del Cumplimiento de Obligaciones Laborales
Por otra parte, en algunos casos la ley exige que el empleador conserve informaci贸n que servir谩 para comprobar el cumplimiento de sus obligaciones laborales. Tal es el caso del Certificado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales o F30. Esto da fe del debido cumplimiento de sus obligaciones y le permite competir en mejores condiciones.
Documentaci贸n Requerida para el Cumplimiento Laboral
En materia laboral, los documentos requeridos son los siguientes:
- Los respectivos comprobantes de pago de remuneraciones que se encuentra obligado a confeccionar el empleador, debidamente firmados por los trabajadores.
- Cualquier otro sistema en uso que tenga el empleador, con la condici贸n que se pueda comprobar que se ha efectuado el pago de remuneraciones, y que contenga a lo menos, el nombre del trabajador, el monto de la remuneraci贸n imponible del respectivo mes y la firma del trabajador.
- Libro auxiliar de remuneraciones (este requisito es s贸lo para aquellas empresas que posean 5 o m谩s trabajadores)
En materia de indemnizaciones, los documentos requeridos son:
- N贸mina de todos los trabajadores despedidos en el per铆odo a certificar, con indicaci贸n de la causal invocada y duraci贸n de la relaci贸n laboral.
- Todas las notificaciones de t茅rmino de contrato de los trabajadores despedidos en el per铆odo que se solicita certificar.
- Todos los finiquitos de trabajo de los trabajadores despedidos, ratificados ante un Ministro de Fe y que se hubieren originado en el mismo per铆odo.
- Los comprobantes de pago de remuneraciones de los 煤ltimos 3 meses de los trabajadores despedidos por el art. 161 del C贸digo del Trabajo, por los que no se presenta finiquito y que hubieren tenido remuneraci贸n variable.
En materia previsional, los documentos que el solicitante deber谩 acompa帽ar al Formulario 30-1, son todas las planillas de cotizaciones previsionales de todos los organismos de previsi贸n a que se encuentre obligado a pagar el empleador y esto es:
- Planillas de cotizaci贸n de las distintas AFPs
- Planillas de cotizaci贸n del Seguro de Cesant铆a AFC
- Planillas de cotizaci贸n del INP
- Planillas de cotizaci贸n de las distintas ISAPRES
- Planillas de cotizaci贸n de la respectiva C.C.A.F, si procede
- Planillas de cotizaci贸n de la respectiva Mutualidad del empleador, si procede
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