En el entorno de las pequeñas y medianas empresas, el tiempo es uno de los recursos más valiosos. Sin embargo, muchas organizaciones pierden horas valiosas en encuentros poco estructurados y con resultados limitados. Transformar estos espacios en instancias de valor implica un cambio en la forma de planificarlas y ejecutarlas.

Las reuniones bien gestionadas permiten tomar decisiones oportunas, alinear al equipo y establecer prioridades claras.

La Importancia de la Efectividad en las Reuniones

La palabra efectividad se refiere a la capacidad de lograr el efecto o resultado que tú buscas o esperas sobre algo. ¿Te has preguntado qué es lo que marca la diferencia entre estos grupos de trabajo? Esto se relaciona netamente con la cultura organizacional que tenga una empresa, sus metodologías y hábitos, los cuales son adoptados por sus trabajadores de manera natural a lo largo de su paso por la organización.

Asimismo, en otro estudio de la reconocida revista Harvard Business Review en el que se encuestaron a más de 182 gerentes senior de una variedad de industrias, se reveló que un 71% piensa que las reuniones son improductivas e ineficientes, mientras un 62% indicó que en las reuniones se pierden oportunidades para acercarse al equipo. Para tu tranquilidad, hacer que tus reuniones sean más eficaces y efectivas tiene una solución.

Como dijo Peter Drucker, uno de los mayores referentes en gestión empresarial: “La productividad no es una casualidad.

Pasos para una Reunión Efectiva

  1. Establecer un Objetivo Claro: Toda reunión debe tener una razón específica. Establecer un objetivo claro ayuda a enfocar la conversación y evita desvíos innecesarios.
  2. Diseñar una Agenda Concreta: Una de las claves para tener reuniones efectivas es diseñar una agenda concreta con los puntos a tratar. Además, asignar tiempos específicos a cada tema ayuda a evitar que las discusiones se extiendan indefinidamente.
  3. Invitar a las Personas Necesarias: Invitar a las personas necesarias -y solamente a las necesarias- es otra práctica esencial. Cada integrante debe tener un rol claro: aportar información, tomar decisiones o ejecutar acciones derivadas.
  4. Fomentar la Participación: Un entorno donde todos se sienten escuchados genera mejores ideas y decisiones más consensuadas. Compartir distintas perspectivas es fundamental en una reunión. Como se habló anteriormente, es bueno que con anticipación se le diga a cada área que es lo que se espera de ellas, en particular, para que estas puedan llegar con ideas claras, material e incluso aportes nuevos.
  5. Registrar Acuerdos y Acciones: Una reunión solo es verdaderamente productiva si genera acciones concretas. Al finalizar, es clave registrar los acuerdos tomados, responsables asignados y fechas de cumplimiento.
  6. Realizar Seguimiento: La falta de seguimiento es una de las principales razones por las que muchas reuniones productivas pierden su impacto con el tiempo.

Otros Puntos Importantes

  • Conocimiento Previo: Por lo anterior, es fundamental que todos los participantes previamente tengan conocimiento sobre lo que se va a abordar en la reunión, o que sepan por lo menos el contexto de esta.
  • Orden y Liderazgo: Si se indicó que la contribución de visiones es vital, más aún, lo son el orden y el liderazgo en una reunión. Aunque tengamos una estructura, esto no significa que debas ser rígido. Si la reunión llegara a tomar cierto camino que resulta productivo y con conclusiones claras, la pauta predispuesta se puede modificar.
  • Recuento Final y Plan de Acción: Finalmente, lo que se debe hacer antes del término de la reunión, es realizar un recuento de los puntos más determinantes a los que se llegaron y por supuesto la resolución final. Además, se debe generar un plan de acción para definir quién será el responsable de cada tarea, así como los plazos para llegar hacia ese objetivo.

Tipos de Reuniones

No todas las reuniones deben seguir el mismo formato. Existen encuentros informativos, de coordinación, estratégicos o de revisión de resultados.

Marcelino Gilabert propone 6 tipos de reuniones habituales en los equipos, donde se generan espacios de comunicación y conversación. Para él esto es central para que un equipo pueda alcanzar buenos resultados:
  1. Reunión 1: “El café de la mañana”. De pie y en círculo y durante un tiempo que dura un café, 10 minutos, no más. Cada miembro del equipo, informa al resto de las actividades previstas y que va a realizar ese día. Es una información rápida, flash, de la que no surge debate alguno. Es una reunión informativa.
  2. Reunión 2: “La semanal de programación y resultados”: Se trata de una reunión recurrente y estandarizada, que cuenta con una estructura repetitiva. En esta reunión cada integrante del equipo cuenta al resto la evolución de sus actividades en la semana vencida, se expresa el grado de cumplimiento en función de indicadores de resultados establecidos y se hace partícipes a todos de la agenda de la semana. Es una reunión rutinaria, que no debiera durar mucho tiempo y donde todos saben que el viernes a primera hora o el miércoles en la tarde es el espacio para encontrarse.
  3. Reunión 3: “La urgente”: Debiera dejarse para lo urgente de verdad, que no puede esperar a otra reunión. Su tiempo debe ser coherente y respetuoso con la planificación y programación diaria establecida. Debe justificarse por la necesidad de tomar alguna decisión “urgente” que no puede esperar.
  4. Reunión 4: “La de seguimiento mensual” Esta es una de las reuniones más importantes para un equipo. Debe planificarse con anticipación y comunicarse a todos los miembros del equipo la tabla de la misma. Debe tener hora de comienzo y de finalización. Se enfoca en revisar el avance del cumplimiento de metas y compromisos.
  5. Reunión 5: “reunión estratégica trimestral” Esta reunión puede ser de un día de trabajo y puede ser conveniente realizarla fuera del lugar habitual de trabajo del equipo, para estar en un lugar cómodo, tranquilo y ajeno al escenario de trabajo diario. Es una reunión enfocada en “subirse al balcón”, lo que implica “tomar perspectiva de nuestro quehacer diario desde una cierta distancia tanto de carácter cuantitativo como cualitativo”. Lo anterior puede implicar revisión del plan estratégico o a asuntos de temporalidad medio - larga.
  6. Reunión 6: “Evento o convención anual” Es una reunión importante, concurre toda la organización, según como se puedan organizar las operaciones regulares de la empresa. Se enfoca en recordar lo que se propuso la empresa para el año, dónde está ahora, qué ha conseguido. También es una reunión para proyectarse hacia el futuro y presentar los objetivos para el próximo ejercicio y “dibujar” las grandes líneas estratégicas al conjunto de la organización.

Las Actas de Reuniones

En el día a día de muchas empresas, la mejor forma de evitar que las ideas, decisiones o acuerdos a las que se llegan en ellas se olviden o pierdan es redactar un acta de la reunión.

¿Qué es un Acta de Reunión?

Un acta de reunión es un documento que se redacta para dejar constancia de lo tratado, acordados o decidido en una reunión, sea de trabajo, de socios, accionistas, etc. Es realmente útil para poder recordar los puntos clave que se trataron durante el encuentro y puede y es recomendable usarla tanto para reuniones de trabajo formales como informales en las que se vayan a tratar asuntos concernientes a la empresa, la distribución de trabajo, el reparto de tareas, la discusión de proyectos, etc.

Además, sirve para recordar lo visto en reuniones anteriores, evitar malentendidos y aclarar los puntos tratados en la reunión. El modelo de acta de reunión sirve para certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado por ambas partes, de forma que evita malentendidos y aclara los puntos tratados en la reunión. A su vez, a modo interno sirve para saber las tareas asignadas a cada miembro del equipo, así como la fecha de realización de estas.

Tipos de Actas de Reunión

  • Actas textuales: En estas actas se registra cada palabra dicha durante la reunión, de modo que proporcionan una transcripción literal de todo lo que se habló.
  • Actas de resumen: Este tipo de documento refleja los puntos clave discutidos durante una reunión.
  • Actas de resoluciones: Son aquellas que se enfocan en documentar las decisiones tomadas durante la reunión.
  • Actas informativas: Estas actas se utilizan para proporcionar información detallada sobre un tema específico que haya sido discutido durante la reunión.
  • Actas de acciones: Este tipo de actas están enfocadas a recapitular las acciones acordadas durante la reunión.

Estructura Básica de un Acta de Reunión

La estructura de un acta de reunión puede variar según las necesidades de registro de información que tenga cada equipo:

  • Cabecera: Un apartado inicial donde se incluyan los datos necesarios para identificar esta reunión. Debe incluir el lugar, la fecha y los nombres de los participantes.
  • Cuerpo principal: Será la parte principal del acta, donde se deje constancia de los temas tratados.
  • Conclusión: Se resumen los resultados y las decisiones tomadas durante la reunión, así como la distribución de tareas (si se da el caso) y el nombre de la persona responsable de ella.
  • Anexos: Aquí puede incluirse cualquier información adicional, ya sea de temas que no estuvieran programados en la agenda, o bien, que no requerirán seguimiento posterior a la reunión.

Transformar tus reuniones comienza con una decisión consciente de liderar con claridad y propósito. Evalúa cómo se están llevando a cabo tus reuniones hoy. ¿Están alineadas con tus objetivos? ¿Generan resultados? Es momento de dar el paso hacia una cultura de trabajo más efectiva. Ajusta, mejora y lidera con intención.

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