En el dinámico entorno laboral actual, el rol del Secretario Técnico se ha vuelto crucial para garantizar la eficiencia y el cumplimiento normativo en diversas industrias. Este artículo detalla los requisitos y funciones esenciales que definen este cargo, proporcionando una visión clara de las responsabilidades y habilidades necesarias.
Objetivo del Cargo
El objetivo principal del cargo de Secretario Técnico es realizar y ejecutar las labores administrativas de los procesos del área de prevención de riesgo del contrato, de acuerdo con los procedimientos establecidos por la organización y las normativas del código del trabajo. Esto contribuye a la gestión del área y asegura el cumplimiento de la legislación vigente.
Funciones Principales
Las funciones de un Secretario Técnico son variadas y abarcan desde la gestión documental hasta la coordinación de actividades de prevención. A continuación, se detallan las principales responsabilidades:
- Recepción y Ordenamiento de Información: Recepcionar y ordenar la información del departamento para facilitar su acceso y gestión.
- Gestión Documental: Mantener y controlar la documentación del departamento, asegurando su integridad y disponibilidad.
- Coordinación de Charlas: Coordinar las charlas de calidad y prevención, y recepcionar el documento correspondiente de validación de aprobación de dicha charla.
- Solicitud de Anexos: Solicitar anexos para el ingreso y acreditación al contrato.
- Trámite de Acreditación: Realizar el trámite de acreditación al interior del contrato (credencial interna).
- Entrega de Resultados: Entregar los resultados solicitados mensualmente por la gerencia HSEQ en el cumplimiento de la gestión HSE del contrato.
- Gestión de EPP: Entregar, devolver y realizar inventarios de equipos de Protección personal.
- Reportes e Informes: Entregar los reportes e informes encomendados por el Jefe de Prevención de Riesgo / Jefe HSE Control Documental HSE por su jefatura o cliente en los plazos establecidos.
- Canal de Información: Actuar como canal de información entre los trabajadores correspondientes al contrato y el prevencionista de riesgos.
- Identificación de Peligros: Indicar a los trabajadores del contrato acerca de las posibles situaciones de peligro en función de su propia seguridad.
- Comunicación de Problemas: Informar a su jefatura cualquier inconveniente o problemática que surja antes, durante y después de las actividades propias de su función.
- Tareas Adicionales: Realizar cualquier actividad asociada que sea solicitada por su jefatura.
Requisitos Esenciales
Para desempeñar eficazmente el rol de Secretario Técnico, se requiere una combinación de formación académica, experiencia laboral y habilidades específicas. A continuación, se detallan los requisitos más comunes:
- Formación Académica: Técnico en Prevención de Riesgos o Técnico profesional en Administración.
- Experiencia Laboral: 2 años en cargos similares.
- Conocimientos Técnicos: Conocimientos de Administración, conocimientos en Prevención de Riesgo, legislación vigente y Office Intermedio.
- Disponibilidad: Disponibilidad para trabajar en sistema de turnos.
Habilidades Adicionales
Además de los requisitos mencionados, ciertas habilidades pueden marcar la diferencia en el desempeño del Secretario Técnico:
- Habilidades de Comunicación: Capacidad para comunicarse eficazmente con trabajadores y superiores.
- Organización: Excelentes habilidades de organización para gestionar documentos y tareas de manera eficiente.
- Atención al Detalle: Precisión y atención al detalle para asegurar la exactitud de la información y el cumplimiento de los procedimientos.
- Proactividad: Iniciativa para identificar y resolver problemas antes de que escalen.
Ejemplo de Tabla de Requisitos y Funciones
La siguiente tabla resume los requisitos y funciones clave del Secretario Técnico:
| Requisito/Función | Descripción |
|---|---|
| Formación Académica | Técnico en Prevención de Riesgos o Técnico profesional en Administración |
| Experiencia Laboral | 2 años en cargos similares |
| Conocimientos Técnicos | Administración, Prevención de Riesgos, Legislación vigente, Office Intermedio |
| Gestión Documental | Mantener y controlar la documentación del departamento |
| Coordinación de Charlas | Coordinar charlas de calidad y prevención |
| Reportes e Informes | Entregar reportes e informes a la jefatura |
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