La ficha del trabajador es una de las herramientas más importantes para la gestión del personal en una empresa, ya que contiene información relevante en aspectos personales, académicos y profesionales de un empleado o trabajador. Para que sea correcta, esta debe contener la mayor cantidad de datos que puedan influenciar la toma de decisiones en una empresa, además de toda la información que sea necesaria para cumplir las exigencias legales.

Evolución de las Fichas de Trabajadores

Las empresas siempre han tenido fichas para los trabajadores. A medida que han avanzado los negocios y la tecnología, las fichas también han evolucionado:

  • Básica: Hecha con trozos de cartón con la información básica personal y la que tiene que ver con su puesto de trabajo. A medida que crece la información, también se agregan nuevos trozos de cartón.
  • Fichas en carpetas: Pueden contener también documentos anexos.
  • Fichas digitales: Permiten agregar y gestionar tanto información como documentos. Es, justamente así, que funciona el sistema de Sesame HR.

Preparación y Gestión de la Ficha del Trabajador

La preparación de la ficha del trabajador debe comenzar desde el mismo momento que ingresa a la empresa y ser parte del proceso de onboarding. La buena gestión de una ficha de trabajador comienza por añadir todos los datos personales, académicos y profesionales. En este sentido, el sistema de Sesame HR permite, además, agregar campos adicionales para cubrir cualquier información adicional. Todo esto facilita la gestión para actualizarla y agregar nueva información cuando sea necesario.

Adicionalmente, la ficha es accesible a través de cuadros de mando que permiten visualizar varias fichas para detectar tendencias y tomar decisiones.

Elementos Esenciales de un Contrato Laboral

Si ya comenzaste a prestar tus servicios a una empresa o empleador, de seguro estás pendiente de firmar el contrato laboral. Este documento es la constancia de la relación de trabajo que comenzaste, y establece por escrito las condiciones del trabajo y los acuerdos a los que llegaste con tu empleador. Es importante que conozcas los elementos básicos que debe tener tu contrato de trabajo y así puedas firmar con total confianza, sin que se perjudiquen tus derechos como trabajador.

¿Por qué es importante firmar un contrato laboral?

Es importante que si vas a prestar tus servicios, firmes un contrato de trabajo para que sirva como prueba de la relación laboral existente y de las condiciones que se establecieron en el acuerdo de trabajo.

Pero la ley establece la validez del contrato verbal, es decir, que si no firmaste ningún contrato laboral, pero si prestaste servicios durante un tiempo, la ley establece que hay un contrato laboral implícito y tu empleador no puede desconocerlo. Sólo que, como no hay contrato escrito, debes argumentar con testigos o mediante pruebas, que sí existía la relación laboral. En cuanto a los términos y condiciones del trabajo, la ley tomará como cierto lo que digas como trabajador, porque tu palabra es la que cuenta en estos casos.

Cabe señalar que al comenzar a trabajar, tu empleador tiene 15 días para presentarte el contrato laboral por escrito para que lo firmen, si no ocurre de esta manera, el empleador podrá enfrentarse a multas y sanciones por parte de la Dirección del Trabajo. En el caso de un trabajo por faena u obra que se llevará a cabo en un plazo menor a 30 días, el empleador deberá presentar el contrato de trabajo por escrito al quinto día de haber comenzado a trabajar. Antes de firmar el contrato debes revisar que el mismo contemple los elementos que vamos a explicar a continuación.

Elementos esenciales que debe contener un contrato laboral

  1. El Lugar y la fecha del contrato.
    Iniciando el documento aparecerá el lugar y la fecha en que se firmó el contrato. Este fecha es para verificar que se cumplió con los plazos establecidos por la ley para la firma del contrato por escrito. Esto hace referencia a lo explicado en cuanto a los plazos de 15 días o 5 días dependiendo del tipo de contrato que ya te señalamos, en los cuales el empleador está obligado a presentar el documento por escrito para la firma.
  2. Datos del empleado y del contratante y fecha de inicio de trabajo.
    Aquí debe aparecer el nombre o la razón social del contratante. La nacionalidad del trabajador, su fecha de nacimiento, número de RUT y la fecha en la que comenzó a trabajar. Estos datos son importantes para verificar, que el trabajador no sea menor de edad y la antigüedad que tiene, para gozar de los beneficios que establece la ley al respecto. Además la nacionalidad es importante porque según la ley, el 85% de los trabajadores de una empresa deben ser chilenos y el 15% podrán ser extranjeros.
  3. Funciones y responsabilidades que tendrá el trabajador.
    Como su nombre lo indica en este apartado se enuncian las funciones y los servicios que prestará el trabajador para el contratante. No se requiere la descripción al detalle, pero si un enunciado claro acerca de las tareas y funciones que llevará a cabo, pues el empleado puede rehusarse a realizar funciones diferentes a las estipuladas en el contrato.
  4. Remuneración por los servicios prestados.
    El contrato debe establecer el monto a cobrar o salario, la forma en que será pagado el servicio y los periodos de pago de la remuneración. Este monto no puede ser menor al salario mínimo establecido por la ley y no puede pasar más de un mes en los periodos de pago, es decir, pueden pagarte semanal, quincenal o máximo mensual.

Información Adicional Relevante

  • Certificado de Indisponibilidad Técnica: Si por problemas técnicos no se puede acceder a la página, se podrá descargar un certificado que así lo acredita, esto es sumamente importante para evitar multas en caso de no poder cumplir con los plazos para carga de documentos.
  • Cómputo de Plazos: Los plazos de días establecidos en el Reglamento (decreto n°14) corresponden a días hábiles administrativos, entendiéndose que son inhábiles los días sábado, los domingos y los festivos.
  • Protección de Datos: La información recopilada en el Registro Electrónico Laboral será utilizada para fiscalizaciones, conciliaciones, mediaciones y ratificación de finiquitos, entre otros.

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