El certificado laboral es un trámite que toda empresa debe tener a disposición de sus empleados. Si estás leyendo este artículo, no es extraño que te hayas topado con la necesidad de obtener uno. Un certificado laboral es una carta o documento que contiene información relativa a la situación laboral de un trabajador. Dentro de la empresa, es el departamento de Recursos Humanos quien lo emite.
Cuando las empresas cuentan además con un software de Recursos Humanos, su emisión es muy ágil. Este tipo de herramienta es capaz de recopilar y almacenar toda la información. De ese modo es posible obtener este documento en solo minutos.
¿Qué información debe contener un certificado laboral?
Estos datos que te hemos señalado pueden ser los datos básicos que cualquier certificado laboral debe tener. Debido a esto, cuando solicites un certificado laboral, debes asegurarte que el empleador incluya los datos que necesitas. De ese modo puedes incluir la información que el empleado necesita.
Como observamos, la información que contiene un certificado laboral está incluída en la base de datos del software de Sesame HR. Además, puedes enviar el certificado laboral de forma electrónica al empleado para que él lo imprima. Para empezar, el certificado laboral de cualquier empresa debe ser elaborado en papel con membrete de la empresa. Finalmente, es común que sea el departamento de RRHH el que emita el este documento.
Ejemplos de Certificados Laborales
Ejemplo 1:
Chile, 30 de agosto de 2023
A quien pueda interesar
Yo, Edgardo Jiménez, de nacionalidad chilena y carnet de identidad N° XXXX, actuando como Director General de Recursos Humanos de la empresa XXXXX, por la presente certifico que el ciudadano Jorge Romero, de nacionalidad Chilena, carnet de identidad N° XXXXX, RUT N° XXXX, trabaja en esta empresa desde el día 20 de mayo de 2018 en el cargo de maquinista.
Ejemplo 2:
Chile, 10 de julio de 2022
Señores
Banco de Chile
Presente.-
Yo, Juan Belloso, de nacionalidad chilena y carnet de identidad N° XXXX, actuando como Director General de Recursos Humanos de la empresa XXXXX, por la presente certifico que el ciudadano Pablo Pérez, de nacionalidad Chilena, carnet de identidad N° XXXXX, RUT N° XXXX, trabajó en esta empresa desde el día 07 de mayo de 2015 hasta el día 5 de agosto de 2020 en el cargo de Supervisor de Atención al Cliente.
Usos Comunes del Certificado Laboral
Pueden ser para tramitar créditos bancarios, asuntos judiciales, arriendo de viviendas, búsqueda de un nuevo empleo, etc. Así vemos por ejemplo cuando se usa para calificar a un crédito hipotecario. La inmobiliaria Activo Más Inversiones reveló que en febrero de 2023 los contactaron 2.709 interesados en obtener una propiedad. Por otro lado, según el Instituto Nacional de Estadística (INE), la tasa de rotación laboral diciembre 2022 fue 35,3%.
Software de Recursos Humanos (RR.HH.)
Un software de RR.HH es una herramienta tecnológica diseñada para gestionar, administrar, y monitorear procesos relacionados con los trabajadores. Por ejemplo, el software de Sesame HR tiene una funcionalidad para usarse específicamente de apoyo para emitir este certificado. Esta funcionalidad permite organizar e identificar en archivos separados, diferentes tipos de documentos del trabajador.
Así vemos que desde que el empleado ingresa, el software almacena su contrato de trabajo, sus referencias personales y profesionales. A medida que la relación avanza, el sistema también almacena la información de gastos, remuneraciones, justificantes de trabajo o solicitudes de vacaciones.
¿Cómo facilita el software la emisión del certificado?
Pues al momento de preparar el certificado laboral, el personal de RR.HH ingresa en la carpeta de documentos personales. También, copia de su contrato de trabajo con todas las condiciones de contratación. Esto incluye su fecha de ingreso y fecha de salida si ya no trabaja en la empresa. Por otro lado, Sesame HR incluye la funcionalidad de Base de Datos de Empleados. Con esta función es aún más fácil y conveniente obtener la información. Esta puede contener los datos de salario, tiempo en la empresa, y datos completos de identificación.
Certificado de Antecedentes Laborales y Previsionales (Mi DT)
Se trata de un documento que acredita el cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales del empleador o empleadora, y puede presentarse ante organismos públicos y privados. En el Portal Mi DT se puede solicitar y descargar el Certificado de Antecedentes Laborales y Previsionales, trámite que desde agosto de este año sólo puede realizarse vía web. El certificado contiene información de multas aplicadas por la Dirección del Trabajo (DT), deudas previsionales e indemnizaciones legales por término de una relación laboral. El documento está disponible para personas naturales y jurídicas contratistas o subcontratistas, y da certificación por periodos de entre 1 y 3 meses consecutivos.
Certificados del Instituto de Seguridad Laboral (ISL)
Realiza el trámite durante todo el año en el sitio web y oficinas del ISL.
- De afiliación: certifica que una entidad empleadora está cotizando en el Instituto de Seguridad Laboral (ISL) para efectos del seguro social contra accidentes del trabajo y enfermedades profesionales. En el caso de las entidades empleadoras nuevas, que no hayan pagado aún la primera cotización, no podrán obtener al certificado de afiliación. Importante: para que se pueda emitir tu certificado, es necesario que en la base de datos figure registrado al menos un pago de cotización. Debes considerar que existe un desfase temporal. Por ejemplo: una cotización realizada en un mes determinado se reflejará en el sistema dos meses después. Por lo tanto, un pago efectuado en marzo aparecerá en mayo.
- De accidentabilidad: informa si la entidad empleadora registra o no accidentes calificados como accidente del trabajo dentro de un período definido, además de la tasa de accidentabilidad. En el caso de las entidades empleadoras que no hayan sido evaluadas en el proceso del Decreto Supremo (DS) Nº 67, no podrán obtener el certificado de siniestralidad.
Para realizar el trámite se requiere:
- Estatuto de la empresa o escritura de la empresa, institución o sociedad, en donde te autorice a realizar trámites a nombre de la institución.
Certificación "Sello 40 Horas"
Las empresas certificadas con el “Sello 40 horas” contarán con el patrocinio del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, en los términos previstos en la Resolución Exenta N°286, de 2003, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social. La certificación “Sello 40 horas” será entregada por el periodo de 1 año, pudiendo prorrogarse, previa acreditación de seguir cumpliendo con los requisitos exigidos. Resolución Exenta N° 893, de 2023.
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